终止员工劳动合同通知书的撰写及法律风险防控

在现代职场环境中，劳动关系的解除是 HR 和企业管理者不可避免的话题。尤其是在经济形势多变的情况下，企业可能会面临裁员、优化结构等需求，而作为劳动者，也可能因为各种原因选择离开工作岗位。在这"终止员工劳动合同通知书" 的撰写显得尤为重要，因为它直接关系到企业与员工之间的权利义务是否能够妥善处理，也涉及到法律风险的防控问题。

终止员工劳动合同通知书？

终止员工劳动合同通知书，是用人单位或劳动者根据《中华人民共和国劳动法》和《中华人民共和国劳动合同法》的相关规定，在劳动合同的有效期内提前通知对方解除劳动关系的一种书面文件。这种通知书通常适用于以下几种情况：

1. 协商一致解除：企业与员工在平等自愿的基础上达成一致意见，提前终止劳动关系。

终止员工劳动合同通知书的撰写及法律风险防控 图1

2. 试用期解除：企业在试用期内发现员工不符合录用条件，依法通知员工解除劳动合同。

3. 解除：员工严重违反了企业的规章制度，甚至触犯了法律，企业依据内部管理规定和法律规定解除劳动关系。

4. 医疗期满解除：员工因患病或非因工负伤，在规定的医疗期满后无法继续从事原工作，也无法从事企业另行安排的其他工作的情况。

5. 客观情况变化导致解除：由于企业转产、技术革新或者其他客观经济形势的变化，导致劳动合同无法履行的情况下。

在实际操作中，这类通知书需要严格遵循法律规定的内容和形式要求，避免因程序或内容上的瑕疵而导致不必要的法律纠纷。

终止员工劳动合同通知书的撰写要点

为了确保合同解除行为合法有效，企业 HR 在撰写 termination notice 时应当注意以下几点：

1. 合法性审查：

要确认解除劳动关系的情况是否符合《劳动合同法》的相关规定，是否存在法定不得解除或禁止解除的情形（如孕妇、哺乳期女员工的保护等）。

如果是因为员工过错（如严重、失职行为等），需要确保该行为达到了法律规定的企业可以单方面解除合同的程度。

2. 事实依据明确：

若是因员工违反规章制度而解除劳动关系，应当在通知书中详细列举具体的行为事实，并附上相关的证据材料。考勤记录显示某员工连续多次迟到早退，甚至旷工；或者员工未经批准擅自泄露企业商业秘密。

如果是因为医疗期满或其他客观原因解除，则需要明确说明相关事实依据，如医疗期的起止时间、企业的调岗安排情况等。

3. 格式规范：

文件标题应当明确标示为"终止劳动合同通知书"或"解除劳动合同通知书"。

内容应包括双方的基本信息（姓名、岗位、劳动合同期限等）、解除合同的具体事由、相关法律依据条款以及送达等内容。

通知书中还应载明送达回执，确保员工签收确认。

4. 送达程序合规：

在准备好相关文件后，企业应当通过适当的途径将通知书送达到员工手中，并保存送达证据。常见的送达包括：直接送达（由 HR 或专人直交员工并签字）、邮寄送达（需保留EMS回执）或公证送达（针对难以联系到的员工）。

5. 附带手续完善：

终止劳动关系后，企业应当依法为员工办理档案和社会保险关系转移手续。如果符合领取失业保险金条件的，应向员工说明相关流程和所需材料。

及时结清工资及其他福利待遇（如未休年假工资、解除合同经济补偿等）。

终止员工劳动合同的常见法律风险

尽管企业在劳动法框架下拥有一定的用工自主权，但在实际操作中仍可能面临多种法律风险：

1. 违法解除合同：

如果企业违反《劳动合同法》规定单方面解除劳动合同，轻则需支付双倍经济补偿金（即赔偿金），重则可能被认定解除行为无效，要求继续履行劳动合同。

2. 证据不足或程序瑕疵：

若企业在解除劳动关系的过程中未能提供充分的证据证明对方有过错，或者没有依法履行提前通知等程序义务，可能导致被迫支付更多的经济补偿甚至败诉。

3. 员工情绪抵触：

单方面解除劳动合同可能会引发员工不满，导致劳动争议投诉或群体性事件。尤其是在企业内部管理不够规范的情况下，更易引起员工的对立情绪和媒体的关注。

4. 赔偿责任加重：

在某些情况下，如果劳动者因用人单位违法解除而主张赔偿，后者不仅要支付工资差额、经济补偿金，还可能面临更多的惩罚性赔偿。

如何防范终止劳动关系中的法律风险？

为了降低法律风险，企业在处理与员工的劳动关系时应当：

1. 完善规章制度：

制定详细的《员工手册》或《劳动纪律规定》，列明各类行为的具体界定和相应的处理措施。

确保这些制度经过民主程序讨论通过，并已向全体员工公示。

2. 建立健全奖惩机制：

对于员工的奖惩行为，应当依据既定的标准进行操作，避免主观性和随意性。在作出严重处罚决定前，最好事先与员工沟通并给予改正机会。

3. 加强培训和指导：

定期对 HR 人员和管理层进行劳动法相关培训，提高他们在处理劳动关系时的法律意识。

遇到复杂情况时，可以专业律师的意见，确保操作流程合法合规。

4. 注重沟通技巧：

在向员工送达解除劳动合同通知书时，应当选择合适的时机和场合，避免激化矛盾。可以通过面谈的与员工进行沟通，了解其真实想法并尽可能做好解释工作。

5. 保持记录完整：

无论是日常的考勤记录、绩效考核结果，还是行为的处理记录，都应当妥善保存以备不时之需。这样不仅有助于证明企业的管理合法性，也可以在劳动争议纠纷中维护自身权益。

终止员工劳动合同通知书模板

以下是一个通用版的《解除/终止劳动合同通知书》参考模板：

解除/终止劳动合同通知书

致：____先生（女士）

根据《中华人民共和国劳动合同法》第____条的规定，我公司经研究决定，将与您于____年____月____日正式解除双方签订的劳动合同。

解除原因：

1. 您在工作中存在以下问题：________________________________________________________________；

2. 以上行为已经违反了我公司的相关规定，并且符合《劳动合同法》第____条（或第____条）关于可以解除劳动合同的情形。

请您于接到本通知之日起，及时办理工作交接手续。公司将在您办结所有手续后的____个工作日内依法为您支付未结算的工资及其他应得款项。

终止员工劳动合同通知书的撰写及法律风险防控 图2

特此通知。

________________________公司

日期：____年____月____日

终止员工劳动合同通知书是企业人力资源管理中的一项重要工作，看似简单却涉及诸多法律细节和实践操作要点。作为企业管理者和 HR 人员，必须熟悉《劳动法》和《劳动合同法》的相关规定，规范操作流程，并在必要时寻求专业法律支持，以最大限度地降低企业的法律风险。

企业还应当注重与员工的沟通，尽量通过协商的方式解决问题，在维护自身合法权益的也展现出企业的社会责任感和人文关怀。只有这样，才能真正实现劳资关系的和谐稳定，为企业的持续健康发展奠定良好基础。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）