北京中鼎经纬实业发展有限公司终止供应商合同联络函：法律实务中的关键要素与操作指南

在商业活动中，终止供应商合同是一项常见但也极为敏感的操作。为了确保双方权益，并降低潜在的法律风险，企业通常需要通过正式的“终止供应商合同联络函”来明确表达终止合同的意思并通知对方。从法律角度详细解析这种函件的重要性、使用场景以及如何撰写和发送此类函件。

终止供应商合同联络函？

终止供应商合同联络函是指一方在决定终止与供应商的合向另一方发出的一种正式书面通知。它是合同终止程序中不可或缺的一环，具有法律效力并能够证明双方已就终止事宜达成一致。

这种函件通常包含以下基本要素：

1. 双方的身份信息（公司名称、统一社会信用代码等）

终止供应商合同联络函：法律实务中的关键要素与操作指南 图1

2. 合同编号和签订日期

3. 终止的具体原因（如违约、不可抗力等）

4. 终止生效的时间和方式

5. 后续事项的安排（如未结算款项、交接程序）

发出终止供应商合同联络函前的注意事项

在正式发送终止联络函之前，企业需要做好充分准备，确保操作合法合规。

1. 核查合同条款

要仔细查看双方签订的合同，了解其中关于合同终止的规定。

是否约定提前通知期限

终止条件是什么

是否有违约责任条款

结算和清理义务如何规定

2. 确保合法性

发出终止函必须符合法律规定，并基于充分的事实依据。建议在法律事务部或外部法律顾问的指导下进行。

3. 选择适当的送达方式

根据《民事诉讼法》的相关规定，正式通知通常需要采用以下方式之一：

直接送达（由受委托人签收）

邮寄送达（保留EMS回执）

公证送达

电子送达（需对方确认）

4. 保存证据

发函后要妥善保管所有文件，包括但不限于：

函件原件

寄送凭证

对方签收回单

往来邮件记录

终止供应商合同联络函的撰写要点

一份规范的终止函需要包含以下

（一）开篇部分

发函方和收函方的基本信息，包括名称、、法定代表人等。

合同编号、签订日期。

（二）

1. 明确表达终止合同的意思

"经友好协商/根据约定条款，我方决定自即日起终止双方于XX年XX月XX日签订的《XX合同》。"

2. 说明终止原因

需要具体列明终止的事由，如：

供应商严重违约

不可抗力等因素导致无法履行

协商一致同意解除

3. 明确终止时间

应当指明合同终止的具体日期，并说明该日期的计算方式。

4. 后续安排

提出对已完成业务、未结算款项、货物交接等事项的处理意见，

要求供应商配合完成资产盘点

结算已提供的服务或产品

（三）结尾部分

表达希望对方配合处理后续事宜的期望。

留下以便进一步沟通。

终止合同后的法律风险管理

1. 完善内部审批流程

建立健全的合同终止审查制度，确保每份联络函都经过相关部门的审核。

2. 加强证据管理

设立专门的档案管理系统，妥善保存所有与合同终止相关的文件和记录。

终止供应商合同联络函：法律实务中的关键要素与操作指南 图2

3. 及时采取补救措施

如果对方对终止函提出异议或拒绝签收，应考虑通过法律途径解决问题，申请仲裁或提起诉讼。

4. 定期培训员工

对业务部门进行相关法律法规和操作规范的培训，避免因程序不当引发争议。

典型问题与案例分析

案例一：未按通知期送终止函

某公司准备终止与供应商的协议，但忽略了合同中约定的提前30天通知义务，直接单方面终止合作。这种做法可能被视为违约，导致需承担相应赔偿责任。

案例二：送达方式不当

一家企业通过形式发送终止函，但由于对方未确认 receipt，导致在后续纠纷中难以证明已有效送达。

案例三：终止原因不明确

某企业仅笼统地说明"因业务调整需要解除合同"，但未具体说明原因或提供支持性证据，在诉讼中处于不利地位。

终止供应商合同是一件高度敏感且复杂的事情，稍有不慎就可能引发法律风险。通过规范的联络函和严谨的操作程序，可以有效保障企业权益，降低经营风险。未来企业在处理此类事务时，务必要严格遵守相关法律规定，并在必要时寻求专业法律顾问的帮助，以确保每一步操作都合法合规。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）