特殊情况终止合同函的撰写指南-法律实务与注意事项

在商业活动中，因各种主客观因素的影响，合同双方有时需要提前终止合作关系。这种情况下，准确、清晰地制定和发送“特殊情况终止合同函”尤为重要。详细介绍如何撰写这样的函件，并提供需要注意的事项。

特殊情况下的终止合同函

合同终止是指在履行期限届满前，经合同双方协商一致或因法律规定的情形出现，提前解除合同关系的行为。终止合同函作为一种正式通知文件，其目的是明确告知对方将要终止合同，并说明具体原因及后续安排。

这种情况下通常包括但不限于以下几种情形：

特殊情况终止合同函的撰写指南-法律实务与注意事项 图1

1. 对方存在严重违约行为

2. 不可抗力导致无法履行

3. 双方协商一致提前终止

4. 合同约定的特定条件成就

5. 法院或仲裁机构作出终局裁决

撰写特殊情况下的终止合同函的具体步骤

（一）明确基本内容要素

1. 收信人信息：包括对方名称、等

2. 发信人信息：写明我方名称、等

3. 合同信息：列明合同编号、签订日期、主要内容等

4. 终止原因：详细说明终止的具体原因，尤其是特殊情况的描述

5. 法律依据：引用相关法律条款或合同约定内容

6. 具体事项安排：包括后续权利义务处理方式、费用结算等

（二）撰写格式与注意事项

1. 标题应明确标明“关于提前终止XX合同的通知函”等字样，便于对方识别。

2. 部分应包含以下

- 开头问候语；

- 说明来函目的：简要说明本次终止合同的原因及背景。

- 具体说明终止依据：详细列出相关法律条款或合同约定，提供充分的事实依据。

- 列明具体终止日期或其他相关时间节点。

- 安排后续事项：明确双方如何处理未履行完毕的权利义务关系。

3. 结尾部分：

特殊情况终止合同函的撰写指南-法律实务与注意事项 图2

- 完整的声明句：“本函自送达之日起生效。”

- 签订协议的具体日期；

- 盖章要求：公司盖章或授权签字。

特殊情况终止合同函写作要点

（一）引用法律条款要准确规范

在文件中必须明确援引相关法律依据，如《中华人民共和国合同法》第九十三条（协商一致终止）、第九十四条（法定终止情形）等具体条文。必要时可附上相应法律文本或司法解释。

（二）充分履行告知义务

确保对方能清楚理解终止的原因和事实，因此需要在函件中提供足够的证明材料，如违约证据、不可抗力证明等。

（三）保持专业与礼貌的态度

即使是在终止合作的情况下，也应保持专业和礼貌的语气，避免使用过激或不恰当的语言，以维护企业形象。

特殊情况终止合同函写作模板

关于提前终止XX合同的通知函

致：XXX公司：

我方（XXX公司）就双方于XXXX年XX月XX日签订的编号为XXX的《XXXX合同》相关事项通知如下：

鉴于目前出现的特殊情况（如违约行为或不可抗力等），根据《中华人民共和国合同法》第X条及相关法律规定，经研究决定，我方现正式通知贵司：自本函送达之日起，提前终止上述合同。

特此函告。

此致

敬礼！

XXX公司

年 月 日

注意事项与法律风险防范

1. 及时性原则： 发现终止事由后应尽快处理，避免因延迟通知造成损失扩大。

2. 充分证据准备： 收集并保存所有支持终止请求的证据材料。

3. 协商优先： 尽可能通过友好协商解决争议，寻求双方都能接受的解决方案。

4. 咨询专业意见： 在复杂情况下应寻求法律顾问或专业律师的意见，以确保操作合法合规。

随着商业环境日益复杂，正确处理合同终止问题对维护企业合法权益具有重要意义。通过规范撰写和发送特殊情况下的终止合同函，既能有效传达我方意思表示，又能最大程度降低法律风险。希望本文提供的指南能够帮助您在实际操作中做到得心应手、游刃有余。

注：此文章内容仅供参考，具体事项请根据实际情况及专业法律意见处理。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）