租赁合同终止回函的法律实务操作与风险防范

租赁合同是出租人将租赁物交付承租人使用、收益，承租人支付租金的协议。租赁关系一旦建立，双方的权利义务即受法律保护和约束。在租赁合同履行过程中，可能出现多种情形导致租赁关系提前终止。租赁合同终止回函作为一种重要的法律文书，在保障双方权益、明确终止原因及后续事宜方面具有重要作用。

租赁合同终止回函是指出租人或承租人在决定解除租赁合向对方发出的书面通知，用以告知对方租赁关系将被终止，并说明终止的原因及相关事宜。其核心目的是通过正式的法律文书明确双方的意思表示，固定事实，并为后续可能产生的争议解决提供证据支持。

从法律实务操作的角度看，租赁合同终止回函的内容应当符合《中华人民共和国民法典》的相关规定，并结合租赁合同的具体条款进行制作。有效的租赁合同终止回函需要具备合法性、完整性和明确性三个基本特征：

1. 合法性：回函内容不得违反法律法规的强制性规定，不得侵害他人的合法权益。

租赁合同终止回函的法律实务操作与风险防范 图1

2. 完整性：回函应当包含租赁合同的基本信息（如合同编号）、终止原因、相关事实依据以及后续处理事项等必要要素。

3. 明确性：回函中的各项内容应当表述清楚，避免歧义，能够准确反映双方的真实意思表示。

根据《中华人民共和国民法典》第七百二十四条的规定，承租人有下列情形之一的，出租人可以解除合同：

（一）未按约定支付租金；

（二）未按约定使用租赁物，致使租赁物受到不合理损坏；

（三）未经出租人同意转租租赁物；

（四）违反其他约定造成严重后果的。

上述规定为出租人在特定条件下行使解除权提供了明确的法律依据。在实际操作中，出租人在发出终止回函前，应当充分收集相关证据材料，并严格按照法律规定及合同约定行使权利。

制作租赁合同终止回函时，建议遵循以下步骤：

租赁合同终止回函的法律实务操作与风险防范 图2

1. 查阅并确认租赁合同的具体条款；

2. 收集支持终止租赁关系的事实依据（如未支付租金的凭证、损坏租赁物的照片等）；

3. 确定终止事由符合法律规定或合同约定；

4. 撰写回函内容，确保各项信息准确无误；

5. 通过适当的送达向对方发出回函，并保留送达证据。

在租赁合同终止回函的实务操作中，需要注意以下几个关键事项：

事实依据的充分性

回函中的终止事由必须有明确的事实依据支持。承租人未按期支付租金的，出租人应当提供完整的缴费记录和催款证据。

法律依据的准确性

回函内容不得超出合同约定和法律规定范围，避免因主张过高或错误而导致不利后果。

送达程序的规范性

为确保回函效力，建议采用公证送达或EMS等，并保存相关凭证。这将有助于在后续争议解决中维护自身权益。

回函内容的完整性

应包含以下核心要素：

- 租赁合同编号及签订日期；

- 双方当事人基本信息；

- 终止事由的具体描述；

- 相关事实依据和证据材料；

- 后续事宜的处理建议（如费用结算、物品返还等）；

- 出租人或承租人的签字盖章。

在租赁合同终止回函涉及的主要法律问题包括：

1. 解除权行使条件的认定

实践中，出租人或承租人在行使解除权时经常面临争议。是否存在根本违约、解除通知是否符合程序要求等。

2. 损害赔偿责任的确定

由于租赁合同终止可能导致一方遭受损失，如何合理确定损害赔偿范围成为重要问题。

3. 后续权利义务关系的处理

包括未结算费用的处理、物品返还、场地清理等问题需要妥善安排。

4. 证据材料的收集与保存

在争议解决过程中，证据是关键。完整保存相关往来函件、付款凭证等材料至关重要。

为应对上述法律风险，建议采取以下防范措施：

1. 在租赁合同签订阶段，明确各项权利义务关系，并设计合理的违约责任条款；

2. 加强履约过程中的证据管理，确保能够提供充分的证明材料；

3. 在发出终止回函前，建议专业律师或法律顾问，避免因操作不当导致不利后果；

4. 尽量通过协商解决争议，必要时可以通过仲裁或诉讼途径维护权益。

租赁合同终止回函作为一种重要的法律文书，在保障双方利益、明确权利义务关系方面具有不可替代的作用。但在实际操作中，既要注重其形式要求，更要关注其内容的合法性和完整性。只有这样才能确保回函发挥应有的法律效力，并在后续争议解决中提供有力支持。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）