终止合同告知公函的法律依据及其撰写要点

终止合同告知公函是什么？

终止合同告知公函是指在合同履行过程中，一方因特定原因需要提前终止合同而向另一方发出的正式通知文件。根据《中华人民共和国民法典》第五百八十条的规定：“当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行合同义务的，对方可以在履行期限届满之前要求其承担违约责任。”这意味着，当一方出现根本性违约、预期违约或其他导致合同无法继续履行的情形时，另一方有权通过法律途径解除合同，并通过告知公函的形式正式表达这一意思。

《民法典》第五百八十条规定了预期违约制度，即如果一方明确表示或以行为表明不履行合同义务，另一方可请求其承担违约责任或者单方面解除合同。这种情况下，终止合同告知公函不仅是合法的，而且是维护自身合法权益的重要手段。《关于适用合同编若干问题的解释（一）》第六条进一步细化了预期违约的情形，为实践中的合同终止提供了明确的法律依据。

从司法实践中来看，终止合同告知公函应当具备以下要素：一是明确表明合同关系；二是指出对方存在的违约行为或导致合同无法履行的具体事由；三是引用具体的法律条款支持解除合同的理由；四是提出解除合同的时间和方式。这种正式的通知不仅是单方面解除合同的程序性要求，《民法典》第五百八十条也赋予了其法律效力，成为后续主张权利的重要证据。

终止合同告知公函的法律依据及其撰写要点 图1

终止合同告知公函的法律依据

根据《中华人民共和国民法典》，终止合同的情形主要集中在以下几个方面：

1. 根本违约：如果一方的违约行为导致合同目的无法实现，另一方可以解除合同。买卖合同中卖方未按约定交付货物，严重影响买方生产或经营。

2. 预期违约：即使合同还没有到期，但若一方明确表示或以行为表明将不履行主要义务，另一方可提前解除合同关系。

3. 法定解除权的行使：《民法典》第五百八十条规定了法定解除权的条件和程序，明确要求解除方应当通知对方，并告知对方在合理期限内可以提出异议。这种单方面解除合同的权利必须通过正式的通知形式来行使。

4. 司法审查：当双方对合同终止存在争议时，可以通过诉讼或仲裁途径解决。《民法典》第五百八十一条规定，对方对解除合同有异议的，可以请求人民法院或者仲裁机构确认解除的效力。

在实际操作中，终止合同告知公函应当严格按照法律规定的要求进行撰写和送达，以确保其法律效力。具体包括以下几点：

（一）明确合同关系

告知公函的步需要明确双方的合同关系，列明合同编号、签订时间、双方当事人信息等内容。这一部分看似简单，但非常重要。它不仅能够确认双方的身份，还为后续法律争议提供了直接证据。

（二）列举违约事实

在正式提出解除合同之前，必须详细列出对方的具体违约行为，并提供相应的证据支持。在建设工程施工合同中，若发包方未按期支付工程款影响施工进度，应当在此部分详细说明支付情况、逾期天数以及对项目造成的影响。

（三）引用法律依据

告知公函的核心在于其合法性和权威性，因此必须明确引用相关法律条文。在因对方严重违约导致合同目的无法实现时，应引用《民法典》第五百六十三条：“有下列情形之一的，当事人可以解除合同：(一) 因不可抗力致使不能实现合同目的；(二) 在履行期限届满之前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务。”

（四）提出终止要求

在明确了违约事实和法律依据后，告知公函应当明确提出解除合同的要求，并说明自公函送达之日起合同解除。还可以提出善后事宜的处理意见，如请求对方配合完成资料交接、结算已完工程款等。

案例分析与启示

现实中，许多合同纠纷可以通过及时有效的终止合同告知公函来避免扩大损失。以下是一个典型案例：

案例背景：

A公司与B公司签订了一份商品代销协议，约定B公司为其产品提供销售服务，期限为两年。在履行过程中，由于市场环境的变化，B公司单方面通知A公司减少合作规模，并明确表示将不再继续履行合同义务。

处理过程：

A公司在收到B公司的通知后，及时分析情况并确认其构成预期违约。随后，A公司根据《民法典》第五百八十条的规定，向B公司发出终止合同告知公函，明确指出对方的违约行为，并要求立即停止合作。

法律后果：

B公司收到公函后未提出异议，双方协商一致同意解除合同关系。在此过程中，A公司不仅成功维护了自身权益，还在后续经营中将精力集中在更有市场前景的合作项目上。

这个案例启示我们，在实际操作中，及时、准确地发出终止合同告知公函不仅是合法权益的保障，更能够最大限度地降低己方的经济损失。

终止合同告知公函撰写要点

为了确保终止合同告知公函的法律效力，建议在撰写时重点关注以下几个方面：

（一）格式规范

1. 建议使用“关于解除《XXX合同》的通知”或“终止合同告知书”作为公函标题。

2. 称呼：尊敬的XX公司（单位名称），或致XX收件人姓名。

3.

- 确认双方的合同关系，引用具体的合同编号和签订日期；

- 详细列出对方的违约事实，并提供充分的证据支持；

- 引述具体的法律依据，明确指出解除合同的理由；

- 提出终止合同的要求，并明确送达时间。

（二）送达方式

根据《民法典》第五百八十一条规定：“当事人行使解除权应当通知对方。合同自通知到达对方时解除。”告知公函必须通过适当的法律途径进行送达，包括但不限于：

1. 直接送达：由专人将公函送至对方单位或其授权的收件人。

2. 邮寄送达：通过快递公司寄送，并保留好回单及寄送内容证明。

3. 公证送达：当以上方式均无法实现时，可以通过公证机构进行送达。

终止合同告知公函的法律依据及其撰写要点 图2

（三）注意事项

1. 留存证据：在发出告知公函后，应妥善保存所有送达凭证及相关文件，以备后续可能的法律程序使用。

2. 留有余地：虽然告知公函是维护权益的重要手段，但也建议在内容中留有一定协商空间，避免因过于强硬导致矛盾激化。

终止合同告知公函的撰写和送达是一个严谨而专业的过程，直接关系到合同解除的法律效力以及后续权利主张的成功与否。实践中，应当严格按照《中华人民共和国民法典》及相关司法解释的规定，结合具体情况妥善处理。通过规范化的告知程序，不仅能够有效维护自身合法权益，还能最大限度地降低因合同终止带来的不利影响。对于企业而言，加强法律顾问团队建设、完善合同管理制度尤为重要。只有如此，才能在纷繁复杂的商业环境中立于不败之地。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）