法律实务：合同纠纷通知函的作用与撰写指南

在商业活动中，合同是连接双方当事人权利义务的重要工具。在实际履行过程中，由于各种复杂因素的影响，合同纠纷时有发生。如何有效应对合同纠纷，降低法律风险？“合同纠纷通知函”作为一种重要的法律手段，在企业法务和律师实践中发挥着不可替代的作用。

合同纠纷通知函？

合同纠纷通知函是指在合同履行过程中，当一方认为对方未完全履行合同义务或存在违约行为时，向另一方发出的正式通知文件。该通知函需明确指出合同条款的具体内容以及对方存在的问题，要求对方限期改正或采取补救措施。

从形式上看，合同纠纷通知函主要包括以下要素：

法律实务：合同纠纷通知函的作用与撰写指南 图1

1. 发件人信息：包括发件人的名称、等；

2. 收件人信息：收件方的名称及；

3. 主文部分：需详细列出争议事实和法律依据；

4. 送达时间：明确记载发函的具体日期。

在实践中，合同纠纷通知函既可以作为双方协商解决争议的开端，也可以为后续采取诉讼或仲裁手段提供重要证据支持。

合同纠纷通知函的作用

（一）明确权利义务关系

通过正式函件的形式，将争议事实和法律依据予以详细说明，有助于厘清双方的权利义务关系。这种方式比口头沟通更具权威性和可追溯性。

（二）固定证据链

法律实务：合同纠纷通知函的作用与撰写指南 图2

在民商事诉讼中，证据是决定案件走向的关键因素。一份制作规范的合同纠纷通知函可以作为重要书面证据，证明发件方已尽到告知和催告义务。

（三）促成和解可能性

有的放矢地指出争议点，既表明了严肃态度又便于对方理解问题所在，为后续和解创造条件。在某些情况下，发函本身就能起到警示作用，促使对方主动改正违约行为。

合同纠纷通知函的撰写要点

（一）事实部分要具体明确

必须详细列出合同编号、签订时间、履行情况等基本信息，并明确指出争议事项的具体内容。

"本通知针对的是2023年1月1日签订的《XX工程承包合同》第5条关于质量标准的约定..."

（二）法律依据要充分准确

应当引用具体的法律条款或合同约定，增强函件的权威性。如：

根据《中华人民共和国民法典》第五百七十七条规定...

（三）建议期限要合理

应当给对方一个合理的回复期限，既显示诚意又避免被质疑滥用程序权利。一般来说，7-15天为宜。

合同纠纷通知函的送达与证据保全

专业的送达方式对维护文件效力至关重要。建议采取以下方式：

1. 专人递送：由法务人员或律师直接送达并签收；

2. 邮寄送达：使用EMS等有回执的快递公司，并保存好邮寄单和查询记录；

3. 公证送达：对于重大案件，可选择公证机构进行公证送达。

建议对送达过程全程录音录像，确保证据链条完整。

合同纠纷通知函的法律效力

合同纠纷通知函本身并不是一个独立的法律文书，其效力主要体现在以下方面：

作为初步争议解决的通知文件；

证明发件方已采取必要措施维护自身权利；

在诉讼中作为重要证据使用。

司法实践中，法院会根据案件具体情况判断通知函的效力。如果内容详实、送达程序规范，通常会被采信为有效证据。

合同纠纷通知函是企业法务和律师处理争议的重要工具。它不仅有助于理清双方的权利义务关系，还能为后续法律行动提供有力支持。在实务操作中，应当特别注意发函的规范性和送达的有效性，确保其发挥应有的作用。对于复杂疑难案件，建议聘请专业律师协助处理，以最大限度维护自身合法权益。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）