如何撰写终止合同通知：格式、内容与法律注意事项

在商业活动中，合同的终止是常见的现象。无论是由于双方协商一致还是因为一方违约，撰写一份正式且符合法律要求的“终止合同通知”至关重要。详细解析如何撰写此类通知，确保其合法性和效力。

终止合同通知

终止合同通知是指合同一方或双方在决定终止合所发送的书面文件。该通知用于明确表达终止合同的意愿，并说明终止的原因和相关法律依据。这类通知通常具有法律效力，可作为后续纠纷解决的重要凭证。

撰写终止合同通知的基本要求

1. 格式规范

终止合同通知应具备正式的信函格式，包括以下

如何撰写终止合同通知：格式、内容与法律注意事项 图1

“关于终止XXX合同的通知”（标题中的项目名称需根据具体情况进行脱敏处理）。

收件人信息：包括收件方名称或个人姓名、等。

发件人信息：发件方名称或个人姓名、、等，确保信息真实有效。

详细说明终止合同的原因、依据及相关事项。

2. 必要内容

（1）合同基本信息

合同编号：如“HTXXX2023”。

签订日期：具体日期，“2023年5月15日”。

合同双方名称：发件方与收件方的或个人名称。

（2）终止原因及法律依据

详细说明合同终止的具体原因，引用相关法律法规条款。如根据《中华人民共和国合同法》，列举违约事实，并附上相关证据支持。

如因协商一致终止合同，需明确双方达成的共识，并提供相关协议副本作为佐证。

3. 通知送达方式

明确通知的送达方式（ EMS快递、等）。

若通过送达，则应列出双方确认的，并建议在发送后要求对方签收或回函确认。

4. 生效时间说明

明确合同终止的具体日期。通常为通知送达之日，或双方协商约定的其他日期。

特别情况下，如需提前通知，应在通知中注明相关期限（如“本通知自发出之日起30日后正式生效”）。

撰写终止合同通知的关键注意事项

1. 法律合规性

终止合同通知必须符合现行法律法规的要求。在引用《中华人民共和国合同法》相关规定时，应准确无误，并提供相应条款的具体内容（如“第九十四条：有下列情形之一的，当事人可以解除合同”）。

2. 证据完备性

保留所有相关证据，包括往来函件、会议纪要等。

将这些证据作为终止合同通知的附件，确保其法律效力。

3. 送达证明

建议采用具有签收功能的方式（如 EMS快递）发送通知，并要求对方签字确认。送达回执将作为重要证据，在后续纠纷中使用。

4. 语言表达清晰准确

使用正式、严谨的语言，避免模棱两可的表述。确保每一项内容均明确无误，以减少歧义和争议的可能性。

终止合同通知的法律效力

1. 送达有效性

终止合同通知必须实际送达对方手中，才能产生法律效力。未完成送达程序的通知视为无效或不完整。

2. 解除合同的溯及力

合同解除后，双方应停止履行任何尚未执行的义务，并对已履行的部分进行结算。对于因一方违约导致的合同终止，受损方可主张相应的损害赔偿。

案例分析：终止合同通知的实务应用

案例一：因不可抗力事件终止

科技与供应商A签订了一批电子元件采购协议（合同编号为HT-XYZ-2023）。由于 supplier A所在的地区发生了自然灾害，导致无法按时交付货物。经双方协商一致后，需正式终止该合同。

通知

合同基本信息

合同编号：HTXYZ2023

签订日期：2023年1月10日

双方名称：科技（甲方）、供应商A（乙方）

终止原因

根据《中华人民共和国合同法》第六十条，因不可抗力事件导致的无法履行。

生效日期

本通知自送达之日起正式生效。

注意事项：

必须提供相关政府部门出具的不可抗力证明文件，并将其作为附件发送。

若供应商A提出异议或要求赔偿，应在随后的信函中予以回应或协商解决方案。

案例二：因对方违约提前终止服务

IT与外包团队B签订了软件开发协议（合同编号为HT-ABC-2023）。在履行过程中，外包团队未能按期完成项目且多次沟通无果。此时，IT可单方面决定解除合同。

通知

合同基本信息

合同编号：HTABC2023

签订日期：2023年6月1日

双方名称： IT（甲方）、外包团队B（乙方）

终止原因

根据《中华人民共和国合同法》第九十四条，乙方向未能履行主要债务且在合理期限内未改正。

具体证据

包括双方往来邮件、项目进度表、会议纪要等。

注意事项：

确保所有指控均基于真实事实和充足证据，避免无理指责，以防引发不必要的法律争议。

终止合同通知的模板

以下是一个标准的终止合同通知模板，供参考：

关于终止XXX合同的通知

致：____（/先生/女士）

尊敬的_____：

我方（________）与贵方于____年__月__日签订编号为________的《_____合同》。在合同履行过程中，经双方友好协商（或因出现不可抗力事件/对方严重违约），现根据《中华人民共和国合同法》相关规定，我方决定终止该合同。

具体事项如下：

1. 合同基本信息

合同编号：________

签订日期：____年__月__日

2. 终止原因

（详细说明原因，并附相关证据）

3. 生效时间

本通知自送达之日起正式生效。

4. 后续事项

（如需结算、交接等后续安排，请明确说明）

特此通知。

如有任何疑问，我方可在收到本函后____个工作日内与我方（： ______；邮箱 ______）。逾期未回复视同默认本函内容。

此致

敬礼！

________（或个人）

授权代表：________

如何撰写终止合同通知：格式、内容与法律注意事项 图2

日期：____年__月__日

注意事项：

确保所有空白处填写完整，信息真实准确。

若通过送达，请在末尾附上PDF版本的签章文件。

与建议

撰写终止合同通知时，应严格遵守法律法规，并注意以下关键点：

1. 合法合规 — 确保通知内容符合法律规定，避免以不正当理由解除。

2. 证据准备 — 所有声称的理由都需要充分的书面证明材料支持。

3. 送达程序 — 通过可靠发送并保留送达回执，确保法律效力。

希望本文能够帮助您在实务操作中更好地掌握和运用终止合同通知这一工具。若遇到复杂情况或专业问题，请及时法律顾问以寻求专业的法律建议和支持。

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（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）