终止合同履行的函件模板：企业常见情形及制作要点

在现代商业活动中，合同是连接企业和伙伴的重要纽带。在些情况下，由于各种内外部原因，企业可能需要终止已签订的合同。这种情形下，如何撰写一份合法、合规且具有法律效力的终止合同履行函件至关重要。详细阐述“终止合同履行的函件模板”，分析其适用情形，并提供制作要点和注意事项。

终止合同履行的函件模板？

终止合同履行的函件是指当一方或多方在商业中因故无法或不打算继续履行原有合通过正式的函件形式通知对方终止合同关系。这种函件不仅是企业维护自身合法权益的重要工具，也是避免法律纠纷的有效手段。

终止合同履行的函件模板：企业常见情形及制作要点 图1

(一) 函件的基本性质

1. 正式性：作为企业之间的正式沟通文件，函件需要具备严谨、正式的语言风格。

2. 合法性：必须符合相关法律法规的要求，尤其需要注意合同法的相关规定。

3. 合规性：确保函件内容不违反商业道德和行业规范。

(二) 函件的主要内容

1. 双方信息确认：包括发函方和收函方的名称、等基本信息。

2. 合同基本情况：注明需要终止的具体合同编号、签订日期和主要内容。

3. 终止原因说明：明确指明导致合同无法履行的原因，如不可抗力、违约行为或双方协商一致等。

4. 法律依据：引用相关法律法规条款，证明终止行为的合法性。

5. 后续安排：提出处理未尽事宜的具体方案和时间表。

(三) 制作函件的意义

1. 维护企业权益：通过正式函件明确表明终止合同的意图，避免因模糊不清导致的法律纠纷。

2. 规范关系：确保双方在终止过程中保持良好的商业信誉。

3. 降低法律风险：合规制作和发送函件，可以在未来可能发生的法律纠纷中为企业提供有力证据。

企业常见的终止合同情形

在实际商业活动中，终止合同的情形多种多样。以下是几种较为常见的情形：

(一) 因不可抗力事件导致的终止

根据《中华人民共和国民法典》相关规定，若因不可抗力事件的发生导致合同无法履行，双方可以协商一致解除合同或请求法院或仲裁机构解除合同。

1. 不可抗力的具体定义

不可抗力是指不能预见、不能避免且不能克服的客观情况，如自然灾害（地震、洪水）、突发公共卫生事件（疫情）等。

2. 实务操作中需注意的问题

企业在实际操作中需要注意以下几点：

- 及时通知：应当在合理期限内将不可抗力事件及其影响通知对方。

- 提供证明：应附上相关政府部门或权威机构出具的不可抗力证明文件。

(二) 因对方违约导致的终止

当合同相对方存在根本性违约行为，导致合同目的无法实现时，守约方有权解除合同并要求赔偿损失。

1. 违约行为的认定

违约行为包括但不限于：延迟履行、拒绝履行、部分履行等。

2. 解除合同的程序

- 催告通知：在对方存在违约行为时，可以先发送催告函件，给予对方整改期限。

- 正式解除通知：若对方未能在限期内改正，则可正式发送解除合同的通知。

(三) 双方协商一致终止

经双方友好协商，可在不违反法律法规和公平原则的前提下，提前终止合同。

1. 协商终止的程序

- 平等协商：需确保双方在平等自愿的基础上达成一致。

- 签订补充协议：协商一致后，应签署书面的解除协议或补充协议。

(四) 合同条款自动终止的情形

些合同中会约定特定条件成就时自动终止。服务期满、项目完成等情形。

1. 自动终止的特点

无需双方另行通知，当约定条件达成时，合同按约定内容自然终止。

制作终止合同履行函件的要点提示

(一) 函件制作的基本要求

1. 格式规范：包括公司抬头、日期、对方单位名称等基本信息。

2. 内容清晰：逻辑清晰，条理分明，便于对方理解和回应。

(二) 内容安排的具体建议

1. 明确双方信息：确保发函方和收函方的信息准确无误，如公司全称、、联系人等。

2. 引用合同条款：必要时应引用原合同中的相关条款，说明终止的依据。

3. 列明具体事实：详细列举导致终止的具体事实，如事件的时间、地点、经过等。

4. 提出后续要求：明确对方需要配合的事项，如资料交接、费用结算等。

(三) 法律风险防范

1. 确保合法性：必须严格遵守相关法律法规，避免因程序不当而导致函件无效。

2. 保存送达证据：建议通过公证或快递等方式证明函件已送达对方。

3. 专业意见：在复杂情况下，可寻求律师或法律顾问的帮助。

常见问题解答

(一) 终止合同履行函件是否需要公证？

- 自愿原则：一般情况下，企业可以自行决定是否公证。但若涉及较大金额或高风险情形，建议进行公证以增强证据效力。

(二) 对方拒绝签收函件怎么办？

- 留置送达：可邀请第三方见证人到场，将函件放置于对方场所，并记录送达过程。

- 电子送达：通过、等方式发送，并保存相关聊天记录和邮件往来信息。

- 公证送达：如其他方法无效，可申请公证机构协助送达。

(三) 发函后对方仍继续履行怎么办？

- 再次催告：明确告知其行为已违反合同约定，并强调法律后果。

- 提起诉讼：若对方仍不配合，可通过司法途径解决争议。

终止合同履行的函件模板：企业常见情形及制作要点 图2

作为企业法务或管理人员，在面对需要终止合应当高度重视函件的制作和发送。一份规范、详实且合法合规的终止合同履行函件不仅能有效维护企业的合法权益，还能最大程度地降低法律风险。在实际操作中，建议结合具体情形，参考专业法律意见，并依据相关法律法规的规定妥善处理。

企业还应建立健全合同管理制度，定期对员工进行合同管理培训，提高全员的法律意识和风险防范能力。通过完善内部流程和规范，可以在源头上预防合同终止可能带来的各类问题，确保企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。

制作和发送终止合同履行函件是一个严谨且专业的工作，需要企业内外部资源的有效配合和法律专业人士的支持。希望本文的分析能够为企业在这一领域提供有价值的参考和指导。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）