如何撰写有效的合同履行告知函：法律实务指南

在现代商业社会中，合同作为民事主体之间建立权利义务关系的重要工具，其履行情况直接关系到各方的合法权益。在实际履约过程中，由于各种主客观原因，一方或双方未能按约履行合同的情形屡见不鲜。为维护自身权益，守约方向违约方发送《合同履行告知函》成为一种常见的法律手段。详细解析《合同履行告知函》，其在民商事活动中的作用，以及如何撰写一份符合法律规定、具有实际效力的履行通知。

合同履行告知函的概念与意义

《合同履行告知函》是合同关系中的一方当事人，在对方未按约定履行合同义务时，通过书面形式向违约方提出抗议并催促其履约的通知文件。它是债权人维护自身权益的重要手段，也是债务人表明己方立场和态度的正式声明。

从法律效力上来看，《合同履行告知函》具有以下意义：

如何撰写有效的合同履行告知函：法律实务指南 图1

1. 固定违约事实：通过书面形式明确记录对方未履行或延迟履行合同义务的具体情形。

2. 设定履约期限：给予违约方一定时间限期履行，避免损失扩。

3. 保留诉讼权利：在发生争议时，《告知函》可作为重要证据，证明己方已尽到催告义务。

4. 促进和解：正式的书面通知往往能够促使违约方重新考虑其行为，主动与守约方达成和解协议。

撰写合同履行告知函的关键环节

一份合格的《合同履行告知函》需要包含哪些核心内容？在实务操作中，应当注意以下几点：

1. 基本情况

如何撰写有效的合同履行告知函：法律实务指南 图2

- 收件人信息：明确写明对方公司名称或个人姓名

- 发件人信息：列明己方基本信息

- 日期和编号：便于归档管理

2. 合同背景信息

- 合同编号与签订时间、地点

- 签订的基本内容概述

- 当前履行状态说明

3. 违约事实陈述

- 列举对方未履行或延迟履行的具体情形

- 违约行为对己方造成的具体损失

- 引用合同条款：明确指出违约事实违反了合同中的哪一条款约定

4. 履约要求

- 明确提出具体的履约方式和期限

- 设定合理的回复期限（通常为收到通知后的一个合理期间，如3-10个工作日）

- 规定违约责任：如对方仍不履行将需要承担的法律责任和赔偿责任

5. 声明保留权利

- 表明己方将继续采取进一步措施维护权益

- 声明保留向人民法院提起诉讼的权利

6. 送达确认

- 签收记录：由收件人签字确认接收

- 证据留存：建议通过公证或见证方式固定送达证据

合同履行告知函的实务注意事项

在实际操作中，撰写和发送《合同履行告知函》需要注意以下几点：

1. 严格遵循事实

- 所有陈述应基于客观事实，避免主观臆断

- 确保提出的事实与合同约定相符

2. 语言文明规范

- 使用正式、礼貌的商务用语

- 允许对方陈述和举证的空间

3. 及时送达有效

- 及时性原则：发现违约行为后应当在合理期间内发送通知

- 合法送达：建议采取EMS快递或公证送达等方式，确保送达效力

4. 注重证据留存

- 保存好所有往来函件的副本

- 完整记录合同履行过程中的各项沟通内容

实例分析与实务指南

实例：

建筑公司A与施工企业B签订《建设工程施工合同》，约定由B负责商业广场的土建工程。在实际履约过程中，B因管理不善导致工期严重滞后，在甲方多次催促后仍未能按期完成。此时，A公司应当向B公司发送《合同履行告知函》。

撰写要点：

1. 明确列明B公司的违约事实：具体描述逾期天数、已生效的违约条款

2. 设定合理的履约期限：如"接到本通知后7日内完成整改"

3. 明确后续措施：如未按时履行，将采取暂停支付工程款等措施

文书格式：

1. 合同编号 "关于督促履行《建设工程施工合同》义务的通知"

2. 分段说明违约事实、履约要求和保留权利

3. 结尾附注，便于对方及时沟通

与实务建议

随着市场经济的不断发展，合同关系日益复杂化，合法合规地运用《合同履行告知函》，不仅是维护自身合法权益的重要手段，也是展现企业法律素养的体现。在实际操作中：

1. 建议格式化模板：为提高效率，可在内部制定统一的通知模板

2. 加强风险预警：建立完善的履约监控体系，在违约苗头出现时及时采取措施

3. 注重沟通技巧：既要严格履行程序，也要注意方式方法，避免激化矛盾

《合同履行告知函》作为一项重要的法律工具，在规范合同履行行为、维护市场秩序方面发挥着不可替代的作用。准确运用这一工具，将对企业的合法合规经营产生积极影响。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）