合同履行完毕的函件-法律实务操作指南与风险防范

随着市场经济的发展和交易活动的频繁化，在各类商事活动中，"合同履行完毕的函件"作为证明合同义务已经完成的重要凭证，在法律实务中发挥着不可或缺的作用。从法律实务操作的角度出发，结合相关法律法规和司法实践，详细阐述合同履行完毕函件的概念、制作要点以及使用中的注意事项。

合同履行完毕函件的概念与法律依据

"合同履行完毕的函件"（以下简称"完毕函件"），是指在合同关系中的一方或双方，在确认所有约定的合同义务已经按照约定履行完毕后，通过书面形式向对方发出的通知文书。完毕函件的主要功能在于证明合同义务的全面履行，并对可能存在的争议提供初步的法律依据。

根据《中华人民共和国民法典》第五百零九条的规定，合同双方应当按照约定全面履行自己的义务。《民法典》第六百三十条规定，在承揽合同中，定作人支付报酬后，可以请求承揽人交付有关完成工作成果的证明文件或其他必要文件。这一条款与完毕函件的适用有密切联系。

合同履行完毕的函件-法律实务操作指南与风险防范 图1

在司法实践中，完毕函件通常会被作为确认合同履行状态的重要证据，因此其制作和送达都应当符合法律规定的要求，以确保其法律效力。根据《中华人民共和国民事诉讼法》第六十三条的规定，书证可以作为法定证据使用，但前提是该书证具有真实性、合法性和关联性。

合同履行完毕函件的构成要素

一份完整的完毕函件应当具备以下基本要素：

1. 发文主体信息

- 发函单位名称

- （如虚构example@xxx.com）

2. 收文主体信息

- 合同相对方名称

- 签约项目或合同编号

3. 主文内容

- 明确载明合同已经履行完毕的事实

- 具体列举各项义务的履行情况（如货物交付时间、金额支付记录等）

- 对未发现问题的确认或者对已解决问题的说明

- 明示双方权利义务关系终止

4. 法律声明

- 声明合同义务已经完全履行，不存在争议或纠纷隐患

- 提请相对方及时配合后续事宜（如结算、归档等）

5. 签章与日期

- 盖章并经授权代表签字

- 函件签署的具体日期

6. 送达回执

- 往来函件的签收记录

- 相对方确认接收的证据保留

根据《民法典》第六百一十条的规定，当事人可以约定一方违约时应当向对方支付一定数额的违约金。如果在完毕函中发现相对方存在违约行为，则应当在函件中明确指出并要求其承担相应责任。

合同履行完毕函件的制作要点

1. 确保内容真实准确

- 所陈述的事实必须与实际情况相符，不能有任何虚假成分

- 引用合同条款时要准确无误

2. 具体明确，避免模糊表述

- 对已履约的情况进行详尽列举

- 使用肯定性语言表达完成状态

3. 符合法律规定的形式要求

- 文字清晰易懂，格式规范

- 遵循交易习惯和行业标准

4. 注意与合同文本的衔接

- 引用合同编号和关键条款

- 体现完毕函件对原合同的确认作用

5. 及时送达并保存原件

- 当面递交或通过公证方式进行邮寄

- 建立专门的函件存档制度

根据《中华人民共和国电子签名法》第十三条的规定，可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等法律效力。如果采用电子函件形式，则应当确保其符合法律规定的要求。

使用合同履行完毕函件过程中的注意事项

1. 完毕函件的法律效力

- 可以作为证明合同义务履行状态的重要证据

- 但不能替代违约责任的追究，如相对方存在违约行为，仍需根据合同约定采取相应措施

2. 满足特定业务需求

- 根据不同类型的合同设计相应的函件模板

- 建立符合行业特点的函件体系

3. 风险防范与争议解决

- 如在函件中发现相对方存在未尽义务，应当及时提出并督促其改正

- 保存完整的函件往来记录，以备不时之需

4. 结合其他书面文件使用

合同履行完毕的函件-法律实务操作指南与风险防范 图2

- 将完毕函件与其他结算凭证、验收报告等材料一并存档

- 形成完整的证据链条

5. 定期更新与改进

- 根据法律法规和业务实践的变化，及时修订函件内容

- 建立定期检查机制，确保函件制作的规范性

常见问题解答

1. 完毕函件应当何时发出？

- 最好在完成合同义务后立即发送，以免影响后续工作

2. 发出完毕函件后是否还需要保留相关证据？

- 需要保留所有与合同履行相关的原始记录，以备查验

3. 对方拒绝签收完毕函件怎么办？

- 可以采取公证送达的方式，并保存相关证明材料

4. 完毕函件应当由谁签署？

- 一般应由公司法定代表人或授权代表签署，并加盖公章

5. 如何确保完毕函件的法律效力？

- 建议由专业法务人员审核，确保内容合法合规

- 签订合明确函件送达方式和生效条件

案例分析与经验

在实务操作中，某公司在向客户交付设备后未及时发出合同履行完毕的函件，导致客户以设备存在质量问题为由拒绝支付尾款。后来该公司虽然提供了完整的验收单据，但由于缺乏正式的完货确认文件，给后续结算带来诸多困扰。该案例提醒我们，在实务中应当重视合同履行完毕函件的作用，并规范其使用流程。

未来发展趋势与建议

随着数字经济的发展和电子签名技术的普及，电子版的合同履行完毕函件将得到更广泛的应用。建议企业在制作完毕函件时同步建立电子文档数据库，并采取可靠的技术手段确保电子函件的真实性与完整性。

在跨区域或跨境交易中，还应当注意不同地区的法律差异，必要时可寻求专业法律服务机构的帮助，以确保函件的法律效力不受影响。

合同履行完毕的函件作为合同管理的重要环节，其规范制作和使用对于保障企业合法权益、防范经营风险具有重要意义。企业应高度重视这一环节，并通过建立完善的制度体系来提升函件使用的规范化水平。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）