合同终止告知函的法律实务操作与风险防范

在现代商业社会中，合同作为连接商事主体的重要纽带，发挥着不可替代的作用。在实际履约过程中，由于各种主观或客观因素的影响，合同双方有时难以继续履行合同义务，或者基于其他合法理由需要提前解除合同关系。在此背景下，“合同终止告知函”作为一种重要的法律文书工具，其应用频率日益增加，其所涉及的法律问题也逐渐成为实务操作中的焦点。

从法律实务的角度出发，系统阐述“合同终止告知函”的定义、适用情形、写作要点以及相关法律风险，并结合典型案例进行深入分析，为实务工作者提供切实可行的操作建议。

何为合同终止告知函？

合同终止告知函的法律实务操作与风险防范 图1

合同终止告知函是指合同一方或双方在决定提前终止合向对方发出的正式通知文件。其核心目的在于明确表达合同终止的事实、原因及相关法律后果，确保双方对合同终止事宜达成一致，并避免后续可能出现的争议。

从法律性质上看，合同终止告知函属于单方意思表示行为，具有以下特点：

1. 单方性：通常由提出终止的一方向另一方发出，无需对方事先同意；

2. 正式性：作为法律文件，需符合一定的格式和内容要求；

3. 证明性：可以作为后续争议解决的重要证据。

需要注意的是，并非所有情况下合同终止都需要提前通知。根据《中华人民共和国民法典》第五百二十八条的规定，在特定条件下，如相对人未在合理期限内催告履行的情况下，合同权利人可以直接解除合同，而无需提前通知。但在一般情形下，建议通过告知函形式明确表达终止意思。

合同终止告知函的适用情形

根据《中华人民共和国民法典》第五百二十八条至第五百三十一条的规定，合同终止的情形主要包括以下几种：

1. 约定解除：合同双方在协商一致的情况下，可以通过书面形式解除合同。这种情形下，合同终止告知函可以作为双方协商结果的具体体现。

合同终止告知函的法律实务操作与风险防范 图2

2. 法定解除：

- 预期违约：一方明确表示或以自身行为表明将不履行主要义务；

- 根本违约：对方的违约行为导致合同目的无法实现；

- 不可抗力：因不可抗力事件的发生致使合同无法继续履行。

3. 期限届满解除：合同约定的履行期限届满后，双方未就续签达成一致，则可以依法终止合同关系。

在上述情形中，除约定解除外，其他情况下都需要以合法合理的方式证明对方存在违约行为或不可抗力事件的发生。在撰写合同终止告知函时，应明确载明终止事由，并提供相应的事实依据和法律依据。

合同终止告知函的写作要点

为确保合同终止告知函的法律效力，其内容应当清晰、完整且符合法律规定。以下是撰写此类文件时需要注意的关键事项：

（一）格式规范

1. 应明确标明“合同终止告知函”或“关于终止X合同的通知”等字样；

2. 称谓：直接称呼对方公司名称全称或负责人姓名；

3.

- 明确载明合同编号、签订日期及签署地点；

- 详细说明合同终止的事实依据和法律依据；

- 确定具体的合同终止日期。

（二）核心要素

1. 事实陈述：明确列举导致合同终止的具体原因，对方的违约行为或不可抗力事件；

2. 法律援引：引用相关法律规定以增强文件的权威性；

3. 权利主张：要求对方配合办理合同终止的相关手续，并承担相应的法律责任。

（三）送达方式

在实务中，建议采取公证送达或见证送达的方式，确保告知函的内容已被对方接收。在送达回执上签字确认，以规避因送达问题而引发的争议。

合同终止告知函的风险防范

尽管合同终止告知函是一种重要的法律工具，但其实际应用过程中仍存在诸多风险点。为降低这些风险，需要注意以下几点：

1. 避免滥用：在未满足法定或约定终止条件的情况下，不得随意发出合同终止告知函；

2. 证据充分：确保告知函中所载事实及法律依据充分、确凿；

3. 送达程序合规：严格遵守民法典关于通知送达的规定，采取合法方式完成送达。

典型案例分析

案例1：因违约终止合同

基本案情：

2022年5月，甲公司与乙公司签订了一份为期一年的采购合同。在合同期限内，乙公司多次未能按期交付货物，并且经催告后仍逾期履行。

法律分析：

根据《民法典》第五百二十八条第三款规定，乙公司的违约行为已构成根本违约，甲公司有权解除合同并要求赔偿损失。在此情形下，甲公司向乙发出了合同终止告知函，明确指出其违约事实，并提供了相应的催告记录和证据材料。

启示：

在发生违约情形时，及时通过法律文书明确表达终止意思，并保留相关证据，是维护自身合法权益的重要手段。

案例2：因不可抗力终止合同

基本案情：

2023年3月，丙公司与丁公司签订了一份建设工程承包合同。不幸的是，在施工期间发生了地震灾害，导致工程无法继续进行。

法律分析：

根据《民法典》第五百九十条规定，地震作为不可抗力事件，双方均可据此主张解除合同。在此情形下，双方协商一致通过合同终止告知函的方式解除合同关系，并明确了后续结算事宜。

启示：

在适用不可抗力条款时，需注意收集相关证明材料（如政府公告、第三方鉴定报告等），并在告知函中详细说明。

合同终止告知函作为合同履行过程中的重要法律文书，在实务操作中具有不可或缺的作用。撰写此类文件时，既需要符合格式规范和内容要求，又要充分考虑其法律风险并采取相应的防范措施。在复变的商业环境下，如何通过合同终止告知函更好地维护自身合法权益，将是每一位商事主体和法律工作者需要持续关注的重要课题。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）