租赁合同终止的证据：法律规定与实务操作要点

租赁合同作为一种常见的民事法律关系，在社会经济活动中扮演着重要角色。租赁合同的终止往往伴随着复杂的法律问题和潜在的争议风险。深入探讨租赁合同终止的证据这一主题，从法律规定的角度出发，结合司法实践中的典型案例，分析在租赁合同终止过程中，如何有效收集、固定和运用相关证据，以确保自身合法权益不受损害。

租赁合同终止的证据：法律规定与实务操作要点 图1

租赁合同终止的概念与法律依据

租赁合同是指出租人将其所有或有权使用的财产（不动产或动产）转移给承租人使用，承租人支付租金的协议。由于各种原因，租赁合同可能会提前终止。根据《中华人民共和国民法典》第七百二十九条至第七百三十一条的规定，租赁合同的终止可以通过以下几种实现：

1. 双方协商一致解除：即出租人和承租人在合同期限届满前达成一致意见，提前终止租赁关系。

2. 因违约行为导致合同终止：一方违约达到合同约定或法律规定的条件时，另一方有权解除合同。

3. 因不可抗力事件导致的自然终止：如地震、洪水等自然灾害或其他不可归咎于双方的原因，导致租赁物灭失或无法使用，合同自动终止。

4. 根据法律规定期限届满后的自然终止：即合同期限届满后，出租人和承租人都不再续签，合同依法终止。

在上述情形中，无论是哪一种原因导致租赁合同终止，在争议解决过程中，相关证据都将成为案件事实认定的关键依据。如何有效收集和保存租赁合同终止的相关证据，显得尤为重要。

租赁合同终止的证据分类

根据《中华人民共和国民法典》第六百四十七条的规定，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。在租赁合同终止纠纷中，常见的需要举证的情形包括：

1. 证明合同已经成立并生效：包括租赁合同文本、租金支付凭证（如银行转账记录、收据等）、双方签字或盖章的确认文件等。

2. 证明租赁关系存在于争议发生时：承租人占用租赁物的相关证据（如照片、视频、物业缴费记录等）。

3. 证明合同终止的事实和原因：包括：

- 合同提前解除的通知函及其送达回执；

- 一方违约的具体事实和相关证据材料（如未能按时支付租金的催款通知、物业出具的证明材料等）；

- 不可抗力事件的相关证明文件。

4. 证明损失金额及因果关系：承租人因合同终止而遭受的经济损失，包括未使用的剩余租赁期费用、装修费用分摊凭证、搬家费用发票等。

5. 其他需要证明的事实：根据具体案情可能涉及的其他证据材料，如第三方机构出具的评估报告、鉴定意见书等。

租赁合同终止证据的收集与保存

在租赁合同履行过程中，当事人应当注意对相关文件和信行妥善保管。当租赁关系即将终止时，更应高度关注可能影响到自身权益的事实，并及时收集相关证据：

1. 提前规划，建立完整的证据链

- 在合同期限届满前，就应当开始准备相关的终止材料，包括但不限于：

合同期内的租金支付记录；

租赁物使用状态的记录（如设备损坏情况、房屋维修记录等）；

双方沟通记录文件（如有协商一致解除合同的意向书、邮件往来截图、通话录音等）。

- 如果是因违约行为导致的终止，还需要特别注意收集证明对方存在违约事实的证据。

2. 及时固定和保存相关证据

- 当租赁合同终止的情形即将发生时，应当采取适当措施对可能灭失或难以获取的证据进行保全。

- 对于电子数据类证据（如短信、聊天记录、等），可以通过公证机关予以固定，或者通过第三方存证进行保存。

3. 注意证据的真实性和完整性

- 不得伪造证据或进行不实陈述。

- 保证提交的证据材料完整无缺，并尽量提供原件以增强证明力。如果无法提供原件，应当提供复印件并注明其与原件相符。

4. 必要时寻求专业法律援助

- 在复杂情况下，如涉及不可抗力、违约损害赔偿等专业法律问题时，建议及时专业律师，确保证据收集和举证符合法律规定的要求。

租赁合同终止的争议解决与司法实践

在司法实践中，租赁合同终止的证据是否充分，直接影响到案件的审理结果。以下结合相关司法判例，出一些常见的争议焦点及处则：

1. 关于通知义务的履行问题

- 根据《民法典》第七百三十一条规定：“出租人未按约定的时间交付租赁物或者交付的租赁物不符合约定时，承租人有权解除合同。”

- 实践中，如何证明出租人是否尽到了通知义务，往往成为案件争议的关键。在房屋租赁合同纠纷案中，法院最终认定出租人的提前终止通知虽然已经通过快递送达，但由于未提供签收证明，因而无法证实该通知确实已有效送达承租人，导致部分主张未能得到支持。

租赁合同终止的证据：法律规定与实务操作要点 图2

2. 关于协商不成的处理程序

- 在租赁双方未能就终止事宜达成一致意见时，是否严格按照法律规定或合同约定的方式和期限进行争议解决，也将成为法院审查的重要内容。在商业用房租赁纠纷中，承租人因未在规定时间内向出租人提交书面异议材料，被法院认定为放弃了相关权利。

3. 关于剩余租期损失的赔偿问题

- 如果是由于一方违约导致合同终止，则违约方应当按法律规定或合同约定承担相应的赔偿责任。在此类案件中，如何确定合理的损失范围和证据支撑，成为双方争议的主要焦点。

- 在案件中，承租人主张其因提前终止租赁合同而遭受了预期利益损失（如尚未摊销的装修费用、未履行的商业合同违约金等）。法院在审理过程中要求原告提供详细的财务凭证以及与租金收益相关的具体计算方法，并最终基于其提供的证据支持部分赔偿请求。

优化租赁管理的具体建议

为从源头上减少租赁终止纠纷的发生，建议出租人和承租人在日常管理中做好以下几点：

1. 规范合同内容

- 合同条款应当明确双方的权利义务关系，特别是关于合同的提前终止条件、通知期限、费用结清程序以及争议解决方式等事项。

2. 建立完善的租赁档案制度

- 对于每个租赁项目，设立专门的档案，记录从签订合同到履行完毕的全过程信息。包括关键时间节点、重要沟通内容、现场检查结果等。

3. 加强日常沟通，及时解决问题

- 在发现可能影响合同履行的问题时，应当立即采取措施并进行详细记录。

4. 利用现代信息技术手段提升管理效率

- 引入专业的租赁管理系统，通过数字化方式实现租期提醒、费用催缴、状态跟踪等日常事务的自动化处理。

5. 定期开展培训和宣传工作

- 一方面提高出租人（或承租人）对法律风险的认识；也可增强双方的权利保护意识。

租赁合同作为市场经济活动中常见的法律关系形式，其终止过程涉及的利益关系较为复杂。尤其在当前经济形势下，因各种不确定因素导致的租赁纠纷案件数量呈现上升趋势。对于出租人和承租人而言，在租赁合同履行过程中就应该树立起“证据为王”的意识，未雨绸缪地做好各项准备工作。

通过建立健全的证据收集机制、规范化的终止程序以及专业化的法律风险管理，不仅可以在争议发生前预防潜在风险，也能在纠纷解决时最大限度地维护自身合法权益。随着相关法律法规和司法实践的不断完善，租赁市场的规范程度将不断提高，市场主体之间的权益平衡也将更加合理。

作者

- 王律师：律师事务所合伙人，专注于房地产及商事领域的法律服务。

- 李顾问：商业地产集团法务总监，拥有丰富的租赁管理实践经验。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）