合同终止函能随便写吗？法律从业者必看！

在商业活动中，合同的签订和履行是企业日常运营管理的重要组成部分。在实际操作中，合同终止的情形也屡见不鲜。无论是合作双方协商一致提前终止合同，还是因违约行为导致合同解除，合同终止函作为重要法律文书，其规范性和严谨性都直接影响到企业的合法权益保护。

实践中许多企业在撰写合同终止函时往往存在随意性，认为只要简单说明终止原因即可，这种做法其实暗含巨大的法律风险。合同终止函能随便写吗？从专业法律人的视角出发，深入分析这一问题，并为企业法务人员提供实操建议。

合同终止函？

合同终止函是合同双方或单方在特定条件下向对方发出的正式通知文件，用以声明解除或终止双方签订的合同关系。根据《中华人民共和国民法典》第五百六十二条和五百六十三条的规定，在符合约定或法定条件时，合同一方或双方可以行使合同解除权或终止权。

与其他法律函件相比，合同终止函具有以下特点：

合同终止函能随便写吗？法律从业者必看！ 图1

1. 法律效力强：能够直接产生合同关系消灭的法律效果

2. 内容确定性高：需要明确无误地载明合同编号、终止事由等关键信息

3. 形式要求严格：通常要求采取书面形式

为什么不能随便写合同终止函？

1. 法律责任风险：

擅自变更合同条款：随意修改合同内容可能被视为无效或构成违约

可能承担不利后果：如果函件内容表述不清，可能导致法院对事实认定出现偏差

2. 影响商业信誉：

专业形象受损：随意性较强的终止函会影响企业在行业中的专业形象

合同履行争议增加：简化的函件内容可能引发更多后续争议和纠纷

3. 增加举证难度：

函件效力存疑：简单随意的函件往往难以作为有效证据使用

合同终止函能随便写吗？法律从业者必看！ 图2

可能导致不利解释：在司法实践中，法院可能会做出不利于起方的解释

如何规范撰写合同终止函？

1. 遵循基本格式要求：

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标准格式建议如下：

[名称]

[]

[日期]

致：[对方名称]

主题：关于[项目/合同编号]的合同终止函

尊敬的[对方人姓名]：

我方（以下简称"甲方"）与贵方（以下简称"乙方"）于[签署日期]签订的《[合同名称]》（合同编号：[合同编号]），经双方协商一致/因以下事由，现正式通知如下：

1. 双方同意解除上述合同关系。

2. 本终止函自送达之日起生效。

3. 请贵方配合办理相关交接手续。

此致

敬礼！

[名称]

[签署人姓名]

[职务]

[]

2. 注意事项：

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撰写要点提示：

1. 明确合同基础信息：

合同编号

签订日期

合同名称

甲乙双方信息

2. 清晰载明终止事由：

协商一致终止的具体约定

违约行为的事实描述（如适用）

履行障碍的客观情况说明

3. 明确终止效力：

终止函送达时间及效力起算点

后续权利义务关系处理安排

4. 规范送达方式：

线下送达：建议通过EMS等方式，并保存回执

：确保有发送记录和对方确认回复

律师函形式：增加文书的权威性和有效性

3. 附上相关证明材料：

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常见需要附件的情形包括：

1. 协商一致终止：

双方签署的补充协议或会谈纪要

往来邮件/微信等聊天记录作为佐证

2. 因违约终止：

对方违反合同的具体条款说明

通知函件的往来记录

损害结果的相关证据（如损失计算清单、第三方证明）

3. 履行障碍导致终止：

不可抗力证明文件或其他客观情况说明

政策性调整文件

双方沟通协商记录

合同终止函的制作技巧

1. 使用专业模板：

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可以参考标准模板，但需根据具体情况进行适当修改。以下是一个通用模板示例：

[名称]

[]

[日期]

致：[对方名称]

主题：关于[合同编号/项目名称]的合同终止函

尊敬的[对方人姓名]先生/女士：

我方与贵方于[签订日期]签订的《[合同名称]》（合同编号：[合同编号]），现因[说明终止原因]，经双方友好协商，一致同意提前终止本协议。

具体事项如下：

1. 本合同自本函送达之日起解除；

2. 双方互不追究因合同履行至终止日止的责任；

3. 请贵方配合办理相关后续手续。

如您对上述内容存有疑问，请及时与我方，：[您的]。

此致

敬礼！

[名称]

[签署人姓名/部门]

[职务]

2. 注意时间节点：

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需要注意的关键时间节点包括：

在合同约定的终止条件成就后及时发出通知

遵守合理的通知期限（以双方协商为准）

保留所有送达凭证

3. 建立标准流程：

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建议企业建立标准化的操作流程，包括：

1. 事前审核： 对终止原因进行法律合规性审查

2. 函件拟稿： 由法务部门牵头组织撰写

3. 内部审批： 经相关负责人签字确认

4. 送达确认： 确保有效送达并保存证据

5. 档案管理： 归档备查

常见问题解答

问：合同终止函需要经过公证吗？

答：不必强行公证，但建议采取EMS或挂号信等有记录的方式送达，并保存好邮寄凭证和回执。如果后续发生争议，这些证据将有助于证明函件已有效送达。

问：可以使用口头通知替代书面终止函吗？

答：不推荐。根据法律规定，合同的解除通常需要以书面形式作出才能产生法律效力。虽然紧急情况下口头通知可能被视为有效，但为了稳妥起见，建议尽量采用书面形式，并保留有效证据。

问：单方面终止合同如何确保合法性？

答：

1. 审查合同条款: 确认是否存在约定的单方解除权

2. 收集证据: 保存对方违约或履行不能的相关证据

3. 发出通知: 严格按照法定程序和条件行使解除权

合同终止函作为重要的法律文书，其规范化程度直接影响到企业的合法权益保护。在实际操作中，企业法务人员应当建立健全的管理制度，规范制作流程，确保每一份终止函都能经得起法律考验。

通过使用专业模板、严格履行送达程序以及妥善保存相关证据，可以最大限度降低因合同终止引发的风险。希望本文提供的信息和建议能对您的实务工作有所帮助！

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）