如何有效撰写终止合同条款联系函——法律实务指南

在商业运作和民事活动中，合同是维系双方权利义务关系的重要法律工具。在实际履行过程中，由于各种不可预见的因素或突发状况，合同的提前终止往往成为不可避免的选择。如何合法、合规地终止合同，并通过“终止合同条款联系函”这一书面形式明确双方的权利义务，成为许多企业和个人面临的实务难题。

围绕“终止合同条款联系函”的撰写方法展开深入探讨，结合法律实务中的常见问题和解决方案，为读者提供一份详实的操作指南。文章将以专业的法律视角，分析如何在合同履行过程中运用终止条款，并通过正式的联系函形式妥善处理终止事宜，确保双方权益不受侵害。

“终止合同条款联系函”？

“终止合同条款联系函”是指在合同履行过程中，一方或双方因特定原因需提前解除合通过书面形式向对方发出的通知书。该通知需明确表达终止合同的意愿，并阐明终止的法律依据和事实理由。联系函是合同终止程序中的关键步骤，其内容和形式直接影响到合同终止的合法性和效力。

如何有效撰写“终止合同条款联系函”——法律实务指南 图1

根据《中华人民共和国民法典》的相关规定，合法有效的合同终止必须满足以下条件：

1. 协商一致：双方通过友好协商达成一致意见，并在联系函中明确表示同意终止合同。

2. 约定的终止条件成就：合同中预先约定的终止条件已经发生，不可抗力、违约行为等。

3. 法律规定的情形：如一方无法履行合同义务或继续履行会导致明显不公平的结果。

在撰写“终止合同条款联系函”时，必须严格按照上述法律要求，确保内容符合事实和法律规定。

终止合同条款的合法性分析

在实际操作中，许多企业和个人可能会忽略对终止合同条款的深入研究，导致后续纠纷。为了确保终止程序的合法性和有效性，以下几点需特别注意：

（一）终止合同的基本原则

1. 平等自愿：合同双方必须基于真实意思表示，不得强制或欺诈对方同意终止合同。

2. 诚实信用：在终止过程中，双方应尽到合理通知义务和协助义务，避免因信息不对称导致权益受损。

（二）常见终止情形的法律适用

1. 协商一致终止：这是最常见的终止方式。此时需通过联系函明确双方协商的结果，并签署书面协议确认无误。

2. 约定终止条件成就：如合同中已载明项特定事件的发生将导致合同终止，此时应严格审查该事件是否符合约定的构成要件。

3. 解除权的行使：在不可抗力、违约行为等情况下，一方可以依法行使解除权，并通过联系函正式通知对方。

（三）争议解决机制的重要性

即使在终止过程中发生争议，双方仍需遵守合同中约定的 dispute resolution provisions（争议解决条款）。在联系函中应明确记载已尽通知义务，并建议对方按照事先约定的方式主张权利。

“终止合同条款联系函”的基本结构

为确保联系函内容全面、逻辑清晰，建议采用以下格式：

（一）标题

关于提前终止XXX合同的联系函

（二）部分

1. 致函方信息：包括公司名称/个人姓名、等。

2. 受函方信息：对方公司名称或姓名。

3. 合同基本信息：如合同编号、签订日期、主要内容概述。

4. 终止事由：

- 明确说明合同终止的具体原因，引用合同中的具体条款或相关法律规定。

- 列举必要的事实依据和证据支持（如有）。

5. 协商结果：若双方已达成一致，需详细记载各项协商条款，并建议后续签署《解除协议》或其他补充协议。

6. 后续事项：

- 提醒对方配合办理合同终止的相关手续。

- 约定未结事宜的处理方式，如费用结算、财产移交等。

（三）结尾部分

1. 表达希望对方能配合处理相关事宜的积极态度。

2. 设定回复期限，以便对方在规定时间内提出异议或签署文件。

“终止合同条款联系函”的法律风险防范

为了避免因程序瑕疵引发不必要的纠纷，在实际操作中需特别注意以下几点：

（一）严格按照合同约定行事

如合同中已明确载明终止条件和通知方式，则必须严格遵守。任何偏离约定的终止行为都可能被视为无效。

（二）做好证据保存工作

在发出联系函的应妥善保存相关送达证明（如 EMS 回执、邮件往来记录等），以备不时之需。

（三）谨慎对待违约责任

若因方的过错导致合同提前终止，则需根据合同约定或法律规定承担相应的违约责任。在联系函中需明确区分双方的责任范围，避免模糊表述。

“终止合同条款联系函”的实务案例分析

为了更好地理解其实际应用，我们来看一个典型实务案例：

案情简介：甲公司与乙公司签订了一份为期三年的《协议》，约定期限内共同开发项目。后因政策调整，乙公司未能按期履行付款义务，导致项目停滞。甲公司决定单方面终止合同，并向乙公司发出“终止合同条款联系函”。

分析过程：

1. 违约事实确认：根据协议中关于付款时间的规定，乙公司已逾期支付三期款项，构成根本性违约。

2. 终止条件的满足：合同中已明确约定“如任何一方未能履行主要义务超过30日，则另一方有权解除合同”，符合行使解除权的条件。

3. 联系函的内容要求：

- 清晰记载违约事实和具体条款依据；

- 明确表达终止合同的决定；

- 设定合理的回函期限，并提醒对方配合后续事宜。

如何制作一份合规的“终止合同条款联系函”模板

为了提高效率，建议提前准备一个标准化的联系函模板，并根据具体情况调整内容。以下是一个基本框架：

关于提前终止XXX（合同名称）的联系函

致：XXX公司/XX先生/女士

主题：关于提前终止编号为XXX-XXXXX的《XXX合同》的事宜

尊敬的XXX：

我方（XXX公司/XXX个人）与贵方于年月日签署了编号为XXX-XXXXX的《XXX合同》。根据合同约定，双方内容如下……

在合同履行过程中，由于以下原因导致继续履行合同将对我方的利益造成重大损害/无法实现合同目的：

1. （具体说明终止原因）

2. （如适用）依据合同第条第款的约定，“如发生……情形，则本合同自动终止。”

经友好协商，双方未能就继续达成一致意见。我方现正式通知贵方，依据上述条款及《中华人民共和国民法典》的相关规定，决定提前终止本合同。

请贵方在收到本函后个工作日内签署确认回执或提出书面异议。如未在期限内回复，则视为贵方已同意本终止事宜。

为妥善处理后续事项，请贵方协助完成以下工作：

如何有效撰写“终止合同条款联系函”——法律实务指南 图2

1. （具体事项，如归还物品、结算费用等）；

2. （如有其他事宜可一并列明）。

特此函告！

此致

敬礼！

联系人：XXX

：XXX-XXXXXXXX

日期：XXXX年XX月XX日

通过遵循以上步骤和注意事项，您可以制作出一份合规且高效的“终止合同条款联系函”，最大程度地降低法律风险。在实际操作过程中，还需结合具体案情进行调整，并建议在必要时咨询专业律师的意见，以确保万无一失。

不论是公司还是个人，在面对提前终止合都需谨慎行事。通过制作合规的“终止合同条款联系函”，不仅能有效保障自身权益，还能最大程度地减少潜在争议的发生。希望本文提供的信息能为您提供实际帮助，并祝愿您在处理相关法律事务时一帆风顺！

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）