房屋租赁退场确认书|租赁合同终止的法律实务指南

在现代商业社会中，房屋租赁活动频繁发生，无论是企业办公场所租赁、零售商铺出租还是工业厂房承租，都涉及到复杂的法律关系和权利义务。而当租赁合同到期或因其他原因需要提前终止时，如何妥善处理退场事宜成为双方当事人必须面临的现实问题。为此，房屋租赁退场确认书作为一种重要的法律文书，在租赁关系的终止过程中扮演着不可或缺的角色。

房屋租赁退场确认书，是指在房屋租赁合同履行完毕或者提前解除时，出租人与承租人之间就租赁物的返还、费用结算、权利义务终结等事项达成一致并形成的书面文件。它是租赁合同终止阶段的重要凭证，也是保障双方权益的关键法律工具。从法律实务的角度出发，全面解析房屋租赁退场确认书的定义、功能、制作要点及其在司法实践中的意义。

房屋租赁退场确认书的功能与必要性

房屋租赁退场确认书|租赁合同终止的法律实务指南 图1

1. 确认租赁关系的终结

房屋租赁退场确认书首要的功能是明确租赁关系已经终止。在租赁合同到期或者协商解除的情况下，双方需要通过书面形式确认不再继续履行原合同约定的权利义务，避免因事实状态不明而产生争议。

2. 明确退场程序与时间节点

退场确认书中应详细列明承租人应当何时、以何种方式将租赁房屋返还出租人。这通常包括具体的搬离时间、交接流程以及钥匙或其他设施的归还要求等重要内容。

3. 结算费用并明确债权债务关系

在租赁终止时，双方需要对租金、押金、物业费、水电费等相关费用进行结算，并在此确认书上载明最终的应付与应收金额。这有助于防止因费用问题产生新的争议。

4. 免责条款的确立

为了避免未来发生不必要的纠纷，退场确认书中通常会加入免责条款，明确双方在租赁关系终结后不再承担与原合同相关的义务和责任。

房屋租赁退场确认书的制作要点

1. 明确双方身份信息

在确认书开头应详细列明出租人和承租人的基本信息，包括姓名/公司名称、身份证号/统一社会信用代码、等。这些信息应当与原租赁合同中记载的一致，确保当事人身份的真实性和唯一性。

2. 租赁标的物的具体描述

需要明确租赁房屋的位置、面积以及其他显着特征，必要时可附上平面图或现场照片作为附件。对于共有产权的房产，还应说明相关共有人的意见和授权情况。

3. 租赁关系终止的事实依据

确认书中应当载明租赁合同履行完毕或者提前解除的具体原因。是合同期满、协商一致解除还是因违约导致的合同终止等。

4. 明确退场交接流程

具体描述承租人应当在何时何地将房屋及相关设施交还出租人，并说明交接的具体步骤和注意事项，如钥匙的返还、设备的清点等。建议双方共同签署《资产交接清单》作为附件。

5. 费用结算与支付安排

详细列明截至退场日为止的各项费用核算情况，包括已付租金、押金和其他费用，以及尚未结清的欠款金额。如果存在争议，应当通过协商达成一致后载入确认书。

房屋租赁退场确认书|租赁合同终止的法律实务指南 图2

6. 免责条款的设计

为了避免未来产生新的纠纷，在确认书中应明确双方自退场之日起不再承担与原租赁合同相关的义务和责任。但需要注意的是，故意或重大过失导致的损害赔偿责任并不能因此免责。

案例分析：房屋租赁退场确认书在司法实践中的应用

基本案情

公司承租了一处商业用途房产用于开设分支机构，后因经营策略调整需要提前终止租赁关系。双方协商一致后签订了《房屋租赁退场确认书》，明确了具体的退场时间、费用结算等内容。但在实际执行过程中，承租人未能按时归还部分办公设备，导致出租人提起诉讼要求赔偿损失。

法院裁判要点

法院在审理中认为，《房屋租赁退场确认书》是双方真实意思表示的体现，并且符合法律规定，应当作为定案的重要依据。基于此确认书的内容，法院判令承租人承担相应的赔偿责任。

启示

本案充分说明了房屋租赁退场确认书中明确具体、不留死角的重要性。建议在制作此类文件时，应对每一项交接事项进行详细记载，并要求双方签字认可。

注意事项与实务建议

1. 及时签订确认书

在租赁关系正式终止后，应尽快完成退场确认书的签署工作，避免因时间推移导致记忆模糊或证据缺失。

2. 充分协商、明确内容

双方应当本着诚实信用原则，在平等的基础上通过充分协商达成一致意见，并将所有重要事项载入确认书。

3. 聘请专业律师参与

对于复杂的租赁关系终止事宜，建议聘请专业律师全程参与谈判和文件起工作，以确保各项条款的合法性和可操作性。

4. 保存好相关证据材料

退场确认书签署后，双方都应当妥善保管好原件及相关附件，并做好电子备份，以便在需要时提供证明。

房屋租赁退场确认书作为租赁合同终止阶段的重要法律文书，在防范经营风险、维护合法权益方面发挥着不可替代的作用。对于出租人和承租人而言，了解并掌握如何制作和完善此类文件具有重要的现实意义。未来随着法律法规的进一步完善以及司法实践的深入发展，房屋租赁退场确认书的内容和形式也将不断创优化，从而更好地服务于租赁双方的利益保护需求。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）