终止或解除劳动合同证明书的法律实务与注意事项

在现代企业人力资源管理中，终止或解除劳动合同证明书（以下简称“证明书”）是一项极为重要的法律文书。根据《中华人民共和国劳动法》和《中华人民共和国劳动合同法》的相关规定，证明书不仅是劳动者与用人单位之间结束劳动关系的法定凭证，也是保障劳动者合法权益的重要依据。从法律实务的角度，详细探讨终止或解除劳动合出具证明书的注意事项、格式要求以及可能出现的争议问题。

终止或解除劳动合同证明书的基本概念

终止或解除劳动合同证明书是指用人单位与劳动者在依法结束劳动关系时，由用人单位出具的书面文件。该证明书应当载明劳动者的姓名、身份证号码、入职时间、离职时间、工作岗位以及其他必要的信息，并加盖用人单位公章或人事部门章。证明书的主要目的是证明双方劳动关系的终止或解除，并为劳动者后续求职、社会保险转移等事项提供依据。

出具终止或解除劳动合同证明书的情形

终止或解除劳动合同证明书的法律实务与注意事项 图1

根据《劳动合同法》的规定，劳动关系的终止或解除可以分为以下几种情形：

1. 协商一致解除

根据《劳动合同法》第三十六条的规定，用人单位与劳动者协商一致，可以解除劳动合同。用人单位应当及时向劳动者出具解除劳动合同证明书，并依法支付经济补偿金。

2. 用人单位单方解除

根据《劳动合同法》第三十九条和第四十条的规定，用人单位在劳动者严重违反公司规章制度、患病或非因工负伤无法继续工作等情况时，可以单方面解除劳动合同。用人单位仍需向劳动者出具解除劳动合同证明书。

3. 劳动合同期满终止

根据《劳动合同法》第四十四条的规定，劳动合同期满后，双方未续订劳动合同的，劳动关系自然终止。此时，用人单位应当向劳动者出具终止劳动合同证明书。

4. 劳动者提出辞职

根据《劳动合同法》第三十七条的规定，劳动者在提前通知用人单位的情况下，可以解除劳动合同。在这种情形下，用人单位仍需依法为劳动者办理离职手续，并出具终止或解除劳动合同证明书。

终止或解除劳动合同证明书的格式与内容

为了确保证明书的合法性和有效性，其内容应当符合以下要求：

1. 基本信息

劳动者的姓名、身份证号码；

具体的工作岗位；

入职时间和离职时间。

2. 劳动关系终止或解除的原因

用人单位应当在证明书中明确载明劳动关系终止或解除的具体原因，“合同期满”、“协商一致”等。如果涉及解除，则应当简要说明劳动者违反规章制度的事实。

3. 经济补偿情况

如果属于用人单位单方解除劳动合同且符合支付经济补偿金的情形（如过失性辞退），证明书中应当注明是否需要支付经济补偿金及相关金额；如果是非过失性解除或合同期满终止，则无需提及经济补偿金。

4. 签字盖章

证明书应当由用人单位加盖公章或人事部门专用章，并由劳动者的直接上级或人力资源部门负责人签字确认。劳动者本人也应当在证明书上签字确认，除非因用人单位过错导致劳动关系解除（如拖欠工资、未缴纳社会保险等），此时劳动者有权拒绝签字。

出具终止或解除劳动合同证明书的注意事项

1. 合法性原则

用人单位在出具证明书时，必须严格遵守相关法律法规的规定，不得捏造事实或者遗漏重要信息。在劳动者因病或非因工负伤的情况下解除劳动关系，必须符合《劳动合同法》第四十条关于医疗期的规定。

2. 及时性原则

根据《劳动合同法》第五十条的规定，用人单位应当在解除或终止劳动合出具证明书，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。如果用人单位未及时出示证明书，可能面临劳动行政部门的处罚，或者承担相应的赔偿责任。

3. 真实性原则

证明书的内容必须真实、准确，不得包含虚假信息或者误导性陈述。如果因证明书内容不实导致劳动者受到损害（因证明书中记载的离职时间与实际不符而影响其后续就业），用人单位可能需要承担相应的法律责任。

4. 协商解决争议

如果劳动者对证明书的内容有异议，应当及时与用人单位沟通协商，并在知道或应当知道解除或终止事实之日起六十日内向劳动仲裁委员会申请劳动仲裁。如果不服仲裁结果，还可以依法提起诉讼。

终止或解除劳动合同证明书的常见争议

1. 未按时出具证明书

一些用人单位因内部管理不善或其他原因未能及时为劳动者出具证明书，导致劳动者在求职时遇到障碍或者无法办理社会保险转移手续。对此，劳动者可以依法要求用人单位承担赔偿责任。

2. 证明书中记载错误信息

将劳动者的入职时间或离职时间记录错误，或者未如实反映劳动关系的终止原因等。如果这些错误影响到劳动者的合法权益（如经济补偿金的计算），劳动者可以通过劳动仲裁或诉讼途径维护自身权益。

3. 拒绝出具证明书

在某些情况下，用人单位因与劳动者存在争议而拒绝出具证明书，甚至扣留劳动者的档案材料。这种行为违反了《劳动合同法》的相关规定，属于违法行为，劳动者有权要求用人单位改正，并可以向劳动行政部门举报。

案例分析：终止或解除劳动合同证明书的法律风险

案例简介：张某于2019年1月入职某科技公司担任技术员，因工作表现不佳多次受到批评。2021年6月，该公司以张某严重违反规章制度为由解除劳动关系，并为其出具了解除劳动合同证明书。张某认为公司的解除理由不成立，遂向当地劳动仲裁委员会申请仲裁，要求恢复劳动关系并支付工资损失。

争议焦点：

（1）公司是否具备合法解除劳动关系的理由？

（2）公司解除劳动关系时是否履行了法定程序？

（3）证明书的内容是否符合法律规定？

法律评析：

根据《劳动合同法》第三十九条，用人单位可以因劳动者严重违反规章制度而解除劳动合同。但需要注意的是，用人单位必须事先将相关规章制度明确告知劳动者，并在解除劳动关系前履行通知工会的义务。如果公司未能提供充分证据证明张某存在行为，或者未履行相应的程序，则其解除决定可能被视为违法。

与建议

终止或解除劳动合同证明书是企业人力资源管理中的重要环节，也是避免劳动争议的关键环节之一。用人单位在出具证明书时，应当严格遵守法律法规的规定，确保内容真实、合法，并注意以下事项：

（1）按时为劳动者办理离职手续并出具证明书；

（2）不得捏造或夸大事实，避免因错误记录引发争议；

（3）对于存在争议的情况，建议通过协商或法律途径妥善解决；

终止或解除劳动合同证明书的法律实务与注意事项 图2

（4）加强内部培训，确保人事部门了解和掌握相关法律法规。

只有这样，才能在保障劳动者合法权益的维护企业的良好声誉和社会形象。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）