合同终止告知函邮件怎么写？法律合规要点与实务指南

在现代商业活动中，合同的订立与终止是民事主体之间最常见的法律行为之一。在实际操作中，合同终止往往伴随着复杂的法律关系和潜在的争议风险。特别是在商务沟通中，如何撰写一份符合法律规定且具备法律效力的合同终止告知函邮件，成为许多从事法律实务工作人士关注的重点。从法律专业角度出发，结合实务经验，详细阐述“合同终止告知函邮件怎么写”的相关问题，并提供实用的 drafting tips。

合同终止告知函邮件？

合同终止告知函邮件怎么写？法律合规要点与实务指南 图1

合同终止告知函是指一方或双方在合同期限届满前或届满后，根据合同约定或者法律规定，通过书面形式通知对方解除合同关系的一种法律文书。在当代商业实践中，由于已成为最主要的沟通方式之一，当事人往往会选择以 email 的形式发送合同终止告知函。

根据《民法典》第 547 条规定：“合同解除权的行使期限届满之日或者起算之日，应当自通知到达对方时确定。”这意味着，合同终止告知函必须具备明确的时间效力和法律效力。在撰写此类邮件时，应当注意以下几点：

1. 明确合同编号：在中注明双方签订的合同编号，以便对方快速识别。

2. 指明合同相对方：准确写明合同相对方的名称和信息，防止歧义。

3. 列明终止事由：说明合同终止的具体原因，如违约、协商一致等，并提供相应的法律依据。

4. 设定通知期限：明确告知对方需在收到邮件后几日内完成工作交接或其他后续事宜。

如何撰写一份合法有效的合同终止告知函邮件？

（一）邮件标题的拟定

一个好的邮件标题不仅能让收件人快速理解邮件内容，还能提升整体的专业性。建议使用以下格式：

示例：

- 《关于XX项目合同（编号：XXX）提前终止的通知》

- 《通知：解除与XX就YY项目签订的协议》

需要注意的是，标题应当简洁明了，不得遗漏关键信息。

（二）内容的撰写框架

1. 问候语：

- 尊敬的XX/XXX先生/女士：

- 欠佳天气，谨此...

2. 合同基本情况说明：

- 明确列明合同编号、签订日期、项目或服务内容等基本信息。

3. 终止事由及法律依据：

- 指出导致合同终止的具体原因（如对方违约行为、不可抗力事件等）。

- 引用相关法律法规或合同条款作为解除依据。

4. 通知效力的明确：

- 表达正式的告知意思，并强调该通知自送达之日起生效。

5. 后续事宜安排：

- 提出需要配合办理的工作交接、结算费用等具体要求。

- 设定合理的回应期限（如7日内），逾期未处理则视为放弃权利。

6. 声明与保留权利：

- 声明自身行为的合法性，保留追究对方法律责任的权利。

（三）邮件写作要点

合同终止告知函邮件怎么写？法律合规要点与实务指南 图2

1. 使用正式但不生硬的语言

2. 逻辑清晰，条理分明

3. 引经据典时需准确无误

4. 避免主观性表述，尽量使用客观事实

5. 如有需要可附相关证明文件作为附件

合同终止告知函的法律合规要点

（一）格式要求

1. 发件人信息：姓名/公司名称、等

2. 收件人信息：对方公司名称、联系址（建议使用合同约定址）

3. 邮件主题：应当与内容高度匹配，方便存档查阅

4. 附件说明：如有相关文件作为佐证，需在中提及

（二）法律效力保障

1. 送达证明的保留：

- 建议通过 email、快递等多种方式送达，并留存送达凭证。

2. 内容真实性的验证：

- 确保邮件无笔误和歧义，必要时可让双方法务部门审核。

3. 风险防范措施：

- 在通知中适当设置宽限期，避免因操作不当引发争议。

- 如对方表示异议，应提前准备充分的反驳理由与证据材料。

（三）注意事项

1. 不得滥用合同解除权

2. 确保终止事由符合合同约定和法律规定

3. 文字表述要严谨，避免模糊不清

常见问题解答

：邮件需要加盖公章吗？

A：如果双方在合同中没有特别要求，则邮件形式通知即可产生法律效力。但对于正式函件，建议使用公司公函格式，并由授权人签字或加盖公章以强化其证明力。

：如何确定对方已收到邮件？

A：可以通过以下方式确认：

- 发送带有回执功能的 email

- 签收快递底单

- 录像记录当面送达过程

合同终止告知函邮件模板

基于前述内容，我们提供如下模板以供参考：

主题：关于解除XX项目协议的通知

尊敬的XX公司法务部：

我司现依据《中华人民共和国民法典》第X条以及双方签订的《XX项目协议》（协议编号：XXX）第X条款的规定，正式通知贵公司，我方决定自本通知送达之日起解除上述协议。

具体事实与理由如下：

1. 贵公司在履行合同过程中存在[具体违约行为]；

2. 经多次催告，贵公司仍未按约定履行相关义务；

3. 依据《民法典》第563条、第5条规定，我方有权行使解除权。

请贵公司在收到本通知后7个工作日内：

1. 结清所有应付费用；

2. 办理完毕工作交接手续；

3. 归还我司提供的相关资料。

如贵公司未在上述期限内完成相应义务，我司将保留依法追究贵公司法律责任的权利。

特此通知！

此致

敬礼！

[公司名称]

[授权代表签字/盖章]

[日期]

合同终止告知函邮件的撰写不仅关系到双方权利义务的妥善处理，更可能影响未来商业声誉。本指南从法律实务角度出发，就“合同终止告知函怎么写”这一问题提供了系统的解决方案和具体操作建议。希望对从事相关工作的人士有所启发与帮助。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）