合同终止函应注意什么及撰写要点解析

在民事法律关系中，合同是双方或多方当事人约定权利义务的重要凭证。在实际履约过程中，由于各种主客观原因，合同的终止显得尤为重要。合同终止函作为合同终止的书面通知，既是合同双方解除合同关系的证明，也是后续纠纷解决的关键证据。从多个角度解析合同终止函应注意的问题，并结合实务案例说明其撰写要点。

合同终止函的概念与法律效力

合同终止函是指一方或多方在特定情况下向对方发出的正式文件，用以表明因种事由决定终止已经生效的合同关系。根据《中华人民共和国民法典》第五百八十条规定，合同双方应当遵循诚信原则履行合同义务，当发生约定或法定解除情形时，可以协商一致终止合同。

合同终止函具有以下法律效力：

合同终止函应注意什么及撰写要点解析 图1

1. 确认合同终止的事实

2. 明确终止的原因及适用的法律规定

3. 固定双方的权利义务状态

4. 作为后续纠纷解决的重要证据

实践操作中，合同终止函应尽量具体、明确，避免模糊表述。建议使用正式公函形式，通过邮件或EMS送达，保留送达凭证。

撰写和签发合同终止函注意事项

（一）核心内容要素

1. 基本信息：合同编号、双方当事人信息（名称/姓名）、签订日期等基础信息；

2. 终止事由：

（1）协商一致解除；

（2）约定的解除条件成就；

（3）法定解除情形（如不可抗力、违约行为等）。

3. 双方权利义务状态：

合同终止函应注意什么及撰写要点解析 图2

（1）确认已履行部分；

（2）未履行部分的处理方案；

（3）结算条款的执行计划。

4. 后续事项：

（1）相关资料移交安排；

（2）账务清算流程；

（3）其他约定事项。

（二）文字表述要求

1. 逻辑清晰、条理分明，避免含糊其辞；

2. 引用合同条款或法律依据时要准确无误；

3. 表达方式上应保持客观中立，既不偏袒也不推卸责任；

4. 对争议性问题应采取协商语气，留有解决余地。

（三）文书制作规范

1. 使用正式书面语言，避免口语化表达；

2. 文头应加盖公章或签署姓名；

3. 确保终止函送达对方时生效；

4. 建议抄送法律顾问或相关监管部门。

合同终止的常见情形及其法律后果

（一）协商一致解除

双方当事人就合同终止达成合意，需就善后事宜达成补充协议。此种方式风险较小，但应确保解除协议内容合法有效。

（二）约定解除条件成就

严格按照合同约定的条件和程序行使解除权。建议事先对解除条件进行合法性审查，并留存相关证据。

（三）法定解除情形

1. 不可抗力导致合同无法履行；

2. 对方根本违约行为；

3. 法律规定的其他情形。

实务中的注意事项

（一）审慎评估终止可行性

1. 评估合同终止是否符合商业利益；

2. 考虑市场风险和履约成本；

3. 防范可能产生的经济纠纷。

（二）妥善处理善后事宜

1. 按约算已履行部分；

2. 安排未履行部分的衔接方案；

3. 清算往来账目。

（三）防范法律风险

1. 留存完整的沟通记录；

2. 必要时寻求专业律师意见；

3. 严格按照法定程序办理。

典型案例分析

案例：甲公司与乙公司签订买卖合同，约定如因政策原因导致无法履行可解除。后因政府出台限制措施，甲公司单方面通知乙公司终止合同。经法院审理认为，甲公司未能举证证明政策调整构成不可抗力，故其解除行为无效。

评析：

1. 合同终止函的签发应有充分法律依据；

2. 解除条件必须在合同中明确约定或符合法定情形；

3. 政策变化是否构成不可抗力需谨慎认定。

争议解决建议

（一）友好协商

在发生合同终止争议时，双方应尽量通过谈判方式解决分歧。可邀请第三方调解机构参与调解。

（二）法律途径

如协商不成，可通过仲裁或诉讼解决争议。建议及时固定证据，并寻求专业法律服务。

与建议

合同终止函的妥善处理直接关系到企业的法律风险和经济利益。实践操作中，应当：

1. 完善内部管理制度；

2. 建立标准化操作流程；

3. 强化人员培训；

4. 做好全程记录存档。

以上是对"合同终止函应注意什么"问题的系统说明，希望能够为相关实务工作提供参考。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）