终止合同要做哪些准备：全面解析及法律实务指南

在商业活动和社会生活中，合同是连接各方权益和义务的重要纽带。由于各种主客观原因，合同的终止情形时有发生。无论是协商一致终止、基于违约行为终止，还是因不可抗力等法定事由导致的合同终止，都需要经过一系列合法合规的操作程序。终止合同要做哪些准备？从法律实务的角度出发，全面解析终止合同所需准备的各项事宜。

终止合同的概念与法律依据

在正式探讨终止合同所需要做的准备工作之前，需要明确合同终止。根据《中华人民共和国合同法》（已废止，现适用《民法典》）的相关规定，合同终止是指合同权利义务的消灭。合同终止的情形包括：

1. 协议终止：经双方协商一致同意解除合同；

终止合同要做哪些准备：全面解析及法律实务指南 图1

2. 违约终止：一方严重违反合同约定，导致合同目的无法实现，守约方有权终止；

3. 期限届满：合同期限届满自然终止；

4. 法律规定的事由：如不可抗力导致合同履行不可能。

根据《中华人民共和国民法典》第五百六十六条，《民法典》明确规定了合同终止后的结算、清理条款，为终止合同提供了明确的法律依据。

终止合同前需做的准备工作

无论基于何种原因终止合同，在操作过程中都应当遵循合法、合理的原则。以下是终止合同前所必须做的各项准备工作：

（一）审阅并确认合同条款

1. 检查合同的有效性

需要确认合同本身是否有效，包括签订程序是否合法、内容是否存在无效条款等。如果合同自始无效（如一方不具备民事行为能力），则可以直接终止。

2. 梳理合同履行情况

对合同的履行情况进行全面梳理，包括已履行的部分和未履行的部分。重点双方的权利义务是否已经实际履行或部分履行。

3. 识别终止事由

根据合同约定的终止条件或法律规定的情形，确认是否存在终止的合法事由。协议终止需要双方协商一致；违约终止需要具备明确的违约事实和证据支持。

（二）收集相关证据材料

无论采取何种方式终止合同，在法律实务中都需要提供充分的证据支撑。以下几类资料尤为重要：

1. 合同文本

包括原合同、补充协议等所有与合同相关的文件，需核对无误并留存备查。

2. 履行凭证

证明双方已经履行或未履行合同义务的所有材料，如付款凭证、送货单、验收确认书等。

3. 通知函件

如果需要发出解除合同的通知，应当采取书面形式，并通过快递或公证等方式送达对方。函件内容应明确载明终止事由和法律依据。

4. 沟通记录

包括电话录音、聊天记录、邮件往来等，这些都可以作为证明双方协商过程的重要证据。

（三）评估终止合同的法律后果

在决定终止合同之前，必须对终止可能产生的法律后果进行充分评估：

1. 清理与结算义务

根据《民法典》第五百六十七条，合同终止后，尚未履行的债务应当终止；已经履行的部分，双方需进行清算并结清相关费用。

2. 违约责任分析

如果存在违约情形，则需要明确违约方的责任范围，并做好相应的应对准备。如果对方存在违约行为，可以要求其赔偿损失；反之，也需评估自身是否存在过失，避免承担不必要的法律责任。

3. 影响与风险控制

终止合同可能会影响双方的商业信誉、关系，甚至引发诉讼纠纷。在终止前应当充分评估相关风险，并制定应对预案。

具体情形下的终止准备

根据不同的终止事由，所需的准备工作也会有所区别：

（一）协议终止的情形

1. 协商沟通

如果双方同意终止合同，应当通过平等协商的方式达成一致。在此过程中，需重点终止的具体条件和后续事宜，如违约责任的免除、已履行部分的结算等。

2. 签署补充协议或谅解备忘录

达成一致后，应当签订书面协议明确终止事由和后续安排。协议内容应包括但不限于合同终止日期、未履行权利义务的处理方式、损失赔偿等。

（二）违约终止的情形

1. 确认对方存在根本违约行为

违约方的行为是否导致合同目的无法实现，这是判断能否终止合同的关键标准。

2. 收集违约证据

包括但不限于合同约定的违约条款、对方承认违约的书面材料等。

3. 发出解除通知

发出书面解除通知前，应明确终止事由，并引用具体的法律规定或合同条款作为依据。建议通过公证送达或EMS邮寄以固定送达时间。

（三）因不可抗力终止的情形

1. 确认不可抗力事件的发生

根据《民法典》第五百九十条，不可抗力是指不能预见、不能避免且不能克服的客观情况，如自然灾害、战争等。

2. 提供相关证明材料

终止合同要做哪些准备：全面解析及法律实务指南 图2

如政府发布的封锁政策文件、受灾地区的证明材料等，用以证明不可抗力事件的发生及其对合同履行的影响。

终止合同后的法律程序

1. 通知义务履行

合同终止不等于权利义务的自动消灭，应当严格按照法律规定或合同约定的方式送达终止通知。对于需要提前通知的情形（如租赁合同），应特别注意通知期限和方式。

2. 结算与清理债务

根据《民法典》第五百六十七条的规定，双方应当对已履行的部分进行结算，并妥善处理未履行部分。特别是涉及价款支付、货物交付等问题时，需做好详细的账务核对。

3. 备案或登记（如有需要）

如果合同涉及行政许可或其他需备案的事项，则终止后需及时办理相关手续。

案例分析与实务建议

（一）案例：因不可抗力导致的合同终止

公司与国外供应商签订了一批原材料采购合同，约定交货时间为三个月。但后来由于疫情原因，港口封锁导致货物无法按时交付。该公司在收集相关证明材料后，依据《民法典》第五百九十条向对方发出解除通知，并完成了结算。

实务建议：

遇到类似情况时，应时间与对方协商，并固定所有可能导致合同终止的证据。应当注意不可抗力事件对履行的影响范围，并据此作出合理判断。

（二）案例：因违约行为导致的合同终止

建筑公司与承包商签订施工合同，约定工期为一年。但承包商在施工过程中严重拖延进度，导致整个工程项目无法按时交付使用。建筑公司在收集完对方的违约证据后，依据《民法典》第五百七十八条发出了书面解除通知，并要求赔偿损失。

实务建议：

在处理违约终止的情形时，应当特别注意保留完整的违约证据链，并严格按照法律规定行使解除权。

随着经济社会的发展，合同关系日益复杂化和多样化。终止合同作为一种重要的民事法律行为，其操作过程需要谨慎对待。从审阅合同条款到收集证据材料，再到评估法律后果，每一步都需要仔细考量。在数字经济时代，电子证据的保存和使用也成为了新的实务难点。

对于未来的工作，建议企业应当建立健全合同管理制度，特别是在终止环节设置专门的操作流程和审查机制，以降低法律风险。加强法律合规培训，提升员工的风险意识也非常必要。只有这样，才能在复杂的商业环境中更加游刃有余地处理各类合同问题。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）