终止合同请示报告|劳动法视角下的合规与操作指南

在劳动关系中，劳动合同的解除或终止是一个极为重要的环节。用人单位和劳动者在解除劳动合往往需要遵循严格的法律规定，并通过“终止合同请示报告”这一形式，向相关管理部门提出申请或说明情况。这种报告不仅是企业内部管理的重要工具，也是法律合规的关键证明文件。从法律视角出发，详细阐述终止合同请示报告、其作用、编写要点以及实际操作中的注意事项。

终止合同请示报告的定义与作用

终止合同请示报告|劳动法视角下的合规与操作指南 图1

终止合同请示报告是指用人单位在劳动合同到期或因特定原因需要解除劳动合向有关部门提出申请或说明情况的一种正式文件。这种报告通常需要经过企业内部审核流程，并可能提交给劳动行政部门备案。

从法律角度来看，终止合同请示报告具有以下几个重要作用：

1. 明确事实依据：报告需要详细说明劳动合同终止的原因，是否因劳动合同到期、劳动者主动辞职、用人单位解除合同等。

2. 履行法定义务：根据《劳动合同法》的相关规定，用人单位在终止劳动合需向劳动者出具书面证明，并依法支付经济补偿金（如有）。终止合同请示报告是证明用人单位已履行法定义务的重要凭证。

3. 规避法律风险：通过规范的终止合同请示报告，可以避免因程序不当而导致的劳动争议或行政处罚。

终止合同请示报告的核心内容

终止合同请示报告|劳动法视角下的合规与操作指南 图2

1. 基本信息部分

- 用人单位信息：包括企业名称、、法定代表人等。

- 劳动者信息：包括姓名、身份证号码、入职时间、劳动合同编号等。

2. 终止劳动合同的原因

需要明确说明终止的具体原因，并提供相关法律依据或事实依据。

- 合同期满：需注明合同到期日期，证明劳动关系因期限届满自然终止。

- 劳动者辞职：需附上劳动者提交的书面 resignation letter，并经用人单位批准。

- 用人单位解除合同：需说明解除的具体事由（如严重、违反劳动合同约定等），并提供相关证据材料。

3. 经济补偿支付情况

根据《劳动合同法》的规定，除劳动者主动辞职或因过错被用人单位解除合同外，用人单位需依法向劳动者支付经济补偿金。终止合同请示报告中应明确经济补偿的计算方式、金额及支付时间，并附上相关凭证（如工资支付记录）。

4. 其他事项说明

如有其他需要说明的情况，未了结事宜或特别约定，也应在报告中予以注明。

终止合同请示报告的编写要点

1. 法律依据明确

用人单位在编写终止合同请示报告时，必须严格按照《劳动合同法》及相关法律法规的要求，确保内容合法合规。

2. 事实清晰，证据充分

报告中的每一项内容均需基于真实事实，并附上相关证明材料。解除合同的决定需有劳动者的记录、旷工证明等支持文件。

3. 格式规范统一

为便于管理和存档，用人单位应制定统一的终止合同请示报告模板，并要求相关部门严格按照模板填写内容。

4. 内部审批流程完善

终止合同请示报告通常需要经过企业内部多个部门的审核（如人力资源部、法务部等），确保其合法性和合规性。

5. 及时提交备案

根据《劳动合同法》第七条的规定，用人单位在终止劳动合需将相关证明材料报送劳动行政部门备案。报告编写完成后应及时完成备案程序。

实际案例中的争议与解决

案例一：合同期满终止劳动合同

某因合同期满未续签，拟解除劳动关系。在编写终止合同请示报告时，需明确合同期限届满的事实，并附上《劳动合同》复印件及期满通知记录。报告中还需注明，在合同期满前已履行了提前通知义务，并依法支付经济补偿金。

案例二：劳动者严重被解除

某员工因多次旷工、违反劳动纪律被解除劳动合同。在编写终止合同请示报告时，需详细说明事实，并附上《员工手册》、旷工记录等证据材料。报告中需明确在作出解除决定前已履行了通知工会的程序（如适用）。

终止合同请示报告与劳动争议解决

在实际操作中，终止合同请示报告不仅是企业内部管理的重要工具，也是应对劳动争议的关键证据。

- 劳动者提起仲裁或诉讼：如果劳动者对用人单位的解除决定不服，通常会申请劳动仲裁或提起诉讼。在此过程中，终止合同请示报告将成为争议双方的核心证据之一。

- 法院审查依据：法院在审理劳动争议案件时，会重点审查终止合同请示报告的内容是否符合法律规定，并是否存在程序违法的情况。

注意事项与合规建议

1. 加强企业内部培训

用人单位应定期对HR及相关管理人员进行《劳动合同法》及终止合同请示报告撰写的培训，确保相关人员熟悉法律要求和操作流程。

2. 建立风险预警机制

在劳动关系管理中，企业应注重预防劳动争议的发生。在合同期满前及时与劳动者沟通续签事宜，避免因未续签导致的被动局面。

3. 注重证据留存

无论是终止劳动合同还是其他用工行为，用人单位都需注重证据的留存和管理。这包括但不限于劳动合同、工资支付凭证、解除通知记录等。

终止合同请示报告作为劳动关系管理中的重要环节，既是企业履行法定义务的体现，也是降低法律风险的有效手段。用人单位在编写此类报告时，必须严格遵守法律规定，并确保内容真实、合法、规范。只有如此，才能在复杂多变的劳动法环境下，既保障企业的用工权益，又维护劳动者的合法权益。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）