合同到期终止往来函件模板|法律实务中的写作要点与注意事项
全文约250字，请耐心阅读。
在现代商业社会中，合同的签订与履行是企业经营活动中最常见的法律行为之一。在合同期限届满或约定条件成就时，如何妥善处理合同关系的终止往往被视为一个技术性极强的法律问题。特别是当双方需要通过正式的书面函件来通知对方合同期限已到、确认终止事实并明确后续事宜时，这种函件的撰写既需要符合法律规定，又要兼顾商业礼仪与实务操作要求。
从合同到期终止往来函件入手，系统分析其法律属性、写作要点以及注意事项，并提供一份标准模板供实务参考。
合同到期终止往来函件
合同到期终止是指在约定的合同期限届满后，双方根据法律规定或合同约定解除合同关系的行为。在此过程中，一方或双方通过正式的函件形式将合同终止的事实通知对方，并就相关事宜进行说明和确认的过程即为合同到期终止往来函件。
合同到期终止往来函件模板|法律实务中的写作要点与注意事项 图1
这类函件通常具有以下几个特点：
1. 告知性：明确向对方告知合同期限已满的事实。
2. 确认性：对双方的权利义务状态进行确认。
3. 协商性：在终止过程中可能涉及后续事项的协商，如费用清算、资产交接等。
4. 法律效力性：作为合同履行终结的重要凭证，具有明确的法律意义。
合同到期终止函件的撰写要点
1. 标题与编号规范
建议使用"关于XXX合同到期终止事宜的通知"或"XXX合同终止确认函"等简洁明了的标题。
在函件右上角标注文件编号，格式可为：YYYYZXGHXXX。
2. 基本情况说明
收件人信息：明确对方名称、联系、法定代表人姓名及。
发件人信息：包括本司名称、、经办人员姓名及。
3. 合同概况
明确合同编号、签订日期、合作内容概述等基本信息，方便双方核实。
列明合同期限起止时间，强调"现因合同期限届满"的事实性表述。
4. 终止事项说明
声明"本通知函旨在告知贵方，我司认为依据《中华人民共和国民法典》第五百零九条以及双方签订的合同第X条约定，鉴于合同期限已满，现正式通知如下："
必要时可引用具体的法律条款和合同条款。
5. 后续事宜协商
建议性地提出"为确保后续工作顺利开展，请贵方在收到本函后及时与我司联系，商讨具体终止事宜。我司愿意配合做好相关交接工作。"
可列明具体的对接方式和时间要求。
6. 法律保留
表达依法维权的立场："如贵方对此存有异议，请于收到本函后15日内书面通知我司，否则我司将视为贵方认同本终止事实，并有权采取进一步措施维护我司合法权益。"
7. 结尾格式
落款部分应包括名称、日期及经办人员签名。
附件说明：如合同副本、往来邮件截图等。
合同到期终止往来函件模板|法律实务中的写作要点与注意事项 图2
合同到期终止函件的注意事项
1. 核实合同期限与终止条件
在发出正式通知前，务必备查双方合同文本，确认合同期限是否届满以及是否存在其他约定的终止情形。
需注意区分"到期终止"和"提前解除"的情形，避免混淆。
2. 保持专业与礼貌的语气
文函需客观、严谨，既不失专业性，又应体现商业礼仪。
避免使用含糊不清的语言，防止歧义产生。
3. 做好证据留存工作
通过 EMS 或其他有记录的快递发送函件，并妥善保存送达证明和签收记录。
所有往来邮件、函件均应归档备案，以备不时之需。
4. 可能发生的争议预防
对于可能出现的异议，应在函件中明确回应口径。
必要时可法律顾问或召开内部会议讨论确定最终表述内容。
5. 注重时间安排
函件应尽早发出，确保在合同期限届满前完成必要的准备工作。
给对方合理的答复期限，一般为收到函件后1530天内较为合适。
合同到期终止函件模板
以下是一份标准的合同到期终止函件参考模板：
关于XXX合同到期终止事宜的通知
致：XX公司
收件人：XXX 先生/女士
发件人：XX公司
联系人：XXX 先生
日期：XXXX年XX月XX日
编号：YYYY-ZX-GH-XXX
尊敬的XX公司：
我司与贵司于XXXX年XX月XX日签订的编号为XXX的《XXX合同》（以下称"本合同"），合同约定的合作期限现已届满。根据《中华人民共和国民法典》第五百零九条以及本合同第X条之规定，鉴于合同期限已满，我方正式通知如下：
合同终止
1. 本合同至XXXX年XX月XX日正式到期终止。
2. 双方基于本合同所产生的权利义务关系自本通知函送达贵司之日起解除。
后续事项
请贵公司在收到本函后及时与我司联系，商讨合同终止后的相关事宜。包括但不限于费用结算、资产交接等具体事项。我司将全力配合做好各项善后工作。
法律保留
如贵公司对本通知函内容有任何异议，请于收到本函后15日内以书面形式向我司提出。逾期未提出的，我司将视为贵司认同本终止事实，并有权采取一切合法措施维护我司的合法权益。
特此通知。
此致
敬礼！
XX公司（盖章）
授权代表：XXX（签字）
日期：XXXX年XX月XX日
附件：
1. 合同副本复印件
2. 往来邮件截图
与建议
合同到期终止事项的妥善处理不仅关系到双方合作关系的和谐与否，更直接影响企业的法律风险控制。一份规范完善的合同终止函件应注重事实陈述的准确性、权利义务的明确性以及后续安排的周全性。
建议企业在实务操作中：
1. 建立统一的函件模板并在组织内部推广使用。
2. 设立专门人员负责此类函件的制作和发送工作，确保流程规范。
3. 定期开展合同管理培训，提升相关人员的专业素养。
（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）