物业服务合同终止报告的法律实务与合规建议

随着我国物业管理行业的快速发展，物业服务合同作为规范物业服务企业与业主之间权利义务关系的重要法律文件，其履行过程中往往伴随着各种复杂情况。特别是在合同期满、服务标准未达预期或其他约定条件成就时，物业服务合同的终止问题成为从业者和管理者面临的重大法律挑战。

本文结合《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，从实务操作角度详细探讨物业服务合同终止报告的撰写与提交、生效条件的判定、后续交接程序等内容，并提出相应的合规建议。通过对典型案例的分析，本文旨在为企业法务人员、项目经理及相关从业者提供可参考的操作指南，确保物业服务合同终止过程合法、合规进行。

物业服务合同终止的法律依据

根据《民法典》第九百三十七条至第九百四十条的规定，物业服务合同的内容应当包括服务事项、服务质量、服务费用以及合同的期限等基本条款。在合同期限届满或出现约定解除条件时，合同双方均可依法行使合同终止权。

1. 合同期限届满

物业服务合同终止报告的法律实务与合规建议 图1

物业服务合同通常具有明确的服务期限，在期限届满前，物业服务企业应当向业主委员会提交《物业服务合同到期情况报告》，说明服务期间的履约情况。若双方未达成续签意向，则合同自然终止。

2. 约定解除条件成就

合同中可能约定提前终止的情形，服务质量不达标、重大违约行为等。此时，受损方可依据合同条款行使单方解除权，并要求对方承担相应的法律责任。

3. 法定解除情形

根据《民法典》第五百六十三条的规定，在不可抗力导致无法履行或违约方明确表示不履行主要债务时，守约方有权解除合同并主张赔偿损失。

物业服务合同终止报告的撰写与提交程序

为确保合同终止程序的合法性，物业服务企业需严格按照相关法律法规及合同约定完成终止报告的制作，并通过适当方式向业主委员会或业主大会提交。

1. 报告内容规范

终止报告应当包括以下核心要素：

合同基本情况（编号、签订时间、生效日期、合同期限）；

合同履行情况说明（服务达标情况、是否存在违约行为）；

终止原因及法律依据；

交接工作安排建议（包括资料移交、费用结算等事项）。

2. 提交程序要求

根据《物业管理条例》的相关规定，物业服务企业在明确提出终止意向后，应当召开业主委员会会议或发布业主大会公告，充分告知合同终止事宜并听取业主意见。必要时，可邀请社区居委会、街道等部门参与协调。

物业服务合同终止后的交接程序

妥善处理合同终止后的各项善后工作，是确保后续物业管理服务平稳过渡的关键环节。

1. 资料移交

物业服务企业应当将所有与物业服务相关的文件资料移交给业主委员会或新任物业服务企业，包括但不限于：

项目接管验收报告；

设施设备维护记录；

业主档案信息。

2. 费用结算

物业服务合同终止报告的法律实务与合规建议 图2

结算程序应严格遵循合同约定及财务规范，确保双方权益不受损害。涉及预收物业服务费的退还问题时，需按照剩余服务期限进行合理分摊。

3. 后续服务衔接

在新旧物业服务企业交替期间，应成立专门的工作小组，制定应急预案，避免因服务中断导致业主投诉或公共安全事故的发生。

典型案例分析

案例一：合同期满终止

小区物业服务合同约定的服务期限为5年，到期前物业服务企业未与业主委员会达成续签协议。该企业在合同期届满后向业主委员会提交了《物业服务合同终止报告》，并完成了相关资料的移交工作，整个过程符合法律规定。

案例二：因服务质量问题提前终止

小区业主要求物业服务企业提高保洁服务标准，但后者未能及时响应，导致多次投诉。业主委员会依据合同约定行使解除权，并要求企业在15日内完成交接工作。在此过程中，双方需特别注意程序的合法性，避免因操作不当引发纠纷。

实务建议

1. 重视前期沟通

在合同期限届满前，物业服务企业应主动与业主委员会进行充分协商，明确续签或终止意向，并做好各项准备工作。如拟提前终止合同，需提前30日向对方发出书面通知。

2. 规范法律文件

建议在服务合同中详细约定终止条件、终止程序及后续事宜的处理方式，确保双方权利义务关系清晰明确。

3. 建立应急预案

针对可能出现的突发情况（如合同期满前的重大违约行为），物业服务企业应提前制定应对方案，包括法律诉讼准备、媒体沟通策略等。

4. 加强证据保存

在终止程序中，相关的书面通知、会议纪要、交接记录等材料均需妥善保存，以备后续可能的纠纷处理或法律审查。

物业服务合同的终止关系到广大业主的切身利益和物业管理行业的健康发展。各从业企业应当严格遵守法律法规要求，在实务操作中注重程序合规性和证据完整性，确保合同终止过程顺利进行。建议物业服务企业在日常管理中加强与业主的沟通协调，努力提高服务品质，防范潜在风险，共同营造和谐稳定的居住环境。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）