合同终止的通知函模板范本：如何撰写合法合规的终止合同通知函

在商业合作中，由于各种原因导致合同关系需要提前终止的情况并不少见。无论是基于双方协商一致还是单方行使解除权，合同终止都需要通过正式的通知函来实现。为了确保合同终止的合法性和合规性，当事人应当按照法律规定和合同约定的程序签署书面通知函。

合同终止的条件与程序公正性

根据《中华人民共和国民法典》第五百二十四条至五百二十七条的规定，合同终止的情形主要包括以下几种：

1. 协商一致解除：双方共同同意提前终止合同关系。这种情况下，双方应当达成一致意见，并签署书面协议。

2. 约定解除条件成就：合同中约定的解除条件（如违约条款、不可抗力条款等）成就时，享有解除权的一方可以单方面通知另一方解除合同。

合同终止的通知函模板范本：如何撰写合法合规的终止合同通知函 图1

3. 法定解除权行使：根据法律规定，在出现根本违约、情事变更或其他法定情形时，守约方有权解除合同。《民法典》第五百六十三条规定的解除条件。

4. 预期违约与不安抗辩权的适用：在对方明确表示或以行为表明不履行合同义务的情况下，另一方可以提前终止合同关系。

合同终止的通知函模板要点

为了确保通知函的有效性和法律效力，建议按照以下结构和内容撰写：

合同终止的通知函模板范本：如何撰写合法合规的终止合同通知函 图2

（一） 标题与主题

《关于解除/终止XXX合同的通知函》

主题：明确表明来意和目的，如"我方正式通知解除双方签订的XX合同关系"

（二） 应当包含以下要素：

1. 合同基本情况：

合同编号（如有）

签订时间与地点

订立合同的背景介绍

2. 终止依据：

明确指出终止的具体法律依据，如"根据《民法典》第五百六十三条第X款规定"

或者"根据双方签订的XX合同第X条约定"

3. 通知

告知对方自即日起解除双发的合同关系

说明终止的具体生效时间（如"本通知函送达之日起正式生效"）

要求对方配合完成相关交接工作

4. 善后安排：

提出后续结算事宜，如已履行部分的费用清算、保证金退还等具体要求

约定双方的权利义务关系自终止之时解除，但保修期、质量责任仍需依法依约承担

5. 声明与警告：

告知对方不得干扰甲方后续工作的正常进行

提示违约风险，如"若贵方有任何异议，请在收到本函后个工作日内书面回复"

（三） 结尾部分：

1. 要求签收确认

2. 送达回执要求（如有）

3. 签署日期与盖章

合同终止通知函的注意事项

1. 确保真实性和合法性

每一份通知函都应当加盖公司公章，并由法定代表人或授权代表签字

使用正式的公函格式，避免使用口语化表述

2. 充分留存送达证据

采取快递送达、公证送达等，并保留EMS回执单或其他证明材料

建议通过发送电子版通知函作为辅助证明

3. 严格遵循法律程序

确保终止行为符合合同约定和法律规定，避免因程序瑕疵导致法律风险

在行使法定解除权时，需提供充分的事实依据和法律支持

典型问题案例分析

案例1：甲公司与乙公司签订了一份设备采购合同。后因原材料价格上涨，乙公司明确表示无法按原价履行交货义务。甲公司基于《民法典》第五百二十八条行使不安抗辩权，向乙公司发出终止通知函。

案例2：丙建筑公司与丁监理单位签订了工程监理合同。在施工过程中，丁监理单位因内部管理问题多次未能按时完成监理任务，导致工程进度延误。丙公司在核实相关事实后，依据双方合同中约定的违约条款，向丁监理单位送达了终止合同通知函。

常见误区提醒

1. 混淆解除条件和解除程序：部分企业在行使解除权时，往往只关注解除条件是否成就，而忽视了应当履行的通知义务

2. 忽略证据留存：未妥善保存送达凭证或对方签收记录，可能导致发生争议时处于不利地位

3. 滥用合同终止权：在没有充分依据的情况下随意终止合同关系，可能承担相应的法律责任

合同终止通知函作为民事法律行为的重要载体，既体现双方协议解除的权利义务关系，又可能产生重要的法律后果。在撰写和使用此类文书时，当事人应当特别注意其合法性和程序正当性。建议在处理重大复杂事项时，及时专业法律顾问，以确保合法权益得到妥善保障。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）