合同终止回函模板：合法合规的操作指南与实务分析

在现代商业活动中，合同是连接供需双方的重要纽带。在实际履约过程中，由于各种原因导致合同无法继续履行的情况时有发生。为保障各方权益，避免法律纠纷，规范、严谨的合同终止回函显得尤为重要。全面探讨合同终止回函的概念、作用以及如何编写一份符合法律规定且具有操作性的模板。

合同终止回函

合同终止回函是指当一方或双方决定终止合要求另一方确认同意终止事项并说明终止原因及相关事宜的正式文件。它是合同管理流程中的重要环节，通常用于明确合同终止的事实和法律依据，确保双方权益得到妥善处理。

合同终止回函模板：合法合规的操作指南与实务分析 图1

合同终止回函的作用

1. 确认合同终止事实：通过回函，可以明确合同终止的时间节点以及各方对合同的处理意见。

2. 规避法律风险：规范的回函能够证明合同终止是基于双方协商一致或符合法定条件，避免因终止程序不合法引发的法律纠纷。

3. 维护商业信誉：在商事活动中，妥善处理合同终止事宜有助于保持企业良好的商业形象和信用记录。

如何编写合同终止回函模板

1. 明确回函目的：

- 确认合同终止双方达成一致。

合同终止回函模板：合法合规的操作指南与实务分析 图2

- 说明合同终止的原因（如不可抗力、违约等）。

2. 内容要素:

- 合同基本信息：包括合同编号、签订日期、方名称等。

- 终止原因: 明确指出导致合同终止的具体情形，引用合同条款或相关法律依据。

- 后续安排: 涉及未履行部分的处理、已履约部分的结算方式等。

- 声明与承诺: 如声明无其他争议，承诺配合完成相关手续。

3. 语言要求：

- 使用正式、严谨的语言表达。

- 确保条款清晰，避免歧义或模糊表述。

4. 格式规范:

- 标题鲜明（如“关于XXX合同终止的回函”）。

- 落款需双方签字盖章，并附日期和。

合同终止回函模板示例

XXX公司关于终止编号为XXX合同的回函

尊敬的XXX公司：

贵司于XX年XX月XX日来函，要求我方确认终止编号为XXX的合同。经研究，我方同意贵司的提议，现就相关事项说明如下：

1. 终止原因：鉴于不可抗力因素导致项目无法继续履行（如疫情、自然灾害等），依据《中华人民共和国民法典》第X百XX条之规定，双方协商一致同意终止本合同。

2. 后续安排：

- 双方已结算完毕所有款项，无其他经济纠葛。

- 未完成部分由贵司自行处理。

请贵司收到此函后及时办理相关手续。若有其它事项需商议，请随时与我方联系。

此致

敬礼！

XXX公司（盖章）

授权代表：XXX（签字）

日期：XXXX年XX月XX日

注意事项

1. 合法性审查：回函内容必须符合现行法律法规，建议法律顾问参与审核。

2. 沟通协商：在发出回函前，应与对方充分沟通，确保双方对终止原因达成一致。

3. 证据留存：妥善保存所有往来文件和通信记录，以备后续核查。

附录

- 相关法律法规摘录：

- 《中华人民共和国民法典》第X百XX条

- 其他适用的合同法条款

通过以上模板和注意事项，企业可以更有效地管理合同终止流程，最降低法律风险，保障商业利益。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）