解除终止劳动合同存根的法律意义及其实务应用

在劳动法领域，劳动合同的解除与终止是企业人力资源管理中的重要环节。解除或终止劳动合同不仅涉及用人单位与劳动者之间的权利义务关系的终结，还关系到劳动者的社会保障权益、经济补偿等问题。在实际操作中，许多单位对解除或终止劳动合同后的相关手续和存档工作并不重视，认为只要劳动合同已经解除或终止，就无需再留有任何书面记录。这种观点显然是错误的，因为解除或终止劳动合同的相关凭证（以下简称“解除终止劳动合同存根”）在法律实务中具有重要的意义。从解除终止劳动合同存根的概念、法律依据、实际用途以及注意事项等方面进行阐述。

解除终止劳动合同存根的概念与法律地位

解除终止劳动合同存根的法律意义及其实务应用 图1

解除终止劳动合同存根，通常是指用人单位在解除或终止劳动合形成的书面凭证的原始记录件。这种记录通常包括解除或终止合同的具体原因、时间、程序等内容，并由用人单位和劳动者签字确认。解除终止劳动合同存根是整个解除或终止劳动合同过程的重要组成部分，也是劳动关系管理中的重要文件。

根据《中华人民共和国劳动合同法》第七条的规定：“用人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关系。”《劳动合同法》第八条规定：“劳动合同由用人单位与劳动者协商一致，并经双方在合同文本上签字或者盖章后生效。”

由此可知，劳动关系的建立和解除均需要通过书面形式进行确认。而解除终止劳动合同存根作为解除或终止劳动合同程序中的重要载体，其法律地位得到了《劳动合同法》及相关法律法规的支持。

解除终止劳动合同存根在实务中的实际用途

1. 证明劳动关系的终结

解除终止劳动合同存根最直观的作用就是证明劳动关系已经结束。当劳动者与用人单位解除或终止劳动合该凭证能够明确双方不再存在劳动权利义务关系。这种证明力在后续可能发生的相关争议中尤为重要。

如果劳动者在解除劳动关系后提出劳动仲裁或者诉讼，用人单位需要提供证据证明劳动关系已经终结，解除终止劳动合同存根就是一种最直接的证明材料。

2. 作为社会保险和住房公积金转移接续的依据

在劳动者办理社会保障或住房公积金转移时，通常需要提供与原单位解除劳动关系的证明。解除终止劳动合同存根即为这种证明的重要载体。

《社会保险法》第五十条明确规定：“用人单位应当自用工之日起三十日内为其职工向社会保险经办机构申请办理社会保险登记。”当劳动关系终结时，用人单位同样需要及时停止为劳动者缴纳社保费用。而这一过程通常需要以解除终止劳动合同存根作为依据。

3. 处理劳动争议和工伤认定的重要证据

在劳动争议仲裁或诉讼中，解除终止劳动合同存根是判断是否存在合法解除或终止劳动关系的关键证据。如果用人单位未能妥善保存解除终止劳动合同存根，而在劳动者提起劳动争议时无法提供相应证明，则可能承担不利后果。

在工伤认定过程中，解除终止劳动合同存根也是确定劳动关系的重要依据之一。只有通过该凭证能够明确劳动关系的起止时间，才能更好地判断工伤发生的时间段是否在劳动关系存续期间。

4. 保障劳动者合法权益

解除终止劳动合同存根对保护劳动者权益具有重要意义。当劳动者要求用人单位支付经济补偿金时，解除终止劳动合同存根就是证明其有权获得该补偿的重要凭证。在涉及职业病待遇、年休假工资等争议中，这种凭证同样具有不可替代的证据价值。

解除终止劳动合同需要注意的关键事项

1. 确保解除或终止劳动合同的形式合法

根据《劳动合同法》第三十六条至第四十四条的规定，用人单位可以在特定情况下解除劳动合同，并在劳动合同期满后自然终止劳动关系。但这一过程必须遵循法定程序，包括提前通知劳动者、支付经济补偿金（如有必要）等。

需要注意的是，某些类型的劳动合同（如无固定期限合同）的终止条件与固定期限合同有所不同。《劳动合同法》第四十四条规定：“有下列情形之一的，劳动合同终止：…；本项的情形是指劳动合同期满。”

2. 妥善保存解除终止劳动合同存根

实务中，有些用人单位可能认为，只要劳动者离开企业后未立即提起争议，就不再需要保留解除或终止合同的相关凭证。这种做法是极其错误的。

根据《劳动合同法》第五十条的规定：“用人单位应当在解除或者终止劳动合出具解除或者终止劳动合同证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。”《中华人民共和国档案法》也对用人单位保存劳资档案提出明确要求，包括解除或终止劳动合同的相关材料。妥善保存解除终止劳动合同存根不仅是法律要求，也是防范未来争议的有效手段。

3. 送达确认的重要性

在实际操作中，有些单位仅仅将解除或终止劳动合同的书面通知通过内部渠道传达给劳动者，但未进行有效的签收和存档。这种做法存在极大的法律风险。根据《劳动法》第五十条规定：“用人单位应当依法向劳动者支付经济补偿金，并依法为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。”

如果未能证明劳动者已经接收了解除或终止劳动合同的通知，则可能面临被认定解除程序不合法的风险，导致劳动关系仍然被视为存续的不利后果。

4. 严格控制存根的发放范围

在实际操作中，有时会出现劳动者故意藏匿解除终止劳动合同存根的情况。这种情况下，如果用人单位未能妥善保存原始记录件，就可能面临举证困难的问题。

在实务操作中，应确保解除或终止劳动合同的书面材料由单位统一存档，并要求劳动者签收确认。可以采取让劳动者在存根联上亲自签名的方式，保证送达程序的有效性。

解除终止劳动合同存根与劳动争议预防

1. 规范解除终止劳动合同的具体流程

用人单位在处理解除或终止劳动合应当严格遵守以下步骤：

- 审核是否符合解除或终止的条件。

- 确定解除或终止的具体原因和时间。

- 制作并送达解除或终止劳动合同通知书。

- 办理相关的人事档案和社会保险转移手续。

- 完成解除终止劳动合同存根的签署与存档。

2. 避免“事实劳动关系”争议

在实务中，有些单位会在未正式签订书面合同的情况下，通过口头通知劳动者离职的做法。这种做法容易引发的“事实劳动关系”认定纠纷。根据《劳动法》第八十二条的规定，如果用人单位未能及时与劳动者订立书面劳动合同，则需要向劳动者支付双倍工资。

类似地，《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》条规定：“用人单位未按法律规定支付劳动者经济补偿金或者未为劳动者依法缴纳社会保险费的，劳动者以此解除劳动合同。”为了避免相关争议的发生，用人单位必须确保解除终止劳动合同的过程完全符合法律规定。

3. 妥善处理特殊情形下的劳动关系终结

在一些特殊情况下，

- 劳动者严重违反单位规章制度；

- 用人单位被依法宣告破产；

- 双方协商一致解除合同等，都需要按特定程序操作。

尤其是涉及到经济补偿金的支付时，必须严格按照《劳动合同法》第四十六条的规定进行。在处理工伤劳动者或患病员工的劳动关系终止问题时，还应当遵循特别规定（如《工伤保险条例》第三十条、《企业职工带薪年休假实施办法》等的相关条款）。

解除终止劳动合同存根的法律意义及其实务应用 图2

案例分析：解除终止劳动合同存根的重要性

以下是一个典型的案例：

案情概述：某公司因经营不善决定裁员。该公司在未与员工李某签订书面合同的情况下，口头通知李某办理离职手续，并随后停发其工资。李某几个月后以“事实劳动关系”为由提起劳动争议仲裁，要求公司支付欠薪和经济补偿金。

关键问题：

- 公司未与李某签订书面劳动合同的后果是什么？

- 双方是否存在事实劳动关系？

法院裁判结果：

法院最终认定该公司未按法律规定与李某订立书面合同，在解除劳动关系时程序不符合法律规定，因此必须支付相应的经济补偿金以及欠付的工资。

法律启示：

企业应当严格按照《劳动合同法》的规定，及时签订书面劳动合同，并妥善处理劳动关系终结过程中的各项事宜。如果未能做到这一点，则可能在将来面临不必要的争议和损失。

与建议

通过以上分析妥善管理解除终止劳动合同的过程以及规范存根的保存工作，对于维护单位正常运营秩序和避免法律风险具有重要意义。具体而言：

- 建议用人单位建立完善的劳动关系管理制度，明确各个环节的操作流程。

- 对解除或终止劳动合同的相关材料进行分类归档，并定期检查存档情况。

- 加强对人事部门及相关管理人员的培训，确保其熟悉相关法律法规的规定。

- 在发生劳动争议时，及时收集和提供解除终止劳动合同存根等证据材料。

规范管理解除终止劳动合同的过程不仅是法律的要求，更是企业风险管理的重要组成部分。通过完善内部制度、加强流程管理和人员培训等措施，可以有效避免因程序不当引发的法律纠纷，保障企业和员工双方的合法权益。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）