合同履行完毕的函件|合同终止确认书的法律实务操作

随着市场经济活动的日益频繁，合同作为商业交易的核心载体，在各方的权利义务分配、风险防范中发挥着关键作用。在合同实际履行过程中，由于各种主客观因素的影响，合同关系可能因故提前终止或完成原定目标而需要确认履行状态。在此背景下，"合同履行完毕的函件"作为一种重要的法律文书工具，其规范撰写与操作显得尤为重要。从概念界定、法律依据、实务要点等多个维度对这一主题展开系统阐述。

何为"合同履行完毕的函件"?

合同履行完毕的函件，通常是指在合同义务已按照约定条款全面履行或提前实现的情况下，相关方为确认履行事实、明确权利义务状态所发送的正式文件。这类函件本质上是一种具有法律效力的告知性文书，它既可能出现在合同关系正常终止的情景下，也可能在特定触发条件下作为合同终止的确认工具。

从功能上讲，此类函件主要具有以下作用：

合同履行完毕的函件|合同终止确认书的法律实务操作 图1

1. 确认履行事实：通过书面形式核定各方已履行的义务

2. 固定权利状态：明确各方在合同履行后的权利义务关系

3. 维护交易秩序：防止因履行事实不清而产生争议

根据《中华人民共和国民法典》第五百七十八条规定："债务人按照法律规定或者当事人约定已经履行全部债务，债权人不得请求其再为不必要的给付。"这充分说明，在合同全面履行完毕的情况下，双方的权利义务关系即告终止。

撰写此类函件的基本要求

1. 内容要素

- 基本信息：必须载明合同编号、签订时间、签约主体等基础信息

- 履行确认：明确记载已履行的义务及其对应条款

- 终止声明：表明基于全面履行合同义务而终止合同关系的意思表示

- 权利状况：说明后续的权利主张或义务免除情况

2. 法律效力

- 根据《中华人民共和国民法典》第七百六十五条规定，此类函件若经双方确认，可作为证明合同履行状态的有效证据。

- 在司法实践中，该类函件往往被视为对既有法律关系的确认性文件。

3. 注意事项

- 须由具有完全民事行为能力的主体签署

合同履行完毕的函件|合同终止确认书的法律实务操作 图2

- 文本内容必须符合事实真相，不得包含虚假陈述

- 双方应对函件内容达成合意

合同履行完毕函件的主要适用情形

1. 合同正常履行完成

在约定的履行期限届满且双方均已按约履行全部义务的情况下，可发送此类函件确认合同履行完毕的事实。

2. 提前履行或部分履行"

当一方或各方提前完成履约义务时，也可通过函件形式确认变更后的权利义务关系。

3. 协议终止履行"

在协商一致解除合同的情形下，双方可共同签署此类函件作为合同终止的确认文件。

4."因不可抗力等因素导致合同无法继续履行"

当出现法定或约定的解除事由时，发送此类函件既是必要的告知程序，也是维护法律关系明确性的关键步骤。

规范操作建议

1. 文本模板制作

可参考以下基本框架：

- 合同履行完毕确认书

- 发文方信息（名称、等）

- 收文方信息（名称、等）

- 内容（详细描述已履约情况，明确终止意思表示）

- 签署栏（双方盖章或签字）

2. 送达程序

- 采取书面形式，推荐通过公证或邮政EMS等方式确保送达效力

- 完整保存送达凭证以备后续法律需要

3. 法律审查

在正式发送前，建议由专业法律顾问进行合规性审核，确保内容符合法律规定且真实有效。

案例参考

案情概要：某甲与乙签订设备采购合同，约定于合同签订后三个月内完成交付。实际情况中，甲按约支付了货款，而乙也提前十天完成了交付义务。在此情况下，双方可协商签署《合同履行完毕确认书》，以明确全面履行的事实。

法律评析：根据《民法典》第七百六十五条规定，此类确认书经双方签字盖章后成立，具有证明已履行事实的法律效力。这一机制能有效确保交易安全，降低后续争议风险。

规范制作和使用合同履行完毕函件，不仅是维护交易秩序的常规手段，更是防范法律风险的重要措施。在实务操作中，应严格遵循法律法规要求，在专业顾问指导下审慎处理相关事项，以确保法律文书的效力和完整性。未来随着商事活动的不断深化，此类法律文书的应用场景将更加广泛，规范性要求也将持续提高。建议广大企业及相关主体高度重视这一基础性法律环节，建立标准化的操作流程，以提升整体合规管理水平。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）