合同订立管理制度法律实务全解析——从制定到履行的全程指南

在现代市场经济活动中，合同作为民事主体之间设立、变更或终止民事关系的一种重要法律形式，其作用不可替代。而合同订立管理制度，则是确保合同合法、合规、有效实施的重要保障机制。从合同订立管理制度的基本概念出发，结合法律规定与实务操作，全面解析这一制度的内涵、制定程序、法律效力及其风险防范措施。

合同订立管理制度法律实务全解析——从制定到履行的全程指南 图1

合同订立管理制度的概念与意义

（一）合同订立管理制度的定义

合同订立管理制度，是指企业或其他组织为规范内部合同订立行为，确保合同内容合法、合理，并符合组织的经营目标和风险管理要求而制定的一系列规则、程序和标准。它是现代企业管理中不可或缺的一项基础性制度，涵盖了从合同签订前的审查到合同履行完毕后的归档管理的全过程。

（二）合同订立管理制度的意义

1. 规范合同行为：通过建立科学的管理制度，确保合同订立过程符合法律规定，避免因程序瑕疵导致的法律风险。

2. 防范商业风险：通过对交易相对方的资质、履约能力等进行审查，降低合同履行中的违约风险。

3. 提升管理效率：统一的合同管理制度能够减少重复劳动和随意性，提高企业整体运营效率。

4. 维护合法权益：通过规范合同内容，确保企业在合同关系中处于公平地位，避免因条款设计不合理而遭受损失。

合同订立管理制度的核心要素

（一）合同审查机制

合同审查是合同订立管理的关键环节，通常包括以下步骤：

1. 交易相对方资质审核：对合同相对方的主体资格、经营范围、资信状况等进行调查和评估。《中华人民共和国合同法》第五十条规定，法人或者其他组织的代表人超越权限订立的合同无效，因此在订立合必须确认签约人的代理权限。

2. 合同内容合法性审查：对合同条款的合法性进行严格把关，确保不违反法律、行政法规的强制性或禁止性规定。《中华人民共和国民法典》第六百七十条规定了借款合同中利率上限的规定，企业在订立借款合必须遵守该规定。

3. 风险评估与防范：对合同履行过程中可能存在的法律风险进行识别和分析，并制定相应的应对措施。

（二）合同审批流程

为确保合同的合法性、合规性，大多数企业会建立分级审批机制：

1. 一般合同的审批权限：根据合同金额大小或重要程度，确定不同的审批层级。小额合同可能由部门负责人审批即可，而重大合同则需要提交至公司高层决策。

2. 特殊合同的审批要求：某些类型的合同（如涉及关联交易、对外担保等）往往需要经过更为严格的审查程序，并可能需要报备至相关监管部门。

（三）合同档案管理

完整的合同档案是企业开展法律事务的重要依据，也是应对纠纷的关键证据。合同订立管理制度中应明确以下

1. 合同文本的归档要求：包括纸质合同和电子合同的分类存放、编号管理等。

2. 合同履行情况的记录：对合同履行过程中的重要节点进行详细记录，以便后续核查。

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合同订立管理制度的制定与实施

（一）制度起阶段

1. 需求分析：结合企业的实际业务特点和过往合同纠纷案例，明确合同订立管理中的痛点和改进方向。

2. 法律依据梳理：全面收集与合同订立相关的法律法规，确保管理制度的内容不违反法律规定。《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》等都是制定合同管理制度的重要参考资料。

（二）制度审议阶段

1. 内部征求意见：将拟定的合同管理制度提交至相关部门和人员征求意见，并根据反馈进行修改完善。

2. 法律合规审核：由企业法务部门或外聘法律顾问对制度文本进行法律审查，确保其合法性和可操作性。

（三）制度实施阶段

1. 培训与宣贯：通过内部培训等方式，使全体员工熟悉合同管理制度的具体内容和操作流程。

2. 监督与改进：设立专门的监督部门或指定专人负责合同管理制度的执行情况，并根据实际情况及时调整和完善相关机制。

合同订立管理制度的法律效力

（一）对内效力

1. 约束内部行为：合同订立管理制度一经制定并公示，即成为企业内部的行为规范，全体员工必须遵守。

2. 作为绩效考核依据：在企业内部管理中，违反合同管理制度的行为可能被认定为失职，甚至作为解除劳动合同的依据。

（二）对外效力

1. 对抗相对方抗辩：在某些情况下，如果交易相对方因企业员工的个人行为（如超越代理权限）提出抗辩，企业可以以合同管理制度的存在为由进行抗辩。

2. 证明履约能力：在商业洽谈中，展示完善的企业合同管理制度，可以增强交易相对方的信任感。

（三）法律责任风险

1. 制度缺失的风险：如果企业未建立有效的合同订立管理制度，可能导致员工因个人行为引发的法律纠纷由企业承担连带责任。

2. 制度瑕疵的风险：如果合同管理制度存在重大缺陷或违反法律规定，可能被认定为无效，进而引发更严重的法律后果。

合同订立管理中的风险防范

（一）强化合同审查环节

1. 优化审查标准：根据业务类型制定差异化的合同审查标准，避免“一刀切”的做法。

2. 引入技术手段：利用人工智能、大数据等技术手段辅助合同审查，提高效率和准确性。

（二）完善应急预案

1. 建立风险预警机制：对高风险合同进行重点监控，并在必要时制定应急预案。

2. 加强外部协作：与律师事务所等专业机构保持密切合作，确保遇到重大问题时能够及时获得法律支持。

（三）注重实操培训

1. 定期开展培训：针对不同岗位员工的具体需求，设计针对性强的培训内容。

2. 模拟实战演练：通过案例分析和情景模拟等方式，提高员工应对合同订立中突发情况的能力。

合同订立管理制度是企业法律风险管理的重要组成部分，其制定与实施不仅关系到企业的合规经营，还直接影响企业的经济效益和社会形象。在未来的发展中，随着法律法规的不断完善和技术的进步，企业需要不断创新和完善合同订立管理制度，以应对更加复杂多变的市场环境。

通过建立健全的合同订立管理制度，并将其落到实处，企业能够在激烈的市场竞争中占据有利地位，实现可持续发展。这一制度也将为企业的长远稳定奠定坚实的基础。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）