如何撰写终止劳动合同证明书

2023年12月15日

随着社会经济的发展和法律法规的不断完善，劳动法律关系日益复杂化、专业化。在实务中，企业与员工之间的劳动关系解除情形也呈现多样化趋势。如何准确撰写一份规范、完整且符合法律规定要求的《终止劳动合同证明书》便成为人力资源管理领域的重要问题。从法律专业角度出发，深入阐述撰写该类证明书的注意事项，并提供可操作的方向指引。

何谓终止劳动合同证明书

我们需要明确《终止劳动合同证明书》的概念。根据《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》等法律规定，用人单位与劳动者之间存在劳动关系的基础是依法签订的劳动合同。当劳动合同约定或者法定解除条件成就时，双方的劳动关系即告终结。

如何撰写终止劳动合同证明书 图1

《终止劳动合同证明书》是用人单位向劳动者出具的书面文件，用以证明劳资双方的劳动合同已经终止的事实，并告知相关权利义务事项。该证明书不仅是企业内部管理的重要凭据，也是劳动者办理后续社会保险、求职就业等事务的关键材料。

撰写终止劳动合同证明书的基本原则

在撰写《终止劳动合同证明书》时，需要遵循以下几个基本原则：

1. 合法性原则

必须符合现行劳动法律法规的规定。具体包括：

- 撰写内容不得违反法律强制性规定；

- 不得侵犯劳动者合法权益；

- 完整体现劳动关系终止的法律事实。

2. 规范性原则

证明书的内容和形式应当符合一般公文格式要求，做到要素齐全、表述准确。主要内容包括：

- 当事人信息（用人单位及劳动者的基本情况）；

- 终止劳动合同的事实依据；

- 双方劳动关系的具体起止时间；

- 对终止劳动合同原因的说明；

- 相关后续事项的告知。

3. 真实性和完整性原则

证明书必须基于事实真实情况编写，不得虚构或隐匿重要信息。应完整记录劳动关系存续期间的相关情况，包括但不限于工资支付、社保缴纳等重要事项。

终止劳动合同证明书应包含的主要内容

为了确保《终止劳动合同证明书》的规范性和效力，建议将文件内容划分以下几个部分：

1. 首部

- 一般为《终止劳动合同证明书》；

- 用人单位名称及基本情况（、等）；

- 劳动者的姓名及其身份证信息。

2.

（1）终止合同的事实依据和原因说明

- 明确记载终止劳动合同的具体原因，

- 协商一致解除劳动关系的说明；

- 劳动者严重违反规章制度的情形；

- 因客观情况变化导致无法继续履行劳动合同等。

如何撰写终止劳动合同证明书 图2

- 如根据《劳动合同法》第X条约定或相关规定说明终止事由。

（2）劳动关系存续期间的明确

- 明确双方劳动关系的起止时间，“经核实，XXX与本单位之间的劳动关系自XX年XX月XX日起至XX年XX月XX日止。”

（3）需告知劳动者的事项：

- 劳动合同终止后的权利义务事项；

- 社会保险、经济补偿金等后续处理流程；

- 如何办理档案转移及党组织关系转接等事宜。

3. 尾部

- 用人单位盖章或签字；

- 经手人签名及日期（如需）；

- 特殊情况下的劳动者确认签收记录。

撰写终止劳动合同证明书的注意事项

为确保《终止劳动合同证明书》的合法性效力，特别需要注意以下几点：

1. 严格依法行事

在书写该类证明文件时，必须严格按照劳动法的相关规定办事，不得随意编造或隐匿事实。特别注意在解除劳动合不能违反《劳动合同法》关于“提前通知期限”等强制性规定。

2. 充分沟通与协商

建议用人单位在开具证明书之前，应当与劳动者进行充分的沟通协商，并就双方的权利义务达成一致意见，以避免因解除不当引发劳动争议。

3. 妥善保存文件副本

无论是在劳动者在职期间还是离职后，用人单位都应妥善保管所有人事档案及证明文件。建议一式两份，单位与员工各执一份存档备查。

4. 专业法律顾问意见

在处理复杂的劳动关系终止事项时（如涉经济补偿金、违法解除争议等情况），建议企业及时专业劳动法律师或人力资源管理专家，以确保相关法律风险可控，并最大限度地维护自身合法权益。

终止劳动合同证明书的法律效力

《终止劳动合同证明书》作为记载劳动关系终止事实的书面文件，在各项社会事务中具有重要参考价值。其合法性和规范性不仅影响到劳资双方的权利义务界定，还将在以下方面产生实际效用：

1. 保障劳动者合法权益

劳动者在办理失业登记、享受社保待遇等事项时需要提供该证明。

2. 确定劳动争议处理依据

当发生劳动争议纠纷时，《终止劳动合同证明书》将作为关键证据使用，用于证明双方的劳动合同关系确已解除的事实。

3. 证明用人单位合法合规性

对于依法经营的企业而言，规范出具证明文件是履行法定义务的具体体现，也是企业建立健全内部管理制度的重要表现。

落笔之前的几点思考

在实际操作中，撰写《终止劳动合同证明书》需要综合考虑多个因素。在正式动笔之前，必须做好以下准备工作：

1. 全面审核相关资料

包括但不限于员工入职表、劳动合同文本、考勤记录、工资发放凭证等。

2. 准确判定终止原因

严格按照《劳动合同法》和双方合同约定的内容确定劳动关系终止的具体原因，并在证明书中客观说明情况。

3. 合理评估法律风险

在确保符合法律规定的基础上，预判可能出现的争议点，并妥善做好应对准备。

4. 制定后续操作方案

包括证明书送达、后续工作交接安排等内容，确保劳动关系终止程序完整无缺。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）