终止合同续签函的撰写规范与法律要点
在商业活动中，合同是连接双方当事人权利义务的核心依据。在些情况下，由于实际需求的变化、履约能力的调整或法律法规的规定，企业可能需要通过书面形式通知对方终止合同期限，并明确是否选择续签或其他后续安排。这种情况下，"终止合同续签函"作为一种正式的法律文书，其撰写方式和内容直接关系到双方权益的保护以及潜在争议的规避。
从“终止合同续签函是什么”这一基础问题入手，全面分析其法律意义、写作要点，并结合实际案例提供专业建议，帮助企业在复杂的商业环境中有效运用此类法律工具。
终止合同续签函？
终止合同续签函是指一方当事人在合同期限即将届满时，向相对方表明不再继续履行合同的意思表示的正式文件。其核心功能在于明确双方是否选择延续合同关系或终止，并通过书面形式固定双方的权利义务状态。
根据《中华人民共和国合同法》第七十一条规定：“合同的权利义务关系发生变更或者消灭时，应当通知对方。”在合同期限届满前，若一方决定不再续签合同，应当提前以书面形式告知对方，以便相对方有充分时间准备应对措施。这种通知即为终止合同续签函的核心内容。
终止合同续签函的撰写规范与法律要点 图1
需要注意的是，终止合同续签函并非直接导致合同关系消灭的法律文书。其作用在于表明当事人不继续履行合同的意思，而具体的权利义务结算仍需在后续协商中完成。
终止合同续签函的作用
1. 明确意思表示：通过书面形式向对方传达不再续签合同的意愿，避免因口头通知引发歧义或争议。
2. 维护合法权益：提前告知对方不续签的意思，可以为相对方预留合理的准备时间，减少潜在损失。
3. 固定法律依据：终止合同续签函作为书面证据，在后续争议解决中具有重要参考价值。
4. 符合法律规定：根据《民法典》第五百六十条规定，当事人一方明确表示不履行合同义务或以自己的行为表明不履行的，相对方有权采取相应措施。
如何撰写终止合同续签函？
终止合同续签函的撰写需要遵循一定的格式和内容要求，确保其法律效力和实际效果。以下为撰写时的关键要点：
1. 明确通知对象
函件中需指明合同相对方的身份信息，包括但不限于名称或自然人姓名，并通过有效（如、邮寄等）送达对方。
2. 引用合同依据
在函件中明确提及原合同的具体编号、签订日期及相关条款内容。“根据《XX合同》第X条之约定，本合同将于X年X月X日届满。”
3. 表达终止续签的意思
函件的核心目的是表明不继续履行合同期限的意愿，需清晰表达“不再续签”的意思，避免模糊表述。“经我方审慎考虑，决定不在合同到期后与贵续签，请贵做好相应准备工作。”
4. 附加协商条款
建议在函件中提出后续洽谈的可能性，体现诚意。“如贵方有其他意见或建议，请于收到本函之日起X个工作日内与我方联系，双方可就相关事宜进行进一步协商。”
5. 保留权利声明
为避免相对方误解，可在函件末尾明确表明：“本函仅为终止续签通知，并不影响双方在原合同履行期间的权利义务关系。”
6. 签署盖章
函件需由法定代表人或授权代表签字，并加盖公章。若对方要求公证或邮寄送达，则需留存相关证据。
注意事项与风险防范
1. 提前评估法律风险
在决定终止合同续签前，企业应全面评估可能产生的法律后果，必要时可法律顾问意见，确保行为合法合规。
2. 注意送达
终止合同续签函需采取书面形式，并通过快递或公证等送达对方，确保通知的有效性。建议留存相关送达凭证。
终止合同续签函的撰写规范与法律要点 图2
3. 防范违约责任
若对方提出异议或主张损失赔偿，企业需提前准备应对方案，避免因单方面终止合同引发的争议。
4. 保留协商空间
在函件中主动提供协商渠道，不仅有助于缓解对立情绪，还可以为企业争取更多时间处理后续事宜。
案例分析：终止合同续签函的实际运用
假设公司与供应商A签订了一年期的《物资采购协议》，合同期限即将届满。由于生产成本上升，该公司决定不再续签合同。此时，该公司应向供应商A发送以下内容的终止合同续签函：
主题：关于终止《物资采购协议》续签的通知
尊敬的供应商A：
我方与贵公司于X年X月X日签订的《物资采购协议》（合同编号：XXX）将于X年X月X日期限届满。鉴于我方业务调整，经研究决定，不再与贵公司续签该协议。
请您在收到本通知后做好相关准备工作，并妥善处理后续事宜。如有任何异议或需要进一步协商，请于收到本函之日起5个工作日内与我方联系。
特此通知。
此致
敬礼！
XXX公司（盖章）
授权代表：XXX（签字）
日期：X年X月X日
终止合同续签函作为一种重要的法律文书，其撰写和送达直接影响企业间的关系和权益保护。企业在实际操作中，应结合自身需求和实际情况，严格遵循法律法规要求，并妥善处理相关事宜，以维护良好的商业信誉和社会形象。
希望能够为读者在实践中运用此类法律工具提供有益参考，为企业风险管理提供更多思路与解决方案。
（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）