双方协商终止合同通知函：如何有效终止租赁关系及注意事项

在商业租赁活动中，由于各种原因可能导致租户与房东无法继续履行原有的租赁协议。这时候，双方通过协商一致终止合同是一种常见且合理的方式。围绕“双方协商终止合同通知函”这一主题，详细阐述如何撰写和使用此类通知函，以确保双方的合法权益得到保障，并避免潜在的法律纠纷。

协商终止合同通知函？

协商终止合同是指在租赁合同期限尚未届满时，双方通过友好协商达成一致，提前终止租赁关系的行为。在此过程中，一方或双方需要向对方发出正式的通知函，明确表达终止合同的意愿及相关事项。

通知函的性质：

正式性：作为法律文件的一种，通知函需具备一定的格式和内容要求；

双方协商终止合同通知函：如何有效终止租赁关系及注意事项 图1

合法性：必须符合相关法律法规的规定，确保其具有法律效力；

明确性：内容应清晰、准确，避免歧义。

协商终止合同的情形

在实际租赁活动中，可能导致双方协商终止合同的情况多种多样。以下是一些常见的原因：

1. 租户提前退租：

租户因个人原因（如工作调动、家庭搬迁等）无法继续履行租赁合同；

2. 房东收回房屋：

双方协商终止合同通知函：如何有效终止租赁关系及注意事项 图2

房东因自身需求（如房屋出售、自用等）需提前终止租赁关系；

3. 双方协商一致：

双方在平等、自愿的基础上，经过充分沟通后达成的共识；

4. 特殊情况解除：

如战争、自然灾害等不可抗力因素导致合同无法履行。

协商终止合同通知函的基本内容

为了确保协商终止合同的有效性，通知函应包含以下基本要素：

1. 双方基本信息：

发函方（以下简称“甲方”）和收函方（以下简称“乙方”）的名称；

：包括号码、等；

2. 合同基本情况：

合同编号；

签订日期；

租赁起止时间；

3. 终止原因说明：

具体说明导致协商终止的原因（如提前退租、房东收回房屋等）；

若有相关协议条款支持，应予以引用；

4. 终止生效日期：

明确租赁关系终止的具体日期；

5. 费用结算事项：

结算剩余租金、押金退还及其他费用（如物业费、水电费等）的处理；

若有违约金约定，需明确支付；

6. 后续事项安排：

租户的物品迁移时间及责任划分；

房东的配合义务；

7. 签署确认：

双方确认无异议后，签署通知函；

签署时间与地点。

协商终止合同通知函写作注意事项

在撰写协商终止合同通知函时，需注意以下事项：

1. 平等协商原则：

双方应本着平等自愿的原则进行沟通，避免因协商不当引发争议；

2. 书面形式优先：

为了避免口头协议可能带来的纠纷，建议采用书面形式终止合同；

3. 条款的合法性：

协商内容不得违反相关法律法规，尤其是《中华人民共和国民法典》的相关规定；

4. 明确费用结算：

费用的结算应具体、清晰，避免模糊表述；

5. 规避违约风险：

若存在提前终止合同的违约责任，应在通知函中明确约定，避免后续争议。

协商终止合同通知函范文示例

以下是一份标准的协商终止合同通知函模板：

协商终止租赁合同通知函

致：XXX（房东）

尊敬的先生/女士：

感谢您在租赁期间为我提供的优质服务。经双方友好协商，我们一致同意提前终止原签订的房屋租赁合同。现将相关事项明确如下：

1. 合同基本信息：

合同编号：XXXXXXXX；

签订日期：XXXX年XX月XX日；

2. 终止原因：

因本人工作调动，无法继续履行原租赁合同约定的义务；

3. 终止生效日期：

租赁关系自XXXX年XX月XX日起正式终止；

4. 费用结算：

尚未支付的租金：XXX元；

押金退还：XXX元；

水电费等其他费用：XXX元；

结算时间为本通知函签订之日起XX个工作日内完成；

5. 后续事项：

本人承诺于XXXX年XX月XX日前搬离承租房屋，并结清所有相关费用。如有物品遗留在租赁场地，视作放弃所有权，房东可自行处理；

6. 签署确认：

双方对上述内容无异议，同意本通知函自签订之日起生效。

此致，

敬礼！

XXX（签名）

日期：XXXX年XX月XX日

协商终止合同的法律效力

在实际操作中，双方需注意以下几点：

1. 合法合规性：

协商终止合同应符合《中华人民共和国民法典》的相关规定；

2. 通知函的有效送达：

确保通知函已送达对方，并保留送达证明；

3. 后续事宜的处理：

双方需按照通知函内容履行各自的义务，避免因未尽责而导致纠纷。

案例分析——协商终止合同引发的争议

尽管协商终止合同是一种相对和平的解决租赁纠纷，但在实际操作中仍可能出现一些问题。

某租客提前退租：

租客因工作调动提出提前退租，房东同意但要求租客支付违约金。双方在通知函中明确了违约金的支付和数额，但租客未按时履行，导致争议。

法律评析：

根据《民法典》第578条，合同双方应按照约定全面履行义务；

若一方未按约履行，另一方有权要求赔偿损失；

在协商终止合明确违约责任及支付至关重要。

与建议

在商业租赁活动中，协商终止合同是一种常见且有效的解决。为了确保双方的权益，建议：

1. 提前沟通：

在提出终止合同前，主动与对方进行充分沟通，了解其诉求；

2. 书面协议：

通过正式的通知函明确双方的权利义务；

3. 专业：

若涉及复杂法律问题，可寻求法律顾问的帮助；

4. 严格履行：

双方应严格按照通知函内容履行各自的义务，避免违约。

希望本文能为在租赁活动中需要协商终止合同的各方提供一定的参考和指导，帮助大家更好地维护自身合法权益。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）