终止合同如何查阅合同原件？法律实务中的操作指南

在现代商业活动中，合同作为重要的法律文件，是企业之间确立权利义务关系的重要依据。无论是公司日常运营还是重大投资项目，合同的签订与履行都占据着核心地位。在实际操作中，常常会遇到需要查阅已终止合同原件的情形。这种情况下，如何合法、合规地查阅合同原件就成了一个实务中的重要问题。

合同终止后，为何需要查阅合同原件？

在商业活动中，合同一旦终止，双方的权利义务关系也随之终结。但在某些特殊情况下，仍然可能需要查阅合同原文。最常见的几种情形包括：

1. 核对终止条件：在某些情况下，尤其是当合同的终止可能存在争议时，双方或单方需要核对具体的终止条款，以确定终止是否符合约定；

终止合同如何查阅合同原件？法律实务中的操作指南 图1

2. 解决后续争议：即使合同已经终止，也可能存在未了结的权利义务关系，或者新的争议由此引发，查阅合同原件就显得尤为重要；

3. 审计与合规：企业内部审计或者外部监管机构可能需要调取相关的合同文件，以核实企业的经营行为是否符合法律法规和公司章程的规定。

如何合法查阅终止合同的原文？

在实际操作中，合同的管理通常由企业的法务部门或档案管理部门负责。查阅合同通常需要遵循一定的程序，确保行为的合法性和合规性。

（一）通过档案管理人员调档

1. 提出申请：要向企业内部负责档案管理的人员或者部门提交正式的书面申请。在申请中要明确说明查阅的具体原因以及所需查阅的合同名称、编号等信息；

2. 审批流程：大部分企业都有较为严格的文档管理制度，因此需要经过必要的审批程序才能调取纸质或电子合同。特别是在涉及终止合同的情况下，可能还需要额外的审查环节以确保合规；

3. 现场查阅：获得批准后，通常可以在档案室或其他指定场所进行现场查阅，而非将原件带离存放地。这样既能保证文件的安全性，也可以减少丢失的风险；

（二）通过在线合同管理系统调取电子合同

终止合同如何查阅合同原件？法律实务中的操作指南 图2

随着信息技术的发展，在线合同管理系统已经成为企业合同管理的标配工具。这种方式不仅提高了效率，同样也更易于监管。

1. 登录系统：使用授权账号登录企业的合同管理系统；

2. 搜索与调取：根据合同编号、签订日期等关键词快速定位到目标合同，并完成电子版的查阅或下载；

3. 记录日志：系统通常会自动记录查阅操作，这不仅可以帮助追踪文件的使用情况，也可以在必要时提供审计依据；

注意事项与风险防范

1. 遵守保密原则：无论通过何种方式查阅合同原件，都必须严格遵守企业的保密规定。未经允许，不得将合同内容泄露给无关人员；

2. 做好登记手续：如果需要带离合同原件或者进行复制，应当履行相应的登记和审批程序，并设置明确的归还期限；

3. 妥善保存复印件：在查阅过程中，如果确实需要打印或拷贝合同内容，应当办理相关手续并妥善保存这些复印件。这样做既便于后续工作使用，也能避免因原件丢失带来不必要的麻烦；

案例分享：如何通过法律途径获取终止合同原文？

在某些情况下，企业可能因为各种原因无法自行查阅到终止合同的原件，这种时候就需要借助外部力量或者采取法律手段。

（一）向对方当事人索要

如果合同是双方共同签订和履行的，则可以尝试与对方协商解决。通过友好协商的方式获取合同副本或复印件，通常是比较快捷的方式；

（二）申请法院档案室调档

如果在诉讼过程中需要查阅相关合同原文，可以直接向审理该案的法院提出申请。根据《中华人民共和国民事诉讼法》的相关规定，当事人在经过正当程序后可以依法查阅和复制本案有关材料；

与建议

合同管理是企业运营中的重要环节，终止合同的管理也不例外。无论是调取合同原文还是处理相关事务，都应当严格遵守法律法规和企业的内部制度。随着信息技术的发展，在线管理系统可以帮助企业更高效地实现对合同的全生命周期管理。建议企业在日常经营中就建立起完善的合同管理制度，并定期进行合规性审查，以确保在需要查阅合能够快速响应，减少不必要的麻烦。

通过以上方式，企业可以更好地规范档案管理，提高工作效率，也防范因管理不善可能带来的法律风险。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）