履行合同函格式|法律实务指南与操作规范

作为一名长期从事企业法务工作的从业者，在处理各类商务和交易过程中，难免会遇到需要签订合同的情形。无论是日常的采购、销售，还是复杂的对外投资或工程项目，合同都是规范双方权利义务的重要法律文件。在这"履行合同函"作为一种常见的法律文书，在实际操作中扮演着关键角色。

履行合同函的基本含义

履行合同函，顾名思义是一种用于证明合同履行情况的正式文件。它通常由一方或多方共同签署，用以确认项合同义务已经按照约定完成。在实践中，履行合同函具有多重功能：它可以作为双方都已经履行各自义务的书面凭证；在发生争议时，它可以作为重要的证据材料使用；通过签订履行合同函，双方还可以再次确认彼此之间的权利义务关系。

从法律性质上来看，履行合同函属于"债权债务结算证明"的范畴。根据《中华人民共和国民法典》第五百二十八条规定："合同当事人一方已经按约定履行完其义务时，另一方应当接受并及时进行结算和支付相应的价款或报酬。在实际操作中，完成这一过程的书面证明就是我们通常所说的履行合同函。

履行合同函格式|法律实务指南与操作规范 图1

履行合同函的基本分类

根据不同的应用场景和法律关系，履行合同函可以分为以下几种常见类型：

1. 基础履行确认函

这是应用最为广泛的类型，主要用于双方已经完全按照合同约定完成各自义务的场景。在买卖合同中，卖方已经交付货物，买方已经支付货款之后，双方可以通过签订此类函件来确认交易完成。

2. 分阶段履行确认函

在一些较为复杂的商业或工程建设项目中，合同义务可能会划分为多个阶段。在每一阶段义务完成后，双方都可签署相应的履行确认函。

3. 部分履行确认函

当一方因故无法完全履行合同义务时，可以先签订部分履行确认函，对已经完成的部分进行确认，对未履行部分作出相应安排。

4. 终止履行确认函

在些情况下，合同可能会提前终止。如果是因为不可抗力等客观原因导致的合同终止，则双方可以通过签署此类函件来明确各自的权利义务关系。

5. 备忘录性质的履行确认函

有时双方可能不会直接按照严格的法律程序签署正式的履行文件，而是通过备忘录的形式记录下各自的履行情况。这种做法虽然不如正式履行合同函具有法律效力，但在些情况下也能够起到初步确认的作用。

履行合同函的主要内容

为了确保履行合同函的有效性和法律效力，在实际操作过程中应当注意以下几点：

1. 明确的合同关系

函件中必须清晰地载明对应的主合同编号、名称以及签订时间等信息，以便能够与原合同相对应。

2. 具体的履行事项说明

需要详细列出已经完成的履约事项。应当尽量具体，包括完成的时间、地点、数量（或质量）等关键要素。

3. 双方签字盖章确认

函件必须经由双方当事人签字并加盖公章。对于一些重要的合同关系，还可能需要法定代表人亲自签署。

4. 生效条件和时间

在函件中应当明确其生效的日期，以及是否需要其他附加条件。通常情况下，只要双方签字盖章完成，履行合同函即告生效。

5. 法律适用条款

对于一些较为复杂的商业关系，还可以在履行合同函中加入必要的法律适用说明，以确保文件本身的合法性。

履行合同函的使用场景

了解完基本的概念与类型后，我们再具体来看一下履行合同函有哪些常见的应用场景：

1. 确认收货或付款

在买卖合同中，买方收到货物后应当及时向卖方出具盖章的确认函；同样，在完成款项支付后，付款方也可以要求收款方提供相应的证明文件。

2. 工程竣工验收

在建筑工程项目中，总包方在完成全部施工任务并通过验收之后，往往会与分包方以及业主方签订一系列履行确认函，明确各方的责任与义务。

履行合同函格式|法律实务指南与操作规范 图2

3. 广告服务确认

广告公司在为客户提供服务后，通常会要求客户签署服务确认函，以确认广告投放的时间、内容以及费用等关键信息。

4. 知识产权转让

在技术转让或专利权转让过程中，双方在完成交割程序后应当签订相应的履行合同函，对技术资料的交付情况作出书面确认。

5. 法律服务

律师事务所在为客户提供法律服务之后，也往往会通过签署相应的确认函来明确服务质量、收费等问题。

如何制作规范的履行合同函

经过多次实务操作后发现，要制作一份规范的履行合同函，需要注意以下几个关键点：

1. 使用标准格式

建议参考已有的标准化样本，在确保内容完整性的前提下进行调整。这样做不仅能够提高效率，还能降低法律风险。

2. 信息准确无误

无论什么类型的文件，准确性都是最重要的。在填写合同编号、时间、金额等关键字段时必须格外仔细。

3. 条款表述清晰

避免使用模糊不清的表述，所有涉及权利义务的内容都应当尽量明确具体。

4. 及时签署并留存证据

签订履行合同函后应立即由双方各自存档。必要时可采取公证手段，进一步增强文件的法律效力。

5. 专业意见

对于一些复杂的交易关系，在制作履行合同函之前最好能够征询专业律师的意见，确保整个过程合法合规。

典型案例分析

为了更直观地理解履行合同函的应用，我们可以来看一个实际案例：

广告公司为一家汽车制造企业提供了半年的广告服务。双方在签订合约定：广告公司在规定时间内完成指定数量和内容的广告投放任务；汽车制造商则需支付相应的服务费用。

六个月的服务期结束后，广告公司完成了所有约定的广告投放任务，并向客户提交了详细的报告。为了证明已经履行完毕合同义务，广告公司要求对方签署一份完成确认函。经过双方协商一致，最终达成以下条款：

1. 本函证明甲方（广告公司）已按照《广告服务合同》（编号：2023-AD-01）的约定，完成了全部广告投放任务。

2. 双方确认，截至2024年6月30日，乙方（汽车manufacturer）应当支付给甲方的广告服务费用共计人民币壹佰万元整（￥1,0,0.0），已经支付完毕。

3. 本函自双方签字盖章之日起生效。

这个案例中的履行合同函虽然简短，但涵盖了时间、内容、金额等关键要素，能够有效证明各方的履约情况。

法律风险防范建议

在实际操作中，需要注意以下几点法律风险：

1. 避免重复或遗漏条款

在设计履行合同函时应当仔细核对主合同内容，确保不出现与原合同相矛盾的表述。

2. 关注管辖权问题

如果涉及跨地区交易，还需要注意选择合适的争议解决和管辖机构。

3. 保存原件的重要性

尽量要求对方提供签字盖章后的原件留存，以防万一发生争议时可以作为证据使用。

4. 定期审查文件内容

针对不同类型的合同关系，应当制作相应的履行合同函模板，并进行定期更完善。

一份规范的履行合同函不仅是商业活动的重要凭证，更是维护双方权益的有效工具。通过本文的梳理和分析，希望能够帮助读者更好地理解如何正确使用与制作这类法律文件，在实际工作中避免不必要的法律风险。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）