终止合同告知函怎么写？专业撰写指南与法律依据

在商业交易和民事活动中，合同是双方当事人约定权利义务的重要文件。在某些情况下，由于一方违约、不可抗力或其他合法原因，合同的一方或双方可能需要提前终止合同关系。"终止合同告知函"作为一种正式的书面通知，显得尤为重要。详细阐述如何撰写一份符合法律规定、具有法律效力的终止合同告知函。

终止合同告知函？

终止合同告知函是指一方在特定情况下向合同相对方发出的通知，旨在表明其要求终止双方之间原有的合同关系。这种通知通常基于以下原因：

1. 违约行为：当另一方未能履行合同约定的义务时，守约方可以发出终止通知。

终止合同告知函怎么写？专业撰写指南与法律依据 图1

2. 不可抗力：如自然灾害、战争等无法预见或避免的情况导致合同无法履行。

3. 协商一致：经双方平等协商，达成解除合同的一致意见。

4. 法律规定的情形：根据《中华人民共和国合同法》第九十四条的规定，因法定原因导致合同目的无法实现时，合同当事人可以行使单方解除权。

这种通知具有法律效力，能够证明发出方已经履行了告知义务，并且在对方未能履行或拒绝配合的情况下，能够作为证据维护自身合法权益。

终止合同告知函的撰写步骤

撰写一份规范、合法有效的终止合同告知函需要注意以下几点：

步：明确基本要素

与任何正式法律文件一样，终止合同告知函必须包含以下基本要素：

- 通常为“关于终止的通知”。

- 发函方信息：包括发函方的名称（或个人姓名）、、等。

- 收函方信息：包括收函方的名称（或个人姓名）、、等。

- 合同基本信息：如合同编号、签订日期、合同内容概要。

第二步：部分

是告知函的核心，需要清晰、明确地表达发出通知的原因和法律依据。通常可以分为以下几个部分：

1.

简要描述双方的合同关系以及发函的根本原因。

- “我方与贵方于签订的《》（以下简称‘本合同’），鉴于 recent developments，现根据相关法律规定及合同约定，特此通知贵方。”

2. 终止的事实和法律依据

详细说明终止的具体原因，并引用相应的法律条款或合同条款。

- “由于贵方未能按照合同约定履行，且在合理期限内未予改正（详见《催告函》），根据《中华人民共和国合同法》第九十四条第三款的规定，我方有权解除本合同。”

- “鉴于目前遭遇的不可抗力事件，导致本合同无法继续履行。根据《中华人民共和国民法典》第五百六十三条款的规定，我方特此通知贵方终止本合同。”

终止合同告知函怎么写？专业撰写指南与法律依据 图2

3. 具体要求和后续事项

如果需要对方配合完成某些手续（结算费用、交接工作等），应在此部分明确列出具体要求。

- “请贵方于收到本通知之日起日内，与我方共同办理合同终止的结算及交接手续。逾期不来处理的，一切责任由贵方承担。”

- “请贵方自接到本通知之日起日内支付违约金人民币元整（大写：），否则我方将通过法律途径追究贵方的责任。”

4. 结尾声明

明确表明发函方的立场和保留权利。

- “本通知自送达之日起生效，视为双方合同关系已解除。”

- “如您对本通知有任何异议，请在接到本通知后日内与我方联系协商；逾期未提出的，视为接受本通知。”

第三步：其他注意事项

除外，发函方还应准备必要的证据和文件作为附件。

- 合同文本或合同编号；

- 往来函件（如催告函、协商记录等）；

- 违约行为的具体事实证明；

- 不可抗力事件的官方证明。

法律依据与注意事项

在撰写终止合同告知函时，必须严格遵守相关法律法规，并注意以下几点：

1. 充分的证据支持

在告知函中提出终止合同的原因时，必须提供具体的事实和证据。违约方的具体违约行为、不可抗力事件的有效证明等。

2. 法定程序的要求

根据《中华人民共和国民法典》第五百六十二条第二款的规定，合同双方当事人协商一致可以解除合同；根据第九十四条的规定，在对方严重违约的情况下，守约方可以直接通知终止合同。发函方必须确保其终止行为符合法律规定或合同约定的程序。

3. 送达方式

告知函必须采用合法有效的送达方式（如 EMS 或其他具有签收回执的快递），以保证其法律效力。

4. 风险防范

在撰写告知函时，应避免使用威胁性、侮辱性的语言。即使对方存在违约行为，也应当保持专业和克制。

案例分析

以下是一个真实的案例，可以帮助我们更好地理解如何撰写一份规范的终止合同告知函。

案例背景：

A公司与B公司签订了一份设备采购合同。合同期限为一年，约定分三期付款。在第二期付款到期后，B公司未按时支付款项，且在收到催款通知后仍拒绝履行。

告知函（节选）：

“鉴于贵方未能按照合同约定履行付款义务，我方已多次催告但至今仍未果。根据《中华人民共和国民法典》第五百二十八条之规定，我方现正式通知贵方解除本合同，并要求贵方立即支付已到期货款人民币元整，并承担相应的违约责任。”

终止合同告知函是处理商业和民事纠纷的重要工具。一份规范的告知函不仅能够有效维护发函方的合法权益，还能避免因程序不合法而导致法律效力缺失的风险。在实践中，撰写此类文件时应充分考虑法律依据，确保内容的合法性和有效性，并建议必要时寻求专业律师的意见。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）