询证函在合同纠纷中的作用-法律实务与证据效力分析

何为询证函及其法律地位

询证函（Confirmation Letter），又称对账单或核对函，是交易双方在经济往来中确认权利义务关系的重要文件。其形式多样，既可表现为书面的往来信函、邮件往来记录，亦可以是以表格形式罗列的交易明细数据。作为一种具有法律效力的凭证，询证函在《中华人民共和国民法典》以及相关司法解释中虽未被明确定性为独立的证据类型，但从实务操作来看，其作为合同履行过程中的关键节点性文件，在纠纷解决过程中发挥着不可或缺的作用。

询证函在合同纠纷中的作用分析

1. 确认基础交易事实的重要凭证

询证函在合同纠纷中的作用-法律实务与证据效力分析 图1

询证函的主要功能是通过对账的形式，确认双方在一定时间段内的交易往来情况。从法律效力上讲，经过双方签字或盖章的询证函可以作为证明双方存在真实交易关系的关键证据。

2. 固定合同履行状态的有效工具

通过询证函，可以明确当前合同履行的具体进度，包括已履行的部分以及未履行的部分。这不仅有助于纠纷发生时明确责任划分，也为后续解决争议提供了事实依据。

3. 协商解决的重要媒介

在商业交往中，询证函往往也是双方就特定事项达成一致意见的场所。通过函件形式确认某些条款的具体含义或调整方式，可以有效减少后续争议。

4. 诉讼中的关键证据

询证函在合同纠纷中的作用-法律实务与证据效力分析 图2

在司法实践中，法院往往会将询证函作为认定案件事实的重要参考依据。特别是当案件涉及复杂经济往来时，询证函通常能够为法官还原交易全貌提供有力支持。

如何充分发挥询证函的法律效力

1. 规范格式与内容

制作询证函时应当注意格式的规范性，建议包含以下要素：双方当事人信息、具体交易事项、金额明细、确认无误或存在异议的表述方式等。应尽量减少模糊表述，对争议点予以明确标注。

2. 注重签署程序的合法性

确保询证函的签署过程符合法律规定的形式要件。除了盖章外，还建议由授权代表签字确认，并保留签署过程的证据材料（如邮件往来、当面签署的照片等）。

3. 及时性原则

在发生争议苗头时，应当及时制作并发送询证函，既能够固定双方的真实意思表示，也为后续处理提供可靠依据。

4. 结合其他证据综合使用

单纯依靠询证函往往难以形成完整的证据链条。在实际操作中应当将询证函与其他类型的证据材料（如合同文本、付款凭证等）相互印证，共同证明案件事实。

司法实践中的注意事项

1. 电子询证函的法律效力问题

随着电子商务的发展，电子询证函的应用越来越多。根据《中华人民共和国电子签名法》，符合条件的数据电文具有与纸质文件相同的法律效力。但在实务操作中仍需注意电子签名的技术标准和签署平台的合法性。

2. 对询证函内容的真实性审查

法院在审理过程中会对询证函的真实性进行严格审查，特别是涉及金额较大的案件。建议通过公证、第三方见证等方式增强询证函的可信度。

3. 异议条款的处理方式

对于询证函中存在异议的部分，应当明确标注并及时沟通。如果未能达成一致，则应采取其他途径解决问题，以避免形成新的争议点。

典型案例分析

某建设工程施工合同纠纷案中，双方因工程款结算产生争议。原告提供了经被告确认的多份询证函作为证据，最终法院依据这些证据支持了原告主张的部分工程款请求。这充分体现了询证函在固定交易事实和认定案件责任中的重要作用。

与建议

1. 制度层面的完善

建议制定专门针对询证函的法律规范，明确其性质、效力及使用规则等内容。

2. 实务操作中的强化意识

企业应当加强法律风险管理，在日常经营活动中注重对询证函的管理和运用。

3. 技术手段的支持

利用区块链等先进技术固定询证函的真实性和完整性，为未来的争议解决提供更有力的保障。

作为合同履行过程中不可或缺的关键环节，妥善使用和管理询证函不仅可以降低交易风险，还能在发生纠纷时最大限度地维护自身合法权益。对于企业法务人员而言，深入了解并掌握询证函的法律运用技巧将是一项非常值得投入的重要工作。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）