合同终止告知函邮件怎么写？法律实务指南与注意事项

在商业活动中，合同的终止是常见的法律事项。无论是因协商一致、违约行为还是履行期限届满，合同终止都需要遵循法律规定，并采取适当的程序和形式进行通知或确认。从实务角度出发，详细解析合同终止告知函的撰写方法及注意事项。

合同终止的情形与法律依据

合同终止是指在合同有效期内，由于特定法律事实的发生，导致合同权利义务关系归于消灭的行为。根据《中华人民共和国民法典》的相关规定，合同终止的情形主要包括以下几种：

1. 协议解除：合同双方协商一致，提前终止合同履行。

2. 合同履行完毕：合同约定的权利义务已全部履行完毕。

合同终止告知函邮件怎么写？法律实务指南与注意事项 图1

3. 违约导致的终止：一方严重违约，另一方有权据此终止合同。

4. 法定解除权：法律规定在特定条件下可以解除合同的情形。

无论是哪种情形，合同终止都需要通过书面形式通知对方，并说明终止的原因和法律依据。这种做法不仅有助于明确双方的权利义务关系，也能为后续可能出现的争议提供有力证据。

合同终止告知函的基本结构

合同终止告知函作为正式的法律文书，其内容应当清晰完整，能够准确传达出告知方的意思表示。以下是撰写告知函时需要包含的主要要素：

1. 通常使用“合同终止告知函”或“关于XXX合同终止的通知”。

2.

发送日期

收件人信息（如名称、等）

合同编号及签订时间

终止事由：具体说明导致合同终止的原因，违约行为的描述、协商一致的事实等，并引用相关法律条款。

协商解决的可能性：若双方未能就后续事宜达成一致，应明确表达希望对方配合办理终止手续的态度。

3. 其他事项：

是否涉及结算或费用问题

对未尽事宜的说明

4. 结尾部分：

投诉途径（如有）

：包括名称、、等信息。

签署盖章：签署名称和日期，并加盖公章。

撰写合同终止告知函的注意事项

1. 明确法律依据：在说明终止事由时，应引用具体的法律规定或合同条款，以增强告知函的法律效力。

2. 事实清楚：避免使用模糊性语言，要详细列举导致合同终止的事实，并提供相关证据支持（如往来邮件、会议纪要等）。

3. 语气正式而不失友好：虽然涉及终止事项，但应尽量保持专业和礼貌的语气，避免激化矛盾。在指出违约行为时，可表达“鉴于贵方未能履行合同义务”。

4. 留有余地：若对后续事宜存在争议或未尽事项，可以在告知函中提出协商解决的建议。

5. 保存副本：无论是发送邮件还是快递，都应留存送达证明和告知函副本，以备查验。

合同终止告知函模板

以下是一个通用的合同终止告知函模板：

合同终止告知函

致：XXX（或其他收件人信息）

尊敬的XXX：

合同终止告知函邮件怎么写？法律实务指南与注意事项 图2

我方贵司于XXXX年XX月XX日签订编号为XXX的《XXX合同》。现经友好协商/因贵方未履行合同义务，我方依据《中华人民共和国民法典》第XXX条及相关法律规定，特此通知贵公司：

自本函送达之日起，我方正式宣布终止上述合同的履行。

请贵司做好以下工作：

1. 协助完成相关结算事宜；

2. 及时返还甲方提供的所有资料及物品；

3. 如有争议，双方可协商解决或通过法律途径解决。

如有任何疑问，请随时与我方联系。

此致

敬礼！

XXX公司（或其他主体名称）

日期：XXXX年XX月XX日

特殊情况下的注意事项

1. 违约终止的情形：

在明确对方存在严重违约行为的前提下，应先发送催告函要求其整改。若对方未在合理期限内改正，则可正式发出合同终止告知函。

建议将违约事实和证据详细列明，以便后续可能的争议解决。

2. 协商一致的情形：

需要双方签字或盖章确认终止协议，并明确后续的权利义务关系。

在终止协议中列出双方已履行的部分及相关费用结算情况。

3. 单方预告解除的情形（如租赁合同）：

应提前通知对方并严格按照法律规定的时间和送达。《民法典》第728条规定，出租人需在合理期限内通知承租人。

确保通知内容符合法定条件和程序。

常见问题及解决方案

1. 如何证明已送达告知函？

可以通过、快递EMS等发送，并保存邮件往来记录或快递回执作为证据。必要时，可采取公证送达。

2. 对方拒绝签收怎么办？

在确保函件送达的前提下，可以通过律师函或其他进一步追讨权利。注意收集相关证据材料。

3. 如何避免因告知函表述不当引发争议？

内容上应尽量客观、具体，既不夸大也不缩小事实。

可以专业律师或法律顾问，确保告知函的法律效力和合规性。

案例分析

案例：某科技公司与某外包服务公司签订劳务派遣协议，在履行过程中因服务存在重大质量问题导致多次投诉。科技公司在收集相关证据后，正式向外包公司发送合同终止告知函，并以《民法典》第563条（违约导致的合同解除）为依据。

分析：在案例中，科技公司及时采取法律行动，有效维护了自身权益。但需要注意的是，在发出告知函前，应充分收集和保存相关证据，包括但不限于质量问题的具体描述、客户投诉记录等。

合同终止告知函的撰写是商业活动中的一项重要技能，既需要熟练掌握法律规定，也需要具备一定的实务操作能力。通过本文所述的内容和建议，希望企业能够更高效地处理合同终止事宜，避免法律风险，维护自身合法权益。在实际操作中，建议必要时寻求专业律师的帮助，以确保法律文书的规范性和效力性。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）