如何撰写有效的书面终止合同通知：法律实务指南

在现代商业活动中，合同是连接双方当事人的重要法律纽带。在某些情况下，由于各种原因，一方或双方可能需要提前终止合同关系。书面通知成为最为关键的法律文件之一。一份有效的书面终止合同通知不仅能够明确表达当事人的意思表示，还能为后续可能出现的纠纷提供有力的证据支持。

书面终止合同通知？

书面终止合同通知是指一方当事人在认为存在解除合同的事由时，通过正式的书面形式向另一方发出的通知，告知对方其决定终止履行合同义务或者要求对方配合办理终止手续。这类通知通常需要符合一定的法律程序和格式要求，以确保其合法性和有效性。

根据《中华人民共和国民法典》的相关规定，合同双方在协商一致的前提下可以解除合同；在一方存在违约行为或情事变更导致合同无法履行时，另一方有权单方面解除合同。无论是哪种情况，书面通知都是终止合同关系的重要形式，其内容和送达方式直接影响到合同的法律效力。

如何撰写有效的书面终止合同通知：法律实务指南 图1

书面通知的重要性及作用

1. 明确双方意思表示

书面通知能够清晰地表达当事人的意思表示，避免因口头通知可能产生的歧义。通过书面形式，通知人可以明确表达其解除合同的意愿，也能为后续的争议解决提供重要的参考依据。

2. 固定法律事实

书面通知一旦发出并送达对方，即构成一种法律行为。这种行为能够固定双方当事人的权利义务关系，确保各方在法律程序中能够追溯到相关事实和证据。

3. 维护交易安全

在复杂的商业活动中，终止合同可能会对双方的权益产生重大影响。一份完整的书面通知可以在最大程度上保障各方利益，避免因信息不对称或表述不清引发新的纠纷。

4. 符合法律规定的形式要求

根据《民法典》的相关规定，某些情况下合同解除需要符合特定的程序和形式要求。书面通知正是其中不可或缺的一部分。

书面终止合同通知的基本构成要素

一份完整的书面终止合同通知应当包含以下几个部分：

1. 通常为“关于终止履行的通知”或类似表述，能够清晰地表明通知的目的。

2. 通知人信息：包括通知人的姓名（或名称）、、等基本信息。如果通知书是代表单位发出的，则需要明确注明单位名称和授权委托关系。

3. 被通知方信息：同样需要写明对方的姓名、、以及其他必要的身份信息，以确保送达的有效性。

4. 合同基本情况：包括合同编号、签订日期、双方当事人名称以及合同的主要内容等。这些信息有助于明确双方的权利义务关系。

5. 终止事由：这是通知书的核心内容之一。通知人需要详细列举导致合同终止的具体原因，并提供相应的法律依据和事实支持。常见的终止事由包括：

- 协商一致解除：根据《民法典》第562条，只要双方达成一致意见即可解除合同。

- 违约行为：如果对方存在严重违约行为，且符合单方解除的条件（如《民法典》第563条），则可以据此主张终止合同。

- 情事变更：在不可预见的情况下导致合同履行的基础发生变化，双方无法继续履行合也可以依据《民法典》第53条要求解除。

6. 通知的具体内容和要求：在明确终止事由后，还需要具体说明后续事项的处理。

- 要求对方配合办理合同终止的相关手续。

- 明确双方的财产结算事宜（如有）。

- 对未履行部分的安排。

7. 法律责任和权利保留：通知人可以在函件中表明，若被通知方未能在合理期限内配合办理相关事宜，则将采取进一步的法律行动。也要声明保留追究对方责任的权利。

8. 送达及回执要求：为确保通知的有效性，建议明确告知对方如何确认收到通知，并保留送达证明（如通过快递或公证）。

9. 签署和日期：通知人需要在末尾签字盖章，并注明日期。

书面终止合同通知的制作步骤

1. 核查合同条款

在发出书面通知之前，务必对合同的相关条款进行仔细审查。确认是否存在解除合同的权利以及具体的行使条件，避免因操作不当引发新的法律纠纷。

2. 收集相关证据

如果是以违约或情事变为由终止合同，则需要提前收集充分的证据来支持自己的主张。这些证据可能包括聊天记录、邮件往来、会议纪要等，必要时还可以通过公证固定证据。

3. 拟定通知书内容

根据前述要素起正式的通知书，并确保其表述准确、逻辑清晰。对于复杂的法律问题，建议专业律师的意见。

4. 送达并保留证明

及时将通知送达对方，并妥善保存送达凭证。如果采取邮寄送达的，建议使用具有跟踪功能的快递服务（如EMS），以便后续查询和举证。

5. 跟进处理结果

在发出书面通知之后，应密切关注对方的回应。若对方未在合理期限内配合办理相关手续，则需进一步评估是否需要采取其他法律措施（如提起诉讼）。

常见注意事项

1. 保持冷静与克制

面对合同终止的问题时，切勿因情绪化而做出冲动决定。所有行动应当基于事实和法律规定，避免因措辞不当或行为过激引发新的争议。

2. 确保送达的有效性

通知的送达是决定其法律效力的关键环节。如果对方拒绝签收，则应当通过公证等证明已尽到送达义务。

3. 注重沟通与协商

在正式发出终止通知之前，建议尽可能与对方进行沟通，并尝试达成一致意见。这不仅可以减少冲突，还能为后续处理争取更多主动权。

4. 及时专业法律人士

合同终止问题往往涉及复杂的法律规定和实际操作，对于初次面临此类问题的当事人，寻求专业律师的帮助是非常必要的。

参考模板

以下是一个通用的书面终止合同通知模板，仅供参考：

关于终止履行的通知

致：XXX（以下简称“贵方”）

本通知人：XXX（以下简称“本方”），作为与贵方于签订的《》（合同编号：签订了编号为》，约定由双方共同履行相关义务。

如何撰写有效的书面终止合同通知：法律实务指南 图2

2. 终止事由

根据《中华人民共和国民法典》相关规定，并鉴于以下原因：

- 贵方未能按约履行，经本方多次催促仍无改进；（或）

- 因不可抗力或其他客观因素导致合同无法继续履行。（视具体情况填写）

3. 通知内容及要求

鉴于上述情况，本方正式通知贵方：即日起终止履行上述合同。请贵方配合办理以下事项：

（1）完成的交接工作；

（2）结算已产生的相关费用（如有）。

4. 法律责任保留

若贵方未在收到本通知之日起内配合完成上述事宜，本方将保留追究贵方相应法律责任的权利。

特此通知。

联系人：XXX

：XXX

日期：

通过以上步骤和参考模板，相信您已经对制作书面终止合同通知有了更加清晰的认识。在实际操作中，请根据具体情况灵活调整内容，并确保每一步骤都符合法律规定。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）