如何撰写申请退款并终止合同的法律文书

在商业活动和社会交往中，因各种原因需要申请退款并终止合同的情况屡见不鲜。无论是因为合同履行障碍、双方协商一致，还是因一方违约导致合同解除，撰写一份合法合规的退款及终止合同申请书至关重要。结合相关法律规定和实务经验，详细阐述如何撰写此类法律文书。

申请退款与终止合同的基本原则

在申请退款并终止合必须遵循以下几个基本原则：

1. 合法性原则

根据《中华人民共和国合同法》相关规定，合同双方的权利义务关系受到法律保护。任何一方要求终止合同并申请退款，都应当基于事实和法律规定提出合理请求。

如何撰写申请退款并终止合同的法律文书 图1

2. 平等协商原则

双方在自愿、平等的基础上通过友好协商解决争议，是处理合同纠纷的首选方式。即使最终需要通过诉讼或仲裁解决，书面协商记录也具有重要的法律意义。

3. 证据充分性原则

充分、完整的证据是支持退款请求和终止合同的核心要素。所有相关文件（如合同文本、付款凭证、沟通记录等）都应当妥善保存，并在申请书中予以列举。

4. 程序合规性原则

按照合同约定的争议解决程序或法律规定的方式提出退款及终止合同请求，是确保诉求顺利实现的关键。

撰写退款和终止合同申请书的基本步骤

1. 明确基本事实

开头部分应简要陈述双方基本情况（如公司名称、法定代表人、等）。

明确合同签订时间、地点及合同编号，确保信息准确无误。

2. 列举事实与理由

详细列出申请退款并终止合同的事实依据，包括但不限于合同履行情况的变化、违约行为的具体表现形式及其对双方权益的影响。

引用相关法律条款支持诉求的合法性。在融资租赁合同中因承租人逾期支付租金导致合同解除，可依据《中华人民共和国合同法》第二百三十四条及相关司法解释。

3. 明确请求事项

清晰地提出退款金额、退还方式以及终止合同的具体要求。如：“请贵方于收到本函之日起15日内向我司退还租赁设备保证金共计人民币X万元，并立即终止双方签订的融资租赁协议。”

常见合同类型下的退款及终止申请书

（一）买卖合同中的退款请求

在买卖合同纠纷中，买方或卖方因对方违约要求解除合同并申请退还定金或已支付货款时，应严格按照以下步骤撰写申请书：

1. 事实陈述

明确描述货物质量瑕疵、未能按时交付或其他违约行为的具体情形。

2. 法律依据

引用《中华人民共和国合同法》第六十条、百零七条等法律规定论证解除合同的合法性。

3. 退款金额要求

具体列出应退还款项数额，并说明计算方式（如定金双倍返还或已付货款全额退还）。

（二）租赁合同中的终止申请

在设备融资租赁关系中，承租人因经营状况恶化或其他客观原因无法继续履行合应：

1. 协商解除

尝试与出租人友好协商，就提前退租达成一致意见，并签署书面协议明确双方权利义务。

2. 单方解除（如协商未果）

在充分证据支持下依据合同约定或法律规定行使解除权。根据《中华人民共和国合同法》第九十四条第(五)项规定，行使不安抗辩权解除租赁合同。

3. 妥善处理设备交接

明确退还设备的具体型号、数量，并就未支付租金的结算方式达成一致意见。

（三）服务合同中的退款与终止请求

当消费者在预付式消费中遭遇服务质量问题或商家单方面违约时，可采取以下措施：

1. 依据《中华人民共和国消费者权益保护法》主张权利

提出解除合同并退还全部预付款项的诉求。

2. 向相关监管部门投诉

在申请书中明确列出已向行业协会或政府职能部门反映问题的事实，增强诉求的证明力。

3. 保留相关凭证

包括但不限于服务协议、付款记录及与商家沟通过程中的往来邮件、短信等电子证据。

法律文书写作的注意事项

1. 法律术语使用恰当

使用规范化的法律术语，避免口语化表达。应使用“不可抗力”而非“意外事件”来描述特定情形。

2. 格式规范统一

文书应当采用正式函件格式，包括公司抬头、日期、收件人信息等要素，体现专业性和权威性。

3. 逻辑清晰条理分明

通过分点列述的方式增强文书的可读性，确保事实陈述与法律依据紧密衔接。在列举违约事实时可用“、”等序号词。

4. 保持客观公正态度

文书内容应基于事实和法律，避免情绪化表述或过度主观评价。即使对方存在明显过错，也应以理性和专业的态度提出诉求。

案例分析与实务建议

（一）典型成功案例

某公司曾因供应商未能按时交付货物而遭受经济损失。该公司通过详细列举违约事实并引用相关法律条款，成功促使法院判令解除合同，并全额退还预付款项。

经验

充分准备证据材料是关键。

合法合理地运用法律赋予的权利和程序。

（二）常见误区与风险

1. 忽略时效性

不少当事人往往忽视了提起诉讼或仲裁的时效期间，导致合法诉求因“过了诉讼时效”而被驳回。合同中通常会约定争议解决期限，即使未明确也可依据《中华人民共和国民法通则》相关规定处理。

如何撰写申请退款并终止合同的法律文书 图2

2. 证据不完整

有时由于疏忽，当事人未能妥善保存相关证据，影响了最终的诉求实现。建立完整的文件管理系统至关重要。

3. 盲目主张权利

尽管法律规定了丰富的救济手段，但如果滥用解除权或终止权，也可能面临不利后果。建议在正式提出申请前咨询专业律师意见。

撰写符合法律规范的退款及终止合同申请书需要兼顾事实与法律双重维度，注重文书格式和内容的规范化，注意证据链的完整性。只有这样才能最大限度地保障自身合法权益，确保诉求顺利实现。在具体操作过程中，建议寻求专业律师的帮助，以确保各项程序合法合规，提高胜诉概率。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）