合同终止函件撰写指南：法律实务与操作规范

随着市场经济的发展，商业日益频繁，合同作为民事活动的重要载体，在经济活动中扮演着不可或缺的角色。由于各种主客观因素的影响，合同终止的情况也屡见不鲜。围绕“合同终止的函件”这一主题，结合法律实务与操作规范，探讨合同终止函件的撰写要点及注意事项。

合同终止的概念与法律依据

合同终止是指在合同履行过程中，因特定事由的发生而导致合同权利义务关系的消灭。根据《中华人民共和国民法典》第五百二十四条至第五百二十八条的规定，合同终止的情形主要包括以下几种：

1. 协议解除

合同双方协商一致，提前终止合同履行。

合同终止函件撰写指南：法律实务与操作规范 图1

2. 约定终止条件成就

合同中事先约定的终止条件（如项工程竣工、服务期限届满等）达成后，合同自动终止。

3. 违约导致合同终止

一方当事人严重违约，致使守约方无法实现合同目的，守约方有权解除合同。

4. 法定终止情形

法律明确规定可以直接适用的终止事由（如不可抗力导致合同无法履行）。

在实务操作中，合同终止的情形复样，既可能源于合同双方的协商一致，也可能因违约、法律变更或其他意外事件引发。在撰写合同终止函件时，必须准确识别终止事由，明确援引相应的法律规定或合同条款作为依据。

合同终止函件的构成要素

合同终止函件是书面通知相对方合同关系消灭的重要文书，其内容和形式直接关系到双方权益的保护及后续法律纠纷的防范。一份完整的合同终止函件应包含以下几个基本要素：

1. 发函主体信息

合同终止函件撰写指南：法律实务与操作规范 图2

包括发函方名称、、联系人、等。

2. 收函方信息

收函方名称、及相关联系信息。

3. 函件编号与日期

为便于管理，通常会对函件进行编号，并明确函件的发出日期。

4. 合同基本信息

明确涉案合同的基本信息，包括但不限于合同编号、签订时间、签约地点、合同内容概述等。

5. 终止事由

需要明确列举导致合同终止的具体原因。如果是基于协议解除，则应载明双方协商一致的内容；若是因违约或不可抗力等因素导致，则需详细陈述相关事实并附上法律依据。

6. 声明与要求

在函件中，发函方通常会就终止后的权利义务关系作出声明，并可能提出一系列具体要求。要求对方配合办理合同终止手续、配合结算费用、退还预付款项等。

7. 后续沟通机制

明确双方在合同终止后续事宜中的沟通方式和时间安排，确保各方权益不受损害。

8. 函件生效与送达确认

对函件的法律效力作出声明，并要求收函方签字或盖章以示确认。

9. 签署与见证（如有）

如果涉及重要事项，发函方可选择公证机构进行公证或由第三方见证人到场见证。

合同终止函件撰写中的注意事项

在实务工作中，撰写合同终止函件时需要注意以下几个关键问题：

1. 事实陈述的准确性和全面性

函件内容必须基于真实发生的事实，确保信息的真实性、完整性和准确性。任何虚构或遗漏都将导致函件效力受损。

2. 法律依据的明确性

在列举终止事由时，需具体引用相应的法律条文或合同条款，避免使用模糊表述。在援引《民法典》相关规定时，应准确标明具体的条文序号。

3. 终止效力的通知义务

根据法律规定，合同终止涉及双方权利义务的消灭，发函方负有通知义务。函件内容需明确告知对方合同终止的事实及法律后果。

4. 违约责任的界定（如适用）

如果合同终止是由于相对方违约所致，则在函件中应准确界定其违约行为，并要求其承担相应的法律责任和赔偿义务。

5. 保持专业与礼貌的语言风格

函件作为一种正式文件，需要体现专业性和正式性。考虑到商业情面，也需注意措辞的礼貌性，避免过于激烈的言辞。

6. 送达方式的合法性

合同终止函件的送达方式必须符合法律规定或合同约定的要求。可以通过直接送达、邮寄送达、公证送达等多种途径完成，并保留相关送达证明。

7. 规避法律风险的语言表述

在函件中，应避免使用可能引发歧义或误解的语言表达。涉及争议性问题时，可以选择协商性的措辞，以降低法律风险。

8. 及时跟进与证据保存

函件发出后，应跟踪对方的反馈情况，并妥善保存所有往来文件作为备查依据。特别是对于终止事由可能引发争议的情形，需特别注意相关证据的留存。

合同终止函件撰写模板

以下提供一份通用的合同终止函件模板，供实务操作参考：

合同终止通知函

致：_________（以下简称“贵”）

本司（以下简称“本”）与贵于____年____月____日签订编号为________的《________合同》（以下简称“本合同”）。经双方友好协商，现就本合同的终止事项达成一致，具体通知如下：

1. 合同终止事由

鉴于______________________________（列举具体的终止原因），根据《中华人民共和国民法典》相关规定及本合同第____条约定，双方同意提前终止本合同。

2. 终止效力声明

自本函送达之日起，本合同即告终止。双方在合同中的权利义务关系自即日起解除。

3. 后续事项安排

请贵在收到本函后________日内与本联系，配合办理相关结算手续并完成工作交接。

4. 其他约定

如因合同终止产生任何争议，双方应友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向____________人民法院提起诉讼。

5. 送达确认

请贵在收到本函后及时签署回执或以其它书面形式确认收函事宜。

特此通知。

此致

敬礼！

_________（盖章）

授权代表：_________

日期：____年____月____日

合同终止函件的法律风险防范

在实务操作中，撰写和发送合同终止函件可能面临以下法律风险：

1. 事实认定不清

如果函件中列举的事实不准确或存在遗漏，则可能导致法律效力不足。

2. 法律适用错误

错误援引法律条款或对法律规定理解偏差，直接影响函件的合法性。

3. 送达程序瑕疵

如果未能按照法定方式送达合同终止函件，可能被视为无效通知。

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（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）