如何撰写有效的终止劳动合同联络函：法律实务指南

在现代职场中，劳动合同的终止是一个常见但复杂的法律问题。无论是企业还是员工，都可能因各种原因需要终止劳动关系。这一过程往往涉及较多的法律程序和注意事项，稍有不慎可能导致不必要的法律纠纷或赔偿责任。撰写一份规范、合法的《终止劳动合同联络函》显得尤为重要。从法律实务的角度，详细探讨如何起和使用此类函件。

终止劳动合同的基本法律规定

根据《中华人民共和国劳动法》和《中华人民共和国劳动合同法》，用人单位或劳动者均可在符合法定条件下解除劳动合同关系。解除劳动合同必须严格遵守相关法律法规，否则可能承担相应的法律责任。

1. 协商一致解除

根据《劳动合同法》第三十六条，用人单位与劳动者协商一致，可以解除劳动合同。双方需签署书面协议，明确终止劳动关系的具体事项，包括工作交接、经济补偿等。

如何撰写有效的终止劳动合同联络函：法律实务指南 图1

2. 单方解除劳动合同

单方解除劳动合同分为两种情况：一是用人单位因劳动者严重、违法行为而解除劳动合同；二是劳动者因企业违反劳动法规定而提出解除劳动合同。这两种情况下，用人单位或劳动者均需提前通知对方，并提供相关证据支持其主张。

3. 劳动合同到期终止

根据《劳动合同法》第四十四条，劳动合同期限届满时，若双方未续签，则劳动关系自动终止。若企业未能依法支付经济补偿金或其他法定费用，仍可能引发争议。

终止劳动合同联络函的撰写要点

《终止劳动合同联络函》是用人单位或劳动者正式通知对方解除劳动关系的重要文件。其内容和形式直接影响双方的权利义务关系是否合法有效。在撰写此类函件时，需特别注意以下几点：

1. 明确法律依据

函件中必须清晰说明解除劳动合同的法律依据，如《劳动合同法》的具体条文编号。这可避免因程序不规范而导致的争议。

2. 事实陈述清楚

若因一方违约或违法行为导致劳动关系终止，函件中需详细列举相关事实，并提供证据支持。在劳动者严重的情况下，应明确列出具体行为及违反的制度。

3. 经济补偿条款

根据《劳动合同法》第四十六条，用人单位解除劳动合同需依法支付经济补偿金。在终止劳动关系的通知中，若企业需支付经济补偿，应明确金额、计算方式及支付时间。

4. 工作交接安排

终止劳动合同前，双方需就工作交接达成一致。函件中应对交接的具体流程、时间安排及责任分担作出明确规定，避免因交接问题引发争议。

5. 协商解决争议的途径

在函件中明确告知对方如对解除劳动关系有异议，可采取哪些法律途径解决问题，向劳动仲裁委员会申请仲裁或向人民法院提起诉讼。这既体现了企业的专业性，也有助于减少潜在矛盾。

终止劳动合同联络函的具体内容

一份规范的《终止劳动合同联络函》应包含以下基本

1. 发件人信息

包括企业名称、、法定代表人或联系人的姓名及。

2. 收件人信息

明确劳动者的姓名、身份证号码及。

3. 解除依据

列明解除劳动合同的具体法律条文和事实依据，“根据《劳动合同法》第三十六条，经协商一致，双方同意终止劳动关系。”

4. 经济补偿说明（如适用）

若需支付经济补偿金，应详细列出金额、计算方式及支付时间。“本企业将依法支付您N个月工资的经济补偿金，共计人民币X元整。”

如何撰写有效的终止劳动合同联络函：法律实务指南 图2

5. 工作交接安排

明确双方的工作交接时间及相关注意事项。

6. 生效日期

指明劳动关系终止的具体日期，并明确双方在该日期前的权利义务状态。

7. 协商解决争议的途径

提供劳动仲裁或诉讼的具体路径，“如您对本决定有异议，请自收到本函之日起30日内向XX劳动仲裁委员会申请仲裁。”

8. 企业盖章及签署人签名

作为正式文件，《终止劳动合同联络函》需加盖企业公章，并由经办人签名确认。

案例分析：终止劳动合同中的常见争议

在实务操作中，终止劳动合同的案件常因程序不规范或证据不足而引发争议。以下是一些典型案例及其解决思路：

1. 未提前通知劳动者

根据《劳动合同法》第八十条规定，用人单位违反解除劳动合同的程序性规定，需承担相应的法律责任。在起函件时，必须明确告知对方终止劳动关系的具体理由和依据。

2. 经济补偿金争议

部分企业在支付经济补偿金时易出现计算错误或拖延支付的情况。为避免争议，函件中应明确金额、支付方式及时间，并保留相关凭证备查。

3. 工作交接问题

在实际操作中，工作交接往往因双方意见不一致而延迟完成，甚至引发新的纠纷。在函件中需详细规划交接流程和时间表，并设置违约责任条款。

终止劳动合同的后续法律程序

在发出《终止劳动合同联络函》后，企业或劳动者还需遵守以下程序：

1. 办理离职手续

包括工作交接、物品归还、工资结算等，确保双方的权利义务彻底终止。

2. 依法支付经济补偿金

若需支付经济补偿金，在劳动关系终止后的合理时间内完成支付。

3. 保留书面证据

无论企业或劳动者发出通知，均应妥善保存所有相关文件及往来函件，以备后续可能的法律纠纷。

劳动关系的终止是一个需要严格遵守法律法规的过程。一份规范的《终止劳动合同联络函》不仅是维护双方权益的重要工具，也是企业合法经营的重要体现。通过本文的探讨，希望能帮助企业 HR 和劳动者更好地理解和运用这一法律文书，从而避免不必要的法律风险，促进劳动关系的和谐发展。

注意事项：

在实际操作中，建议企业在起此类法律文件时寻求专业劳动法律顾问的帮助，以确保其内容的准确性和合法性。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）