终止劳动合同与解约函的法律实务指南

在现代职场中，劳动合同是用人单位与员工之间确立劳动关系的重要法律文件。在某些情况下，双方可能因各种原因需要提前结束这种关系。这种情况下，如何合法、合规地处理“终止劳动合同”并妥善撰写“解约函”，成为了企业和劳动者关注的焦点问题。

从法律角度出发，详细阐述“终止劳动合同”与“解约函”的相关概念、适用情形、法律程序及注意事项，并结合实际案例进行分析。通过对这些关键问题的深入探讨，希望能够为企业 HR 和法律顾问提供实用的操作指南，也为普通员工在面临劳动关系解除时提供参考依据。

终止劳动合同与解约函的法律实务指南 图1

终止劳动合同？

根据《中华人民共和国劳动法》和《中华人民共和国劳动合同法》，劳动合同是指用人单位与劳动者之间确立劳动关系、明确双方权利义务的协议。劳动合同的终止，是指在特定条件下，用人单位与劳动者依法或依约提前结束劳动关系的行为。

终止劳动合同的情形

1. 劳动合同期限届满

劳动合同分为固定期限和无固定期限两种形式。当固定期限劳动合同到期时，若双方均无意续签，则劳动合同自动终止。对于无固定期限劳动合同，《劳动合同法》规定了更为严格的解除条件。

2. 约定的终止条件出现

《劳动法》允许用人单位与劳动者在合同中事先约定特定的终止条件（如员工达到退休年龄、完成某项特定工作等）。一旦这些条件达成，劳动合同即可依法终止。需要注意的是，这种约定必须符合法律规定，不得违反公平原则或损害劳动者的合法权益。

3. 用人单位单方解除

在某些特殊情况下，用人单位可以依据法律相关规定，单方面解除劳动合同而无需与劳动者协商一致。

- 劳动者严重违反用人单位的规章制度；

- 劳动者因违法犯罪行为被追究刑事责任；

终止劳动合同与解约函的法律实务指南 图2

- 劳动者在试用期内不符合录用条件。

4. 劳动合同无效

在某些情况下，若劳动合同自始至终存在法律缺陷（如合同内容违背法律法规强制性规定），该合同可能被视为无效。无效劳动合同的终止并不需要提前通知或协商一致，但用人单位仍需对劳动者的权益进行妥善处理。

解约函：终止劳动合同的关键文件

在劳动关系解除过程中，“解约函”是不可或缺的重要法律文书。它是用人单位向劳动者明确表达解除劳动关系意愿的正式文件，也是双方后续权利义务结算的基础依据。

解约函的主要内容

1. 双方的基本信息

包括用人单位名称、及；劳动者的姓名、身份证号码等基本信息。

2. 劳动合同终止的具体原因

必须明确说明终止劳动合同的法律依据，因合同期满、违反劳动纪律或规章制度等。如果涉及劳动者个人行为导致合同终止，则需详细列举相关事实和证据。

3. 劳动关系的终止时间

终止时间应当具体到日期，通常为解约函送达之日或双方协商一致的时间。

4. 经济补偿金或其他费用的支付安排

根据《劳动合同法》的规定，若用人单位单方面解除劳动合同（非过失性解除），则需依法向劳动者支付经济补偿金。在解约函中，应注明补偿金额、支付方式及时间等细节。

5. 其他相关事项

包括劳动者的离职手续办理要求、未结清的工资和福利待遇处理方式以及劳动关系终止后的权利义务声明等。

终止劳动合同与解约函的操作要点

在实际操作中，用人单位和劳动者双方都应当严格遵守法律法规，并按照以下步骤稳妥处理：

1. 确定终止原因

- 若因劳动者过错导致合同终止（如严重违反规章制度、失职行为等），用人单位需收集相关证据并依法作出决定。

- 若因非过失性原因或合同期满终止，应提前通知劳动者并协商一致。

2. 安排内部审批流程

- 终止劳动合同属于重大人事决策，应当经过企业内部的审批程序（如 HR 部门、法务部门及管理层审核）。

- 确保操作符合《劳动合同法》及相关劳动政策的规定，避免因程序瑕疵引发法律纠纷。

3. 撰写并送达解约函

- 解约函的内容应当清晰明确，避免模糊表述。

- 双方签字确认后，用人单位应在规定时间内将解约函送达劳动者手中。建议采取书面送达方式，并保留送达证明（如回执）。

4. 办理离职手续及费用结算

- 按照《劳动合同法》的规定，及时支付劳动者的未结工资、奖金及其他福利待遇。

- 若涉及经济补偿金或赔偿金的支付，需按照法律规定和合同约定执行。

5. 妥善保存相关文件

- 解约函及相关终止劳动合同的证据材料应妥善归档，以备将来可能需要作为法律依据使用。

- 在劳动争议仲裁或诉讼中，解约函往往成为案件的关键证据，因此其真实性和完整性尤为重要。

案例分析：终止劳动合同与解约函的风险防范

案例 1：因合同期满解除劳动关系

某 IT 与其研发部门主管李某签订了一份为期三年的固定期限劳动合同。合同期满前两个月， HR 部门向李某送达了《续签意向书》，但李某表示无意继续续约。经过协商，双方同意在合同到期后终止劳动关系，并由依法支付经济补偿金。

分析：

- 该案例属于典型的合同期满终止情形。

- 应当按照《劳动合同法》的规定，在终止劳动关系后向李某支付相当于一个月工资的经济补偿金（根据工作年限计算）。

- 解约函的内容应包括合同到期时间、终止原因及补偿金额等信息。

案例 2：因劳动者严重解除

某制造企业员工王某因多次迟到早退被发现，且拒绝改正。在一次严重违规后，依据内部规章制度作出了解除劳动合同的决定，并向其发出解约函。

分析：

- 王某的行为符合《劳动法》中规定的“严重违反用人单位的规章制度”的情形。

- 企业在处理此类情况时，必须确保规章制度的合法性和合理性，并在解约函中详细说明解除原因和依据。

- 若劳动者对解除决定不服，可能会向劳动仲裁委员会申请仲裁或提起诉讼。

终止劳动合同与解约函是劳动法领域的重要实务操作环节。用人单位在处理劳动关系解除时，应当严格遵循法律法规的要求，并妥善做好相关法律文书的撰写和送达工作。通过规范化的流程管理和风险防范意识，可以最大限度地降低企业用工风险，维护良好的劳动关系和社会稳定。

对于劳动者而言，在面临劳动关系终止时，也应增强法律意识，积极与用人单位协商解决争议，并在必要时寻求专业法律援助，以确保自身合法权益不受侵害。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）