企业终止合同告知函撰写指南|法律风险防范与实务操作

委婉终止合同告知函？

在商业和民事活动中，合同是双方或多方约定权利义务的重要法律文书。在实际履约过程中，由于各种主客观原因，有时会出现需要提前终止合同的情形。为了维护各方的合法权益并减少潜在纠纷，委婉终止合同告知函作为一种正式的通知文件，具有重要的法律意义。

“委婉终止合同告知函”，是指在合同履行过程中，一方或双方因特殊原因无法继续履行合通过书面形式向对方发出的通知，明确表达终止合同的意思表示。这种通知不仅需要符合法律规定的形式和程序，还需要充分考虑沟通策略，既要明确表达终止合同的意图，又要避免激化矛盾，确保双方关系的和谐与稳定。

企业终止合同告知函撰写指南|法律风险防范与实务操作 图1

在法律实务中，委婉终止合同告知函不仅是终止合同的程序性要求，更是防范法律风险的重要手段。通过恰当的告知方式和内容设计，可以在最大程度上保障自身权益，降低因单方面违约可能带来的不利后果。从制作范本、撰写要点、使用技巧等方面，全面解析委婉终止合同告知函的相关法律问题。

终止合同告知函的重要性与作用

1. 程序合法性的体现

根据《中华人民共和国合同法》（已失效，现行法律为《民法典》）第九十三条及九十四条的规定，合同的终止应当遵循法定程序或约定程序。通过书面形式发出终止合同的通知，是确保程序合法的重要环节。

2. 权利义务关系的明确

委婉终止合同告知函可以明确双方的权利义务关系，避免因单方面违约引发争议。在通知中，应清晰说明终止合同的原因、依据以及后续处理方式，有助于双方协商解决潜在问题。

3. 法律风险的防控

在实际操作中，提前终止合同可能会被视为违约行为。通过委婉的通知方式和合理的语言表达，可以有效降低被认定为违约的风险。在通知中强调不可抗力、对方违约或其他合法理由，能够为自身权益提供有力支持。

4. 维护商业信誉

在商业活动中，保持良好的关系和商誉至关重要。即使终止合同，通过委婉的通知方式也能在最大程度上减少负面影响，为未来可能的奠定基础。

如何制作一份有效的终止合同告知函？

1. 明确通知内容

告知函的内容应包括以下要素：

- 收件人信息（如名称、联系等）；

- 部分，说明发出通知的背景和目的；

- 具体终止合同的理由（如违约行为、不可抗力事件等）；

- 终止合同的具体日期或生效时间；

- 后续事项安排（如结算、交接等）；

- 表达意愿或其他需要补充的内容。

2. 语言表达的技巧

告知函的语言应正式、严谨，避免过于尖锐或威胁性语气。具体注意事项包括：

- 使用礼貌用语，“鉴于”、“经协商一致”等；

- 明确引用合同条款或相关法律规定作为终止依据；

- 避免对对方进行人身攻击或贬损，保持专业态度。

3. 格式规范与送达方式

告知函应采用正式的公函格式，并通过信件、或公证等方式送达对方。建议在送达前留存相关证据，以备后续争议解决时使用。

4. 模板示例

以下是一个常见的终止合同告知函模板：

终止合同告知函

致：XXX（收件人名称）

尊敬的XXX：

我方与贵于XXXX年XX月XX日签订的《XXX合同》（合同编号：XXX），在履约过程中，由于出现以下原因：

1. （列举具体原因，如对方违约、不可抗力事件等）。

根据《中华人民共和国民法典》及相关法律规定，并经我方研究决定，现正式通知贵，自本函送达之日起，《XXX合同》将提前终止。

在合同终止后，请贵在收到本函之日起XX日内与我方联系，协商后续事宜（如费用结算、财产交接等）。若未在此期间内提出异议或完成相关手续，视为默认接受本通知并配合履行后续义务。

企业终止合同告知函撰写指南|法律风险防范与实务操作 图2

希望双方能够友好协商，妥善解决后续问题。如有争议，我们将通过法律途径寻求解决。感谢贵公司一直以来的与理解！

此致

敬礼！

（发函单位）：XXX公司

（联系人）：XXX

（）：XXX

日期：XXXX年XX月XX日

终止合同告知函的使用技巧与注意事项

1. 充分调查与评估

在正式发出终止合同通知之前，应全面了解相关法律条款和事实依据，确保终止行为的合法性。必要时，可以专业律师或法律顾问的意见，避免因程序瑕疵导致败诉风险。

2. 协商优先原则

如果可能，建议在终止合同前与对方进行充分沟通，寻求双方都能接受的解决方案。协商一致后，可以通过补充协议或变更原合同条款的解决争议，而无需直接终止合同。

3. 注意证据留存

在发出告知函后，应妥善保存所有相关证据材料，包括函件内容、送达凭证等。这些资料在后续争议解决中具有重要的证明作用。

4. 灵活应对特殊情况

在些情况下，对方可能对终止合同提出异议或反诉。此时，应及时调整策略，采取相应的法律手段维护自身权益，提起诉讼或申请仲裁。

案例分析与实务

以下是一个典型案例：建设工程施工合同因发包方资金链断裂而无法继续履行，承包方通过终止合同告知函提前终止合同，并要求发包方支付相关损失赔偿。在该案件中，告知函的制作和送达程序符合法律规定，最终法院判决支持了承包方的诉求。这表明，一份内容完整、程序合法的终止合同告知函是维护合法权益的重要保障。

撰写终止合同告知函的关键要素

委婉终止合同告知函不仅是终止合同的必要程序，更是企业法律风险管理的重要环节。在实际操作中，应注重内容的规范性、语言的严谨性和形式的合法性，确保双方权益得到妥善处理。希望本文对您在制作和使用终止合同告知函时有所帮助！

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）