采购合同终止函怎么写？法律实务操作指南

在现代商业活动中，采购合同是企业之间建立合作关系的重要法律文件。在实际履约过程中，由于各种不可预见的因素或双方协商一致的情况，合同终止成为不可避免的现实。详细解析如何撰写一份符合法律要求的采购合同终止函，并结合实务操作提供参考。

合同终止的情形

在正式探讨如何编写终止函之前，我们必须明确合同终止的合法情形。根据《中华人民共和国民法典》第五百三十条的规定，合同终止的原因主要包含以下几种：

1. 协商一致解除

双方当事人通过友好协商，达成一致意见，提前终止尚未履行或部分履行的采购合同。

采购合同终止函怎么写？法律实务操作指南 图1

2. 约定条件成就

合同中明确设置了自动终止的条款，如期限届满、特定事件发生等。当这些预设条件满足时，合同将依法终止。

3. 法定解除权行使

若一方违约导致合同目的无法实现，另一方有权依照法律规定或合同约定单方面解除合同。

4. 不可抗力影响

因战争、自然灾害、疫情等不可抗力事件的发生，使得继续履行合同变得不可能或者不必要，此时双方均可申请终止合同。

撰写终止函的注意事项

编写采购合同终止函时，必须严格遵循法律规范和商业惯例。以下是撰写过程中需要注意的关键事项：

1. 格式要求

终止函应采用正式公函的形式，包括以下基本要素：

一般为“关于解除采购合同的函”。

收件人信息：如名称、等。

发件人信息：发函方的名称及。

明确表达终止的意思表示，并附上相关合同编号、签署日期等具体信息。

2. 内容要素

终止函的内容必须清晰明了，包含以下核心要素：

双方的身份确认：确保双方信息无误。

采购合同终止函怎么写？法律实务操作指南 图2

合同的基本概况：包括合同编号、签订时间、合作项目名称等关键信息。

终止事由：明确说明终止的具体原因，并附上法律或合同依据。

协商结果：如涉及协商一致，需说明双方就终止事宜达成的共识。

后续事项：明确终止后双方的权利义务关系，包括尚未结算款项、货物的处理等。

3. 法律效力

终止函需要具备法律效力，因此必须由公司盖章或法定代表人签字确认。必要时，可邀请律师审核，确保文件内容符合法律规定。

终止函模板

以下是一个通用的采购合同终止函参考模板：

关于解除采购合同的函

致：XXX公司（以下简称"贵司"）

本司与贵司于年月日签订编号为的《采购合同》（以下简称"合同"）。根据合同约定及双方协商，现就提前终止合同相关事宜声明如下：

1. 合同概况

合同名称：项目采购合同

合同编号：

签订日期：年月日

2. 终止事由

经双方友好协商，鉴于 [简述终止原因，如"不可抗力因素导致无法履行"或"协商一致解除"]，根据《中华人民共和国民法典》第五百三十条及相关法律规定，双方一致同意提前终止该合同。

3. 权益结算

截至本函发出之日，双方确认已按照合同约定完成相应的权利义务。如有未尽事宜，双方另行协商解决。

4. 声明与保证

本函自签署之日起生效，并视为对原合同条款的合法修改或补充。双方承诺，将全力配合完成上述事项的后续工作。

此致

敬礼！

XXX公司（盖章）

法定代表人：（签字）_____

年月日

终止函送达的有效性

在终止函的实际运用中，确保文件的合法有效送达至关重要。以下几点值得注意：

1. 送达方式

可选择邮寄送达、或当面递交等方式，并留存送达证明。

2. 留存证据

包括签收记录、快递回执等，以备后续可能的法律纠纷。

3. 风险防范

若对方拒绝签收或不予确认，可采取公证送达等方式增强文件效力。

终止函的法律意义

撰写并发送一份规范的终止函不仅是企业解除合同关系的基本要求，更是维护自身合法权益的重要保障。它可以在法律层面上明确双方的权利义务，为后续可能出现的争议处理提供重要凭证。

一份得体的终止函还能有助于企业树立良好的商业信誉形象。在实际经营中，保持与合作伙伴的良好沟通和关系对于企业的长远发展具有重要意义。

常见问题解答

1. 如果合同没有约定提前终止条款怎么办？

若双方希望协商解除合同，在没有相应约定的情况下，仍可通过友好协商一致同意终止，并另行签署书面协议。

2. 终止函是否需要律师见证？

原则上不是必须。但如果对终止函的内容存在争议，或涉及较大金额的经济利益时，建议寻求专业法律人士的帮助。

3. 合同终止后如何处理未履行的部分？

除明确约定外，合同终止不影响各自已履行部分的权利义务关系。对于尚未履行的部分，双方需另行协商或依照法律规定处理。

在撰写采购合同终止函时，企业应始终坚持合法合规的原则，确保文件的完整性和有效性。通过严谨的操作流程和完善的法律风险防范机制，可以帮助企业在复杂的商业环境中更好地维护自身权益，推动合作关系的健康发展。希望本文能为您提供实用的指导和参考！

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）