如何正确撰写和送达劳动合同终止通知书：法律实务与风险防范

在现代职场中，劳动合同的终止是企业用工管理中的一个重要环节。用人单位在解除或终止劳动合必须依法履行相关程序，尤其是《中华人民共和国劳动合同法》（以下简称“《劳动合同法》”）第50条明确规定了劳动合同终止的程序性要求。“劳动合同终止通知书”的撰写与送达是实践中极易引发争议的关键环节。从法律实务的角度，结合司法实践中的案例，详细探讨如何正确撰写和送达劳动合同终止通知书。

劳动合同终止通知书的概念与重要性

劳动合同终止通知书是指用人单位在解除或终止劳动合向劳动者发出的正式文件，用以明确通知劳动者劳动合同的结束时间及相关事宜。根据《劳动合同法》第50条的规定，用人单位应当在十五日内为劳动者办理档案转移手续和社会保险关系转移手续，并且在终止劳动合同后，及时向劳动者送达相关证明。

该通知书不仅是企业合法解除或终止劳动关系的书面凭证，也是预防和化解劳动争议的重要证据。司法实践中，法院往往会将是否送达终止通知书作为判断用人单位是否存在过错的关键依据之一。正确撰写和送达该通知，对于维护企业的合法权益具有重要意义。

如何正确撰写和送达劳动合同终止通知书：法律实务与风险防范 图1

终止通知书应包含哪些内容？

1. 必备条款

根据《劳动合同法》的相关规定，终止 NOTICE 必须包括以下核心要素：

劳动者的基本信息：如姓名、身份证号码等；

合同终止的具体日期；

合同终止的原因或依据（合同期满、协商一致、解除等）；

相关法律依据，尤其是《劳动合同法》的相关条款；

如何正确撰写和送达劳动合同终止通知书：法律实务与风险防范 图2

办理工作交接的提示和要求；

企业的公章及日期。

2. 格式要求

通知书应采用正式、规范的格式，并加盖企业公章或人事专用章。送达劳动者时，建议保留送达回执或其他能够证明已送达的有效证据。

3. 注意事项

养成及时送达的习惯，避免因迟延送达而被认定存在违法行为；

在劳动者拒绝签收的情况下，可以采用公证送达或EMS邮寄的方式，并保存好相关凭证。

如何正确送达终止通知书？

送达方式直接关系到通知书的法律效力。实践中，常见的送达方式包括：

1. 直接送达

即由企业人事部门工作人员将通知书直接交予劳动者本人，并要求其签字确认。这种方式最能保证送达的有效性，但需注意保存好签收记录。

2. 邮寄送达

在劳动者拒绝签收或下落不明的情况下，可以通过 EMS 邮寄的方式送达，并在邮件详情单中注明“劳动合同终止通知书”的字样。建议保留快递底单和查询结果。

3. 公证送达

当通过上述方式无法送达时，可以申请公证机关进行公证送达，以确保送达的法律效力。

4. 电子送达（可选）

随着互联网技术的发展，部分企业开始尝试使用或企业 OA 系统进行送达。但需注意的是，这种方式需要劳动者明确同意，并且要能够证明已实际送达。

案例与实务建议

在司法实践中，因终止通知书送达问题引发的劳动争议不在少数。

情形一：用人单位未及时送达终止通知书，导致劳动者主张被违法解雇；

情形二：送达方式不当，如通过或电话通知，导致证据不足以证明已有效送达。

为了避免这些法律风险，建议企业采取以下措施：

1. 完善内部制度

制定详细的劳动合同管理制度，明确终止通知的撰写、送达流程及责任人。

2. 加强培训

定期对 HR 人员和直线管理者进行劳动法培训，确保相关人员熟悉终止通知书的撰写与送达要求。

3. 建立送达证据链

建议将每次送达的具体方式、时间、内容等记录在案，并由劳动者签字确认。如果通过邮寄或公证送达，则要妥善保存相关凭证。

4. 及时办理退工手续

即使遇到争议，也应按照法律规定的时间节点办理档案和社会保险的转移手续，以减少被追责的风险。

正确撰写和送达劳动合同终止通知书是企业规范用工管理的基本要求，也是避免劳动争议的重要环节。在实际操作中，用人单位不仅要关注通知内容的合法性，还要注重送达方式的有效性，确保每一环节都有据可查。

通过建立完善的制度、加强人员培训以及妥善留存送达证据，可以在很大程度上降低企业的用工风险。企业也应密切关注《劳动合同法》及相关配套政策的变化，及时调整实务操作策略，以更好地维护自身合法权益。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）